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一.总则
2 o- ?9 _! ^' Q 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ' W' S* B6 h( n& o+ t! V
本办法适用于全公司各部门。
! f, Z5 | [9 K' ~% L 二.对外接待范围
1 V' {0 ?0 f: M4 W$ h! h2 Y6 i( G 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
; \1 d$ a% O0 S! }3 E6 F0 N 接待的对象分为内宾和外宾。 0 l" L' U" _+ T9 u8 s0 Z' g/ ^
三.对外接待部门 ' b6 x) `+ ]1 v- p4 w' b( w
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 7 F" U7 ~; W5 V8 ?$ u
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 + a8 F1 D9 E6 @7 t% f* w$ E5 r
四.对外接待原则
* @% j) D! N2 I- [- x8 K 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
& E# [. e! ^1 w4 T/ X2 N 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 ! b8 W* Q/ N9 M: E" N
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
" H) Z8 g; R% R 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 7 a! G$ Z' v' r/ M2 f. i u
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
( Y$ s, |6 U* i8 A% k# k 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 - u. I) O" y% g7 L& G1 n
五.接待规格的确定。
$ ?' M2 Q# B) S T0 V 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 $ e9 U1 j; j8 l: i4 a9 i
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
7 N3 R" J, E2 B0 O 六.接待礼仪 # {7 \0 A. A' s7 k* I( W
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
/ _: `# Z7 v+ f7 k 2.接待：主动起迎，问明来意。
+ J* a8 W1 T2 N$ E" |& }9 U% b. \ 3.安排交谈地点：
* M' {, s( i( j4 P) H7 k ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 4 o2 R. W5 }4 Y+ M# ?0 z: h
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
M+ R. ~" K$ z* j0 t ⑶切忌让客人久候而无人问津。 ' y8 k6 D9 c1 Z0 `! |$ F
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
# x g5 j1 c9 z' i1 } 七.引见。
1 r( K+ C' a; g) Y 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
% b: M2 r+ S0 [) | G 引见顺序； ' {) E# I& v A W2 ~
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； ; |/ U, ~% F( V5 z0 i
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
) l* f$ l# _8 O" T1 G4 I ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
7 X5 ]2 Y, u3 u5 [% }/ x! W ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 : [% r& ^; k3 i* @4 `0 a* E' w
八.行路。 7 _$ V. k& Y* P8 K! z) \9 @- i. ~
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
7 J: B9 _0 _2 P- t: v! n, n/ u 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
# d1 ^; z, \0 j Z 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 + ]& R- \- V# K1 H. Y
九.其他。 / X: ~8 q" ~- ~+ h( |) I, D9 i/ |
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 9 U |4 c# L# e" Y- S3 ^5 I8 b6 ?
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； : b' g& C0 h9 W) \% }- v
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 * \% _9 x! B2 s3 j- C
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 6 R) ?* [. W. F
㈠接待内宾。
3 |5 \6 r) u G: P5 o4 u 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
) `8 A% Z8 \. d6 n n! M 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 0 z& R* C( {2 }* C9 O( ~( ]: a1 l* Y# B
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 ) @7 @# Q7 w6 p; I6 S
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
" o1 V+ y1 t/ ?; E 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
/ j& J, x7 F! }/ V4 | 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
# A( K2 L: |! v8 I 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
2 N% ]0 H1 c3 `. `" c2 D7 ^1 ` 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 - [6 J$ r) `! v" n
㈡接待来宾。
" y) W/ K. f5 h4 I 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
- Q, e7 [' [$ ~0 V 迎送。
' Q$ y' L2 q* {0 J- _& K1 @ 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
9 {* ^0 M+ Y1 U) \) P 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 3 x4 m0 G, m& Y
会见会谈。 ( g% \1 A- F2 B: @- m9 v* M
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 * r# T8 ]) g% Y
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
( {% d, i% ~, b, P! d. ^! ?6 G 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 9 O1 c$ |" K4 W3 f
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
& x4 X2 x2 N& }' | 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 3 i5 ^1 f& U5 s
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
% c- n$ F0 y, Y/ K 宴请。
: W5 U( }; M% j; } A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
& h4 F2 K7 _/ Q( y, @+ Z B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 6 O( R- G- {0 D
文艺晚会。
- y Y, U2 W. ^* e8 v7 P, [; p 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 : a0 s- X! ~3 J* X ?/ H
参观游览。 : b9 E/ l& ~$ v
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 0 p3 Q0 L% {) _& b; K% e
接待标准 1 g, E- M3 [, i( H Q
⑴用餐标准。
' X- K7 p. v8 F, q. P 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
& `6 q, v s0 F1 D* [9 }) } 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 3 n( e% M5 W8 [7 S( J' w
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
, N1 K1 G: w3 R2 |. {. x 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 ; o( w% D# j$ M% T3 H- O
5、常客 员工标准
5 [& m8 j. r/ W& {( O8 E (2)住宿安排。 * {7 b' ^2 t T2 Y& m
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
, J; ?/ ^/ f o8 ^: _. T8 a; d 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 $ u4 S7 O$ s9 s7 n/ R6 A. T0 P8 _* D
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。, R E) J% R; H4 u, y( n, b& B
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