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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：- t! d5 T, w ~$ ]4 Z( m
做会议记录，写着写着笔没水了；
6 ^5 E1 o4 t8 F: D9 J 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
* k9 m1 i. c/ F 用胶水时，找不到刷子； * N" }4 L2 T* z5 K# W* r" `
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
# f, [8 E5 B" g, \8 M; | 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
9 B6 \/ _/ I. c9 n& |& M 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 : y, L& K; P% w$ w+ I
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 4 w% Y" s" q7 o+ o! p; ~) D5 H
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
7 |& h( k$ c! f( l 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
7 ]+ H. k5 }: H' P }& A 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
! C2 ?- }2 L+ [+ G1 L8 `/ R 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
# p3 x0 `( }/ o; `) w' i 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
`9 G% z( r, I' e- M, ^; T 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
+ [+ ?* Z& }6 D. T! M- n8 o 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ) @% w+ c1 ~: e7 c. T+ r
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
c! F4 i1 S& I, m5 E/ R } H 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ! v! _# I+ q& O0 j- j( Y
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
9 p# y4 }& E9 g% k& p; l 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 . {# Q5 {8 p% ^. u) k/ C# i9 b
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
0 I& x# j/ ~# [$ G3 c" [ 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 $ I: t/ U2 A# b: ~+ u2 v4 g8 E4 K
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
; {8 H; c# V5 j: f3 r8 v0 u: O 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
& l; s" ~2 Y$ U9 F1 B7 K 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
) X1 t& |9 M. p 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 * I; A1 b, }5 Q6 M: D. G
9、与本职工作有关的表格。 " `' N$ G1 K& y; s
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。4 z( q3 p2 o$ W
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