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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：) C8 X* b" h, M+ u
做会议记录，写着写着笔没水了； 0 t) I+ ?' }# Q% {( d$ Q3 ~
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 9 O% X% N3 z- I) l6 K
用胶水时，找不到刷子；
. k- U+ H/ q+ d% T! ^4 X0 m p5 n 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
" ]! D# |# J5 Q0 |+ N+ i4 g8 I 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
7 u8 A! O1 d) ~. l 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
3 q9 v, {6 j8 m5 u1 K+ m3 }" Y 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
& J" T9 G6 E5 l9 w: C% |: l) M 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ; H% i) K8 T4 S! }- m
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
0 v6 L- P1 ]; H) F; p& l) f1 v/ v: \ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 & y7 E( ?& K6 `/ I M5 @" M$ K
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ; [. U& ~- m% {1 V+ h4 V
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 : g! E/ \+ r, T+ N$ |) N
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 : q* D7 ]* N- l' M
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
9 J) K! c. n! v! n9 H z 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
3 u1 T5 N+ V4 Z8 B 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 * c' s# W# q; h N3 J/ V$ Q4 V: ]
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
% Y; E, D$ Y6 I- F& t* `' o 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
$ K2 C7 p- a) U 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
& i% T) W4 I$ @5 @) p* ?2 z, A4 F 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 2 b6 M* ] {: T6 Q; N/ B/ q
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 , y" e. S# c' A9 [5 e; l T" a7 u
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 , b2 o. @1 Q1 l
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
% X& i3 h* B7 L 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
! Q! V6 E% Q" m2 v0 t 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
! ] P+ Y" y0 L+ r1 K& Z( N4 L 9、与本职工作有关的表格。
. j9 @3 n3 W5 w9 g( w 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 ! D+ z: v$ X: ^/ n }" h: V4 [
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