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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  7 r8 T' v% M2 b0 Z9 i. v# X

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

1 [3 K1 S; C# A

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



b# @0 L: v2 b7 h8 Q' T

 

3 Z. h+ n( y% S6 {/ i* \; [

 

' g! L8 t5 u( H4 W$ H

引言

2 z& ^2 f" e- I1 D

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


+ c, P- }0 P' `0 B8 d8 A5 v7 S* m

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

3 w# {' `* t! H2 {" ^% \$ h

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



/ s4 F6 O! z5 m0 J/ O0 g

 

* _5 [; T& E2 @" [' n0 H

秘书的自我定位

. K* a- J/ O( u% I7 y7 p: `

 

' r( y% X, R. o' ?0 w9 y

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

t9 ?% |; E0 ?4 p- E# J

0 ]) L& [* |! | E6 W( P, C

 

1 g3 w3 C# C) x& @

1.秘书的工作内容

: r; n, R4 U4 K/ ?0 A- ^$ |

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

2 R5 H( J; s, b% r0 L0 ?: e V' \

?辅助决策

* W; [4 [" _9 c! ~* Y

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

( ]6 W" v4 X4 l) }9 s

?调查研究

% _. Q, ^ x3 @/ ~

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

: w* w. a$ V8 w0 i

?收集信息

) E; @* w" u) @

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

8 W3 ^: }" R6 I0 P! N# _% s

?文书处理

) c7 Z- D* t" K$ o& Q

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

+ m+ E& D3 m( [8 w# r

?会务准备

- H2 b9 e" Z9 t& |

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

7 B, q( l: N2 O+ o

?公关工作

$ l E1 P( z: H, q: `' H' g

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

$ m% H- y+ G+ U( A

?档案管理

: U+ y$ {( c: R& Q. a" w5 {2 Z- ?4 @

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

0 D2 _# j! h) l

?工作日程安排

1 n/ y: b9 [0 y# `: @1 o" ~8 k

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

+ D% O( T. F2 Q, p0 n

?查办工作

3 a3 ~7 \+ Y7 O% f) [

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

3 ~9 u. O+ C {% d

?接待工作

+ G" o3 E \9 m( D1 z* E

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

' V) B# E* \# t _) Y# E

?行政事务

$ s0 G7 ]: c- \! a8 C! A; L

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

6 `/ r6 }7 M7 A0 x+ U6 z/ ]# `8 q

?保密工作

% W+ d. o; x5 j0 G. b. X

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

2 c ?8 C' x: `3 q4 k- T

 

4 s( q4 o( M- X; ~- Z

2.秘书应该具备的能力

% u8 u. r% t/ @8 w

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  3 M; F5 w( X5 R& `

 

; o% ], N% k* l, h

! v9 E) N. c9 A6 _

 

8 }: |( [9 C- U1 x

【自检】

4 q+ i7 | |$ E" r" K

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

- R/ _! [% I$ p" v6 G t: @' ?: R

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

* s6 x- w( ^2 | F, o3 y: a

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

# N4 F1 F6 `: W; j. S& ]

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

; T1 N- W. k* G+ _# \ ^# g5 C% T

 

# {8 w4 v4 M$ M1 J- H/ Z2 z

 

; D# t5 x9 J: O% h% E2 j, o

人际关系与沟通技巧

2 K. C) z8 z$ G6 g" g( p

 

! A. q' Y# ?; D# s1 E( `

认知人际关系

5 S4 l, X9 x% _/ ?2 E# ^) e+ }

 

6 F! w$ o- m5 @/ |' p$ i6 s- U- W

1.增进人际互动

9 ]& h3 A/ g6 |1 [$ b; q% ~

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

$ _$ A y+ h! ^9 O, p: t. W

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

# ]% {+ R# w* S6 D2 w) X0 i7 c

0 c. i, z% u9 ?0 x4 \

 

' I1 t! |8 q; ]. x1 M

2.人际交往的流程

; ^6 z- w% H- Z5 ^. F1 ?

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

2 ]: H- W, f+ l+ X$ }

+ i- v1 @6 n5 Q; N

图1-1   人际交往的流程图

; t C Y. L4 E

 

6 N6 Z# K7 S1 Y+ \0 Q3 t* @

3.人际交往的四种态度

/ {( N8 U) S( N, u; F

人际关系有四种交往态度:

5 i' |' O5 x2 g% e* Y

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

: P5 G' a3 u0 Q7 o/ V

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

, b+ V: V+ d& ?5 m

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

0 M5 j/ k' N5 h" Q8 r. O

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

% e2 z2 B) d# c) P# E3 \: H

 

: W+ ]8 p7 P; ]4 g1 c. f1 Y

1.影响人际交往的客观因素

' ~6 U- ]. E3 [& d% a6 r

?时代背景

; E, L, l2 g5 T& T6 g0 D, x4 w

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

* o1 a- x1 | c7 D( N# j& T

?生活压力

+ w. E7 x. u# @! N! ^8 |

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

% p7 Y! ^- ]9 O! C0 z

?环境的阻隔

# W: W5 L7 a; T+ D$ [! _+ U

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

8 s N2 H8 u ^& O* X( A/ B

?角色定位

% `* O2 J( e1 d S' v' _

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

4 M/ |$ f. {- Q/ N- A

 

+ ^. M/ R$ R& x% d6 k0 [) u. W

2.影响人际交往的主观因素

3 W. y2 [& ]1 G# M. I5 T, @3 I% y

?人格特质

( p" D% i$ n) k! P: S& ^9 n! _

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

, U& A" {6 Y: V

?认知的差距

8 H' C- t/ P5 W# Q7 r6 d5 s

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

2 f: q6 d- O T# p9 T. R' [

?态度习惯

& y% o. C" e3 r' c6 v

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

% R9 _% b& C3 M+ g- e

?沟通协调

" T5 `8 O- H% l& h$ g

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

5 X2 g6 _' P( Y

?利益冲突

% p; g L T# ~+ `

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

! N* \5 C; V7 w6 y& J* [1 ?5 T' c

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

- s: q5 L0 O7 t7 V

 

e! ]) Q9 v" N) L6 d$ s

【自检】

. h3 @& Q7 t. S: F- U7 W8 q d

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

* L* \3 [0 p Y% ^

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

' k( Y$ L4 j9 f6 F9 V# z

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

( O% A: _; ~$ k& U: k

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

# `. A( F/ Y7 l+ s* A

6 ?3 y% S% L1 }7 n

见参考答案1-2

* T2 i: [; ?( [9 S# c5 S, M

 

0 W1 x) R+ e4 G5 P! _. ]: q

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

& g5 z3 ?8 R# l" H. W

 

/ q& f/ R& k0 J; f

1.促进人际关系的技巧

% H; X# m& n% B' m. i

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

% a9 N9 r$ v5 e4 ?' ]/ [0 ]

?守信用

9 s! A7 Z j% r2 b; ~6 G5 v& a8 ]3 a

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

6 |4 ?2 |+ l7 D% a3 F; |5 H

?说好话

0 \ H4 n' f: @) _5 y5 r. ?1 c3 l7 |

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

( ~3 y1 D' A9 \! J" f. E

?勇于认错

0 m3 x. I0 ~, l* n! z3 W2 O+ t

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

/ ^2 w- d# [8 M, j: X& s7 |4 U

?尊重他人

5 X; u2 T1 n0 ?/ y. ?

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

# I. |5 g0 X* P+ g. \5 u

?欣赏别人

9 F4 o& }: t7 z" r

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

0 W" C* N) Q& T f

?善于倾听

: o) Z% r& p; P/ H, l3 |6 @

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

& n) f* R) A. `. K( E. F

7 S& K1 d5 Y' ^$ ]

?重视仪表

5 V) C8 d. L3 N1 w" ^" I

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

* |+ y; a' e' T2 ~5 U0 I

?运用语言表情

: A* t. b3 }8 c% K: U" M0 {

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

K8 r. v: p0 t! a- U; t5 h

?运用肢体语言

. {5 d7 N( a, w0 |" G3 d$ U/ u

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

! V* x0 s) u* R% }. R6 |; Q

 

/ c) s8 I: ^$ x# m

2.人际交往失败的原因

3 ]" p# Q1 d4 [6 a

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

+ V/ U2 A7 Q" h9 i

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

2 z E1 k. a; i

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

( N# _8 h- X2 E* ?+ l

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

7 v$ r& ]% @5 `; X/ ]1 } j

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

, x+ S0 N3 ~! f( C7 _9 K4 w

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

. z# M8 ]) ^) v1 v

 

- g& s& A, }" x9 \4 P# F, T

职场人际关系的建立

. t2 y2 n" F E3 O7 k: _

 

O4 n" B s+ E' h& E- y5 R4 r

1.如何与上司相处

# d6 j! ~! {+ x' p

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

e- L+ ~1 [) Z3 X

 

) H. y9 R' Y$ ^1 @: M

2.如何与同事互动

O# {8 q# ~2 b: `9 L

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

. s: e; K$ i1 T

 

1 {4 z" J3 F/ m% H2 }" Q) Z, B) [4 l

3.怎样与客户建立良好的关系

" P% K9 P3 B* ]" h0 c: S" Q

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

5 j1 i1 n* I W' U! i

 

0 n% O) D9 N/ {* c0 a

【本讲小结】

% L3 s9 @+ k# j }

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

; p3 O, M9 B$ `7 I5 u

 

5 d5 M6 y) l' q9 h

【心得体会】

0 F' W% l1 C6 B; s( D5 ^5 ?

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/ `, b4 r5 P% d9 m

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7 \4 \3 [7 p J7 ~, E

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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