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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  " x s F) ]& N" w, N8 I

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

7 S& V5 z- ^8 |; n# t

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



t0 R6 t: Q% T: }8 U3 B

 

! L& A8 M/ r, w# M- M! `2 G+ ~

 

X; E8 y7 X+ O' S

引言

5 Q+ E. c4 c |7 e

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


. R2 A( g$ g. P3 F6 T, d

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

: Z" J) B4 }: C- ~% j8 }2 Y

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



) e# K: U' p% E/ M' ]3 L

 

) Q& F7 K' Q4 Y) k# f8 f4 m6 B

秘书的自我定位

* ^% s5 j5 m5 n) f$ \

 

4 v9 A( U7 L- b5 D$ k8 r4 i

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

# D( g! p! @5 W/ P, u% S% R

/ C: x3 E1 y% t% v; R/ g9 }) v

 

$ e0 U. }5 N- X4 R( z$ b/ a

1.秘书的工作内容

" o. X8 P9 @2 i# s! r

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

) r3 L5 ?0 b) D, K

?辅助决策

/ @' D: o$ p2 Z) ?( l/ t0 ^9 g8 c) S

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

$ a# ]/ N" s5 T, @7 n ~

?调查研究

; R) j8 F0 G2 u% m8 C

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

( C/ ~8 N: f2 z6 |8 ~1 U

?收集信息

" i/ M0 x+ ^ B4 h8 }4 ~, L( a0 J$ e

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

% w# J2 F( y+ X( `' _4 L7 F' V" G

?文书处理

4 t" t' P+ M; Y" p$ n

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

. ?* s$ Z, r# o+ ^7 I

?会务准备

2 z) O: Q8 }* ?" N8 J8 [

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

: i* b1 r( D: s1 m) k* e

?公关工作

) F. a6 K# Z. J8 r. x

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

6 ^5 Y$ I9 t0 @7 R, @9 T9 ]

?档案管理

2 Q+ E; R4 J3 l ~/ `7 K; A5 n' t

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

* Z) v) M% [$ e0 j1 o( F

?工作日程安排

/ q1 q1 Q, |/ { m Q% J5 y

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

: h9 {& F- x6 I" p! O, G+ w5 i

?查办工作

% p: I6 R, E/ R* s2 W- E

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

* y& q9 ?+ ?9 y7 t4 R, q# Q

?接待工作

9 a1 p4 m3 ^% F! ]1 K( c( x5 X

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

' V3 ?+ ]! o& }- o7 n

?行政事务

' g' d2 R; q7 g6 @

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

) c" _$ w) d$ h- z, ]$ O d

?保密工作

% Y4 N" ]7 ?% |" i3 }& j

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

C' B+ Z/ [. Q5 ^: H) Y2 M* r% E

 

& t" y; @4 }+ _ E, }0 ?

2.秘书应该具备的能力

: e& Q [8 g) L

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  ! ]6 Z: r0 u- E4 @5 \& z- _

 

, x) X5 e# z m+ G9 v, y. T& B

3 }3 S8 {' B/ l

 

. i8 ~4 o' g7 w" R+ H" V

【自检】

- X6 O p; M+ n6 r- m9 Q3 L% w; g

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

5 R4 F; m; V) G4 k+ C f, I

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

% l1 A& L$ x( m

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

5 ]# \+ `9 K$ E/ |" U4 ?1 h! F* l1 E- p

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

: I# s! x+ _* s+ Y3 B/ I

 

$ _( z" I. X+ e+ o9 `4 p1 s! p

 

! a% }. V/ @9 m5 T! C/ y6 J7 K/ K

人际关系与沟通技巧

5 i8 z% x6 r5 h9 {

 

2 P: T: {2 U* f

认知人际关系

, }) p8 A8 X. A' }5 S4 y# _1 X

 

2 n$ A! d3 }, c" ?

1.增进人际互动

7 W, W1 l5 \. j* R# j7 k

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

& i5 R( W0 N- h

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

! u# _& s* o5 U( L/ l/ t6 E2 ]

: a* k& V2 d& B2 P: B

 

- O- B' w/ t$ L

2.人际交往的流程

/ E& T) u0 V3 L& D

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

- H' S/ W+ e+ \9 W: o' v! d( `

4 s/ u( P( V/ n

图1-1   人际交往的流程图

& h/ v9 T' L, n6 z- H# v8 S/ e

 

' ?1 J+ d, d: t0 S" \ Q0 h' W5 v

3.人际交往的四种态度

: N& j" ~; ~# T% Z/ K* P

人际关系有四种交往态度:

q/ E, A8 K' L" P

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

3 R: ~$ ]5 D" x6 P% v+ E

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

+ N1 C3 T; k" p1 l

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

, L: Z% F+ x( d. a, p

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

3 B! r: l/ f# Y Y0 h! i$ R

 

- c9 N( j. a* o% K# ^/ o. q9 W

1.影响人际交往的客观因素

: T, j5 `6 z; Y7 M! n- F: K( T

?时代背景

0 ]9 t9 V, ^; A

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

2 b8 d* _1 ?7 k+ r2 @$ E

?生活压力

- c" B0 A- ~1 N, m8 P( p9 W, T

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

$ g* N0 d1 ]- {$ t+ k* q9 V4 P

?环境的阻隔

" ]# P; B: a$ I. L, Q) W9 \: [

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

8 z7 S }/ [) u& [4 t" N2 S

?角色定位

+ H6 J1 ?) o2 o4 b2 s& \1 n

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

2 t/ _$ Q% X- U3 C7 U

 

3 \ Z( s: G5 v6 g. W

2.影响人际交往的主观因素

+ {) O% d9 J, i8 b- @2 L! T% p% s

?人格特质

4 Z& a' O. g; U2 m- l9 [6 ?2 T

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

0 u9 Q: q4 k ]1 H) t" k5 a8 o1 t

?认知的差距

. O) x( Q, v2 M+ a, i

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

o" g4 T& R6 g G% a8 a

?态度习惯

* p: g( T6 p- W. e. R( E) F

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

/ c: a! t/ {' `& c9 u

?沟通协调

, Q7 g( a; w2 o* L

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

6 Q) z7 `: S7 J) K

?利益冲突

1 I9 E1 C$ A& p/ o! { g1 y( L

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

$ c# e2 T5 ?/ Z8 m7 X" f

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

- H0 `0 Z+ C4 x3 ~

 

# t' @$ o/ C7 s; r

【自检】

. O- i6 L" o# D! J# C5 h2 d% S

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

' J0 Z1 D; Y6 k, D) B' z6 q' i. q# L

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

3 Q( N! ~6 g! K

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

" M5 B- u6 C' ~

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

- F* X, K/ p4 d

; p) V0 M$ {2 ]$ S* B3 t; r

见参考答案1-2

X- o! ?% }% d; |9 x! r/ Z

 

) Y j# L) s; K7 G) I

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

/ A( m' q9 y( ]5 N' z+ C; X

 

8 h# d9 `6 [+ e3 B4 j

1.促进人际关系的技巧

) V; p6 L- O5 x Y" v4 j8 W# m

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

% I5 a! ?8 s" a) F4 Z8 [

?守信用

& B5 A9 Q9 l# {! M) d6 p

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

1 Q9 D" M( H% U% p$ Q) e% @, @$ n

?说好话

3 @6 b3 q8 @4 y, [& G: r3 p

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

: S. x, S5 Z) J/ M( D) x* `

?勇于认错

% Q. _$ I$ X/ \# P! r

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

$ k5 `# v! g0 J0 {" n$ q

?尊重他人

3 H% ~7 h* E) B! {- a7 ?/ Q; G

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

6 h8 ?( X2 h" H4 F4 {7 N$ T

?欣赏别人

( o% ?5 F/ L' @. |4 t

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

. {3 I" g7 X5 r! S. y

?善于倾听

! [* K7 ^. `9 d+ ?( j

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

6 a# F/ m$ { v( F

; \5 @/ A, _% K) {

?重视仪表

" U0 P, p" m2 l

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

! H! R8 O# i) s' |* E

?运用语言表情

7 a8 u: K% n, ?- N$ U

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

3 {3 z# i+ D" N2 v; W- _! _

?运用肢体语言

+ h0 w; X) w) Z6 F' V3 h

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

: ?5 T7 K) `. N. m: A- L3 _

 

8 Q! n/ I# y8 H. t

2.人际交往失败的原因

# M3 U3 j8 K3 z$ V

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

# F8 D1 @: B' }+ d6 l& j

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

4 ^6 t4 ?' U _4 H" m

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

, n, h0 R1 a) T5 |+ a; b

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

S. y1 M# }0 q* r$ d

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

' E- g8 x% |0 J& k

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

+ h# P& c' Y- w: b8 l' R

 

6 T, Z" F$ X7 b

职场人际关系的建立

4 [ C; @) ?7 a. m. }% B

 

- w8 [9 B P) b+ W

1.如何与上司相处

9 I& t7 ]" L* W; P/ d9 u

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

9 {) n; J; s% q5 A5 _+ e

 

: {% l7 h" x1 v/ E

2.如何与同事互动

& ~) q Q. }7 K% G1 S* y) p

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

0 ^$ G, @9 [) d1 T1 d

 

/ C& |( }. u p, u9 j0 k

3.怎样与客户建立良好的关系

! D$ w/ t1 X2 u N

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

* ^! D3 h- s- O0 J2 {2 ]% J

 

3 W9 M7 d T$ t: v9 \

【本讲小结】

1 I: o' u9 I( c

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

6 I O( b/ z6 A6 n' Y \

 

, M `3 N4 a, i; T, t L' I" i

【心得体会】

' {+ Y6 A7 \5 j4 L

____________________________________________________________

- B P# W3 I. r g

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/ \' c+ X9 R2 [

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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