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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  ' E; J9 y. e7 r/ K

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

* b! \, h9 L. q% Y3 N; E( T% C

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



/ z- |: `4 A3 k% {

 

& T3 x. F: J$ J& Y% l

 

( B+ L, E' O" H$ {, j& D

引言

7 j/ G$ Z) m) v

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


# G# |, b8 C# s: ~# j* C3 D

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

, G! E/ m7 W- g9 L- J/ e

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



8 T: j$ c+ G8 C# m

 

* J/ Z! }0 u5 n, W' G- [

秘书的自我定位

9 a7 R! O1 t0 \% @* @

 

/ a; S. J( i! P

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

- u) B* s+ y& X* v% ]( `5 N

. Z( T4 G6 j$ I6 E

 

5 o, _) |& F; J; v

1.秘书的工作内容

u% s& S6 F B

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

. [! a: c. e0 a

?辅助决策

' u. p8 d/ {( b! s! v, H" b5 M

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

8 J8 S. q5 I) g. o7 u( W8 J

?调查研究

9 s2 e# @8 f+ }* V( d0 ]

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

: h' P }; i1 w" b' `

?收集信息

& ?/ J$ U/ P9 @/ z7 K+ ?$ q" W

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

a4 n9 H; Y0 v7 E( S: ~

?文书处理

1 n. Y, ^' C# m

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

4 ], I7 {& e2 a- U2 q# z

?会务准备

+ c9 `2 i7 D& ^: K

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

* v2 P5 j/ B) F- x

?公关工作

+ ?) B J& ~ V F% V

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

# E8 L/ [" a3 O7 w$ T

?档案管理

5 B5 }$ G) l7 F9 J% H+ W! ~/ ?

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

; f$ P4 \$ Z8 P9 `

?工作日程安排

; ]. N* b8 ^: C. ]! M2 L& W

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

! n+ s' i% T4 I) T

?查办工作

' c( `. r% |$ R9 y. B* F( f

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

( v/ [# K Y8 e) q- l; i7 [# V

?接待工作

7 V9 a+ ]$ `/ l; }: |& Q" a

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

3 x: z1 M8 X3 p# A& z3 X1 E) w

?行政事务

; d5 a" Q( F) s) Z8 q

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

7 d Z/ O$ h& M! f9 ?

?保密工作

+ s3 F' S# m. R2 |

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

, m- B" c1 g6 F+ b! V

 

|) {6 |' n# B4 B( @6 o$ k2 k. ^: D

2.秘书应该具备的能力

+ d7 m j K9 d3 e$ G J- B; A

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  ) t' x5 ~( n. k5 j; D# l6 x% f8 `

 

4 E! [ j, L5 j" A2 Q3 b6 }

0 H" ~: A j+ g8 O

 

4 `8 @* ] g" a( g' z# n7 {

【自检】

# [5 W; @* ~: W6 h$ G1 ^

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

# [/ x5 H3 A6 j$ Y# w

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

6 W( Z' Y$ Z6 o: h% s/ ~

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

$ f+ W$ |1 I9 N

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

& U: P) F( A2 d' I

 

. {5 c1 i& w8 @9 W5 i6 {

 

6 t1 O! L/ C9 A9 S; b/ R9 h

人际关系与沟通技巧

( b- g7 r3 U' R

 

+ u% m L5 g$ Q2 _. m3 W ]

认知人际关系

; G. M; |; _) y! f

 

% l3 o$ B. v) {( F% ~/ {

1.增进人际互动

# ]3 r- k, R5 l5 \, p

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

, Z; s& d- F1 C1 F# ^ t( B8 j

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

) j; V6 k$ I! T* L0 B" ~# [

% ~. b$ k1 S: k; a* `" ]4 a: i

 

4 h+ |$ X# N2 N; J

2.人际交往的流程

H* O, C' A+ F9 E. z& |

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

( n4 o6 u- R2 e6 {

4 g9 \+ M3 U2 d" ~+ O

图1-1   人际交往的流程图

$ ]: j# R& ^" Z8 R" {( i( M' I6 C

 

- l K6 X! _( C+ |/ U# @3 S

3.人际交往的四种态度

$ O8 M( f: @1 z$ J$ v* K; Z

人际关系有四种交往态度:

4 W1 d4 n5 W) w# V8 c

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

: d, l; ^5 D7 Y& J3 Q

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

4 z V. g& w* B" D

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

. Q* [. @, H: j

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

- i- L) E* X g1 s; n. s

 

& g6 k5 W( y* F- {" I. ~6 D+ d

1.影响人际交往的客观因素

3 L+ _4 [/ b4 {) f- T3 E

?时代背景

8 v+ f- j d2 `# q. g5 h3 i

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

! }/ {# G* R- l- W

?生活压力

( o- n, M* F2 E+ A

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

, L" N- l& b9 s U6 G! `

?环境的阻隔

9 {" l) @- T( [5 Y6 L6 h8 y) W

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

) h% E/ B& l$ \7 h

?角色定位

3 Y4 m1 z8 h1 S8 H7 L" V) H

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

$ X" C0 K8 Z% p U: N7 P" j

 

! q% M* B3 {" R$ u; K" f

2.影响人际交往的主观因素

0 ]( e! r: y5 B, m; ~% N) n

?人格特质

4 g7 `! z: w5 g5 m' }

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

. \6 ]3 N1 f; o8 o

?认知的差距

- e& Y# O* @ M& R7 D

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

+ S: P( v7 d! }6 R

?态度习惯

; K1 s9 o. i& K, f! J

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

$ m% P2 h$ {. f# Q) J

?沟通协调

$ M C$ D6 a' @+ [: Y! f. z0 @

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

& I* \* A" z/ X, j8 d

?利益冲突

3 N: g- U6 d6 r

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

0 D, j4 O1 C# P* o2 \ E" B- T

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

: Z5 d9 F/ _7 n' |4 [8 e8 x/ w

 

" M ~/ K* o/ b2 R9 ^2 A

【自检】

$ K) i. a( A* S: w" B W

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

/ f, g% I0 O2 ] |% O3 g. A

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

2 j b$ c, x& u% }3 ~. G8 S

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

8 p* f5 ^1 n; r( O3 t3 Z

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

. r" }% @3 ~# ~2 F, e6 s) _

) `, V9 j9 R% ~8 c

见参考答案1-2

' A. @! q2 `) q; O5 g

 

P3 w+ i1 n- ]9 C6 _0 }

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

1 \- |2 O$ A4 U! n @* ^4 V

 

. N9 ?: X+ h1 Y8 @3 J/ S" J' H: b

1.促进人际关系的技巧

8 D/ x& z& O, A2 c7 G* ^

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

, i/ O4 T: {; r c" n

?守信用

: q* i, m8 y2 V& B

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

$ {+ y8 J6 Z) Q

?说好话

, \' Y+ K3 T6 z5 t2 {

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

4 s5 \/ p6 k% f

?勇于认错

) a6 Z4 ?8 Z' |7 A' ?

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

/ j. P( T* L* l+ T" Y

?尊重他人

5 j9 I$ s5 E' C8 ^0 w

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

. ]) n& l! u2 ]( N

?欣赏别人

$ }: V6 w c3 m8 G1 O

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

+ d2 D {2 i- [

?善于倾听

# S7 u" x6 b" C' e# f& A

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

# W8 @# H1 y7 p

u) V3 X9 _# e$ [5 ^) N L

?重视仪表

7 [& b( n, T6 u* ?. M

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

8 D @$ Y( R- ], ^( l* E

?运用语言表情

7 @* R+ e. V0 J5 k

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

8 K0 n I! N8 P3 j! O" F9 [# T9 [# X

?运用肢体语言

$ X' w% m, h7 g7 C1 c

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

- b* P7 W& E' ?4 R$ j; x

 

) M' c) z# Z7 {1 b: V: r; B

2.人际交往失败的原因

5 `: G5 L) q7 r4 |

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

; Q2 |6 P. }$ I8 X$ K( d

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

' I3 I/ n) H5 H& m. J& r

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

6 _& T. f& {8 T

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

+ O; \, X# V" B

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

3 b* H! X% h, Y) r. I$ m

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

: K3 ?1 i1 I$ h3 Q1 m& Y: C

 

5 U) x2 A1 c6 F4 x

职场人际关系的建立

6 F G% d d, C2 w" c( I

 

6 v: X6 n) g1 K D

1.如何与上司相处

$ u' d' N/ c& m/ M" g( h% G

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

. H5 u) X3 M9 K0 j0 ?( _4 K1 x1 i

 

0 U: c" q C* h, t" {5 c5 {( P

2.如何与同事互动

9 A8 \# q" {8 N e, ~4 O

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

0 ]" s$ R; G$ X t4 f

 

/ U6 k% f# y0 M+ M1 S% w

3.怎样与客户建立良好的关系

$ o [/ J2 k; ^1 Z: G+ S' m! V

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

4 j8 K5 p/ _/ L# g2 b

 

5 V' A9 R; g6 ]/ i S6 D' I! y

【本讲小结】

( e& W% ^; O' |+ y

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

7 `6 c" h: N) `" l" U. V p A

 

C& S: P, Z7 r( V* B! h; U2 s5 F% z# R

【心得体会】

" l( n2 h/ w( l6 Q! D

____________________________________________________________

! D, O9 d( A* o2 ]) ^( |9 E5 T: Q

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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