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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  % @1 ~5 O" _9 S

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

; q- Y" x3 o5 b7 u' K. ^0 v" i

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



& {) M) ?; O) g! ?$ U% A

 

; R7 f8 h, Z- {2 _

 

, f9 V' A( D, k4 p/ f& w {

引言

# n5 p c6 ^, D" v

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


" {1 R; |! y6 G5 _. R3 Y

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

( u4 D7 C% d- x3 D: R1 c

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



, C; E+ T5 G" V( X6 u' u+ v

 

. Q+ n7 j: e: }7 A

秘书的自我定位

. W# U' q/ m6 c, L1 I

 

' P/ _6 S% D7 n! W$ K5 x

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

- C& \) ?# z0 m U

( c# y5 x1 M# X0 r1 m

 

( i% A& I3 c" K8 y

1.秘书的工作内容

* T9 y. u+ M3 t7 ]

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

0 d- B0 l$ j; W5 U

?辅助决策

8 P' V, E, {, v1 J: l

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

; U8 o9 j4 G' T c3 d

?调查研究

+ l8 Z7 G; @/ p

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

6 m' g& n) {' }1 `0 s) U) |

?收集信息

2 u" b; X. X. ]

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

; B* h) X, ?/ K( m6 h

?文书处理

' ~' F3 ~4 w. f+ x I2 S2 m0 j

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

x" ]% i) x6 U( f) N( t. l

?会务准备

/ F6 U; S8 ?/ m7 h4 h7 p

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

3 t. I3 A# F2 ]8 S! n* b

?公关工作

7 H: B5 q6 ^: n: Z; I7 o; Q

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

- Y; J. k* X. K1 u7 { G5 D% r

?档案管理

' C/ g6 z6 C4 D2 t

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

# r0 e8 |) \: [

?工作日程安排

2 m; o. {; g$ c9 k

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

7 P% W1 Q8 D( k( [' T. @$ A8 ?

?查办工作

2 k9 J; ^9 y( H8 W7 @2 R x

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

8 r1 x7 o& i! b" I2 H/ u+ d) B) H

?接待工作

- f8 Z) v" R8 x6 I

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

2 r/ K F. B& s5 z- K

?行政事务

( B5 E4 U. r9 }

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

3 E! p$ |" r' h6 j( N v" E# E% C

?保密工作

/ [6 l7 f; V3 n6 e! I

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

6 B$ v6 ?$ b. L

 

( j% X" G) G$ ?8 U& N9 A/ X9 ?

2.秘书应该具备的能力

+ u+ o, g+ K9 Z) K5 q4 z4 P' b% ?

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  , {# a. \2 a7 A8 f$ n" f0 v7 d P9 N

 

' N- \ Q4 {% O( p: K

/ ]* K, X: n( }( o! v/ L

 

# _1 W6 Z8 ~+ U2 I2 z

【自检】

, [$ k* n+ ?9 p& L1 ?7 V# E

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

& x/ p3 G8 @& s* |$ n6 O

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

8 a) X$ N9 x& O$ ^$ }* B

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

2 W' R# b- j, t; A3 [3 w) x X; ^

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

7 L7 z. \+ |0 B; ^

 

' K: n: O5 P4 j

 

" D% o t/ [8 k& K

人际关系与沟通技巧

- D) {2 B3 G, |5 P

 

8 t8 ]& E" |9 N2 A3 F

认知人际关系

+ R8 f9 T1 L/ j% m9 ?! h3 o

 

' t; r* x$ t G5 e' J+ f6 f

1.增进人际互动

! X7 c7 O) v6 y* Q

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

0 A; V9 ?" Z. Y+ q k5 M9 f2 e

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

# d9 i; p3 Y' F+ a

! P9 q4 L. l' U, |: E* R5 I" y9 e/ L( F

 

5 k# @1 v; F! o1 m" v" D7 Z& l

2.人际交往的流程

5 r! N2 |0 A. ~9 H8 c1 M

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

3 D( N- @# C, O$ _1 r

H3 y4 K' h& B: ~0 Q0 m/ f1 ~

图1-1   人际交往的流程图

- ~$ L; h! [0 z* h, o# o: `/ `8 K

 

4 `9 \3 A+ y6 M$ E- n

3.人际交往的四种态度

2 i8 a; W6 |4 @. l* F8 M" e

人际关系有四种交往态度:

) f; h o( B! H! V* d `

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

# b, B$ X8 l! e, J* B& k" ?( Z

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

( D& K; C' O9 j5 f* z X- q

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

+ d! w5 y- J4 H$ w, }7 Y

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

6 ^0 D! f8 n0 P- \- ^- _: ` `

 

/ |8 K* t) v" A0 [

1.影响人际交往的客观因素

6 H7 y! V1 j q2 l8 a

?时代背景

! L. g& ~3 J- p$ y' l

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

; x# }& X3 D3 ^' T' p6 Y

?生活压力

, @$ W* L1 v0 Y: h2 C

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

+ Q% `: T5 b( Y2 T9 v: W

?环境的阻隔

l5 h" D7 C" A7 p

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

/ n6 l/ @1 w# O* f- h0 X. q

?角色定位

! g8 ?6 }% m+ I* ]8 M! h, _- U

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

8 D0 v! R) ~/ s

 

+ G( ?* G5 ?# Y$ [

2.影响人际交往的主观因素

8 \8 s. Z; Q2 \+ ~3 w5 N' s

?人格特质

; j _, g$ t1 d( ~( _) E

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

1 m$ n* c$ U6 f9 l& O" ?' I1 @7 C

?认知的差距

N! y8 c: k9 ~, Q X

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

7 H/ [9 { M" r: [ S* k

?态度习惯

7 V/ {# Q# b0 {% m& @* W

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

# U/ Y/ f7 E" N& v; U$ m9 B0 l { Q

?沟通协调

! p g' m- ?6 k- L" b: E4 Z& ?

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

+ b M7 G/ }5 C

?利益冲突

5 |: l4 b7 u% f! s

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

; W: ~7 M8 b5 C( _( p& L0 d

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

# z. D& K9 `; n: j! T2 C& b

 

& D. p3 H6 n( z% v

【自检】

; ^1 O$ \7 G% K' l

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

) x8 a! ^" K. l4 L" l" u

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

0 M: K. C. S% D+ z5 Y3 z7 Q* v

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

0 V2 m" P+ V& \7 a) ?

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

" ]+ l# j, h! t" n, n

; z' O2 V. k5 ]2 X' ]

见参考答案1-2

& q) |0 Q/ o: \) g: |, ?

 

6 _/ w! L% G2 P

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

" [. m. u6 M. y$ p3 K, s

 

! v0 |- y ?8 r& ~* C% c

1.促进人际关系的技巧

5 W+ J% q4 |, t0 L; P

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

! e- d, b+ G) b1 G Y: N

?守信用

: y: T* _3 T: ~

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

$ q2 Q' P0 o# @0 g. z

?说好话

1 y: q* i" A& l8 m

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

" @$ `4 Y) ]8 c. G. o) x# X

?勇于认错

, S! \" S' _; u3 H1 T( U) F

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

* v+ @1 c! D2 J* B0 J7 @/ c8 R5 J

?尊重他人

8 J% X2 l! Z" k/ E

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

6 ~) N* g: G4 d4 g

?欣赏别人

' ^- n8 e: J8 g* e9 K# ~. \2 `' l. ^

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

& e( z% m$ i: Z- G5 R

?善于倾听

4 h! D5 d5 ~$ X

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

" Y# s, s9 P' ? i% b! i

* `( D1 b5 c/ J- ~7 m, I! u

?重视仪表

1 R& V' M( E' @ [( F- j

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

3 Z1 S/ n8 [; v2 @: b$ O, y+ I

?运用语言表情

2 A; L8 N7 a+ a9 D) D

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

5 a- N" q) E" W2 |' s

?运用肢体语言

, q% @( i, W1 O; R. u

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

4 I& p3 w3 q1 I$ \$ T: \

 

9 v6 `+ w* }! h; t; ]

2.人际交往失败的原因

3 f7 `+ C/ }7 A; A

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

: j5 p& c/ Z) j! H! l7 W! G% V2 J ]

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

4 `; o) N! {% m& G/ Z

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

2 G2 q& A A" m* F2 L" n9 l1 w

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

1 U' f) A! @: u2 H2 D1 u' \9 B

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

+ p4 D* `1 `2 `3 M- ^$ T; F

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

4 t6 E3 U& i5 ^+ K3 W3 Y9 V

 

0 l. c/ d0 l# F7 _. A& l1 R+ `4 @

职场人际关系的建立

; Z+ c+ T7 u3 _3 Y* d% K

 

! o8 D ^/ b: ?' m% n9 q9 J

1.如何与上司相处

* A) v4 L9 o* w/ m! d" X6 o3 E- m

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

' P, R3 X! Z0 G5 N; E9 P% r# X

 

/ w* g) p& e G4 b1 H9 f

2.如何与同事互动

2 E; t; d8 H7 C" M5 k! Q$ A* J

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

3 Z1 Z" P, j$ f6 K

 

+ D4 L j' h4 d5 @; f9 U; `0 i

3.怎样与客户建立良好的关系

) o' e" Y# o7 M0 H$ k

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

- C& Y7 ]3 l; P6 Z! V B2 _

 

0 P; T& p1 E9 g7 p) P6 o

【本讲小结】

6 `1 V8 m/ D) k/ X, K8 }1 G

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

+ W: G# j# E% X# o

 

" l9 _$ _+ q; ~9 M

【心得体会】

+ [7 s+ i3 q/ G* V

____________________________________________________________

( {- Y% ~$ K% K5 j* o

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( M( e u5 S5 r- \, u" q2 `1 ^2 _

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 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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