
. p& n2 d* K+ p( Q5 G' p O 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实,寻求理解,明确形势,制订决策意义重大。但在实际工作中,由于其形式灵活,内容多变,时限不定,常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料,熟记各种事例,胸有成竹,能够做到出口成章,却不料汇报中往往出现事理不清,混乱罗嗦的现象,影响了汇报效果。要避免这种情况的发生,很重要的一条就是事前精心准备,编写详细的口头汇报提纲。 3 |0 J! E* b, b; |3 C6 _+ W6 w
提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求,如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等,还需要做到以下三点。
3 E2 v- B- r+ A" l& w. E一、分步安排,按序进行 7 a `* q3 t- h% j) k
口头汇报可分四个步骤进行,第一步是分析听众与场合。要明确:什么人听汇报?为什么听汇报?听众对所汇报的问题了解多少?希望汇报者汇报什么内容?从这些问题出发,汇报者必须了解汇报的目的,是要介绍情况,还是要提出建议?是审查某些重要细节,还是做出决策?同时,必须了解汇报的时间,由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行:搜集材料,吃透主题,突出要点,将要点按逻辑顺序排列,提供论证要点的资料与数据,选择视听辅助器材,审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解,要简短,不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问,但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后,要拟定一份备忘录存档,记录汇报的主题、日期、时间及地点,以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记,要记录建议及是否批准或修改的情况,并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的,提纲编写应依序进行。
9 h( K. y3 B# D7 R, z二、主次分明,突出重点 4 O, [' r" I1 U- Z: |8 l
口头汇报的时间一般较紧,在有限的时间内说清问题,就必须突出重点,防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上,要求对关键问题详加解说,单独列条列项,保证说深说透。在具体步骤方法上,也应突出重点,如突出分析情况与编写初稿两个环节,就能做到事半功倍。
6 x3 B k) g+ |7 |' G e三、考虑周全,有备无患 ' n2 z, z+ F6 V0 Z$ ~
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写,还涉及一些单位、个人,需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的,综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材,写明怎样安排试讲,谁作最后的审查等,要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏,有条不紊地进行,确保汇报一举成功。 7 f \3 V, I$ b9 C
口头汇报提纲(可根据需要增删)
# y; N5 Y) T, ~: p- R) y! u 一、情况分析 4 i! s/ J6 t" n, ~9 d$ W# q
㈠听众 / {1 m; a& @8 ]. C" c* j9 H
⒈人数? ' K2 t) H) Z+ G% [5 u+ g
⒉特点:⑴听众由那些人组成?一个部门还是几个部门?⑵有那些上级领导?⑶他们的正式职务?⑷他们在何处任职?⑸他们对汇报的问题有多少了解?⑹他们是专家还是一般人员?⑺他们关心什么?⑻他们偏爱什么?⑼预期的反映是什么?
9 ^: @1 {% Z4 ]0 B: q ㈡目的与种类 $ Y/ ]; P9 j: e: X, `# m5 n( a
⒈通报情况? + @7 R7 w! @* K' H6 A2 z( u9 m
⒉形成决定?
- ?- W9 j/ H _; C P9 v ⒊审查重要细节?
* g* A& c( O# \! o6 q2 k4 U ⒋协调统一行动?
" p$ j0 C4 S& w. i3 ? ㈢主题
; {" `2 Y5 R z% c) Q3 [* G ⒈具体题目是什么? 6 ^: ~) v6 K/ B7 q7 D( ^4 e: |
⒉涉及多大范围?
- x3 ?2 T) n$ p. ^9 P. _& I7 ] U ⒊拟用多长时间?
4 q0 s; |2 o# H5 ^ `- @( i ㈣设备
2 Y, c, v. c) I6 q5 [6 ~$ h ⒈汇报在何处举行? 5 u" L& {$ b* M) G, e
⒉需要作什么安排?
2 }4 o4 y9 S& }4 J8 ]) x# @$ ` ⒊视听辅助器材有哪些?
7 _. C1 h# b" q4 f# _* S$ T4 ^ ⒋有何不足之处? & A; g4 W0 N6 p' B
⒌需要采取什么措施克服不足之处?
$ l: c5 I! _. \ 二、写出初稿
, { }1 m5 T9 q# h ㈠搜集材料 6 Z0 q) q# P2 ^& j% e J: U. o
⒈认真研究。 1 R/ o8 w* o/ l3 _1 w
⒉熟悉主题。
% P. n {* W6 ~& i ⒊搜集权威性意见和事实。
$ W6 v- h/ E4 |9 z/ J, | \) ` ㈡草拟初稿 |