
: }3 A2 U& \5 \ 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实,寻求理解,明确形势,制订决策意义重大。但在实际工作中,由于其形式灵活,内容多变,时限不定,常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料,熟记各种事例,胸有成竹,能够做到出口成章,却不料汇报中往往出现事理不清,混乱罗嗦的现象,影响了汇报效果。要避免这种情况的发生,很重要的一条就是事前精心准备,编写详细的口头汇报提纲。
5 ^0 M3 m# \- L# F$ W' a/ p 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求,如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等,还需要做到以下三点。
8 B6 o U, A8 l6 w9 w7 R一、分步安排,按序进行
" \, e8 u/ b/ [) g# T 口头汇报可分四个步骤进行,第一步是分析听众与场合。要明确:什么人听汇报?为什么听汇报?听众对所汇报的问题了解多少?希望汇报者汇报什么内容?从这些问题出发,汇报者必须了解汇报的目的,是要介绍情况,还是要提出建议?是审查某些重要细节,还是做出决策?同时,必须了解汇报的时间,由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行:搜集材料,吃透主题,突出要点,将要点按逻辑顺序排列,提供论证要点的资料与数据,选择视听辅助器材,审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解,要简短,不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问,但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后,要拟定一份备忘录存档,记录汇报的主题、日期、时间及地点,以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记,要记录建议及是否批准或修改的情况,并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的,提纲编写应依序进行。
1 m! ~- ]0 D0 j, G二、主次分明,突出重点 ; J2 E3 ?+ t7 o6 ^- m
口头汇报的时间一般较紧,在有限的时间内说清问题,就必须突出重点,防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上,要求对关键问题详加解说,单独列条列项,保证说深说透。在具体步骤方法上,也应突出重点,如突出分析情况与编写初稿两个环节,就能做到事半功倍。
! b# |" a3 g+ e三、考虑周全,有备无患
T ~. ?" K& `7 ^0 N 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写,还涉及一些单位、个人,需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的,综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材,写明怎样安排试讲,谁作最后的审查等,要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏,有条不紊地进行,确保汇报一举成功。 % h5 ]5 b2 u! Y8 S7 P
口头汇报提纲(可根据需要增删) * O0 Q" S5 V' H
一、情况分析
4 R5 _$ j9 v0 y) S, a. P. E0 {2 u ㈠听众
* x0 ~0 U: X& D) N ⒈人数?
% O/ C6 s! k3 v) m1 g' ]9 r4 Q; w; @7 k ⒉特点:⑴听众由那些人组成?一个部门还是几个部门?⑵有那些上级领导?⑶他们的正式职务?⑷他们在何处任职?⑸他们对汇报的问题有多少了解?⑹他们是专家还是一般人员?⑺他们关心什么?⑻他们偏爱什么?⑼预期的反映是什么? , p2 w# c p6 n7 q# }; M
㈡目的与种类
1 ^. C( o* ~5 M2 ] ⒈通报情况? $ O1 S$ U2 n9 k
⒉形成决定?
; X$ Q8 r7 q8 ~ ⒊审查重要细节? : ]# O5 n' T% X4 H. y: f: k
⒋协调统一行动? " g v1 W. P7 _; a* R9 S
㈢主题 6 F7 [. V1 `+ n
⒈具体题目是什么?
8 E. c* y9 p6 V# [7 h ⒉涉及多大范围? 5 {4 A* I, I+ t6 @* L: `# l
⒊拟用多长时间? * t# b& R: r9 G; z
㈣设备 X# F( b4 w. ?
⒈汇报在何处举行? ' u& U9 p& ]+ `+ n
⒉需要作什么安排?
2 F7 S2 z0 h5 v" Z ⒊视听辅助器材有哪些? . _7 ~8 r! d$ I# g
⒋有何不足之处? , D( D7 k# g; j* K! w% E
⒌需要采取什么措施克服不足之处?
) D8 W' i9 p4 G2 { 二、写出初稿 4 @3 s5 ]. f# N7 a" G
㈠搜集材料
1 X7 N7 g: ^- ?" c ⒈认真研究。 8 m3 S" t, Z4 w. \/ A' j) d
⒉熟悉主题。
+ k' F o) p+ n+ A, [' t4 T! N2 Q. | ⒊搜集权威性意见和事实。
5 B4 n( ?1 s8 u+ ^2 X0 R ㈡草拟初稿 |