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[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

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老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

* ]# \, c$ L3 I7 f8 ^0 W

 

, B' r$ g4 `9 p% N% u" W, Q% }' E+ u' \

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

( k( D8 K' W. [3 H- z, j1 W

 

- q! ?9 [8 K6 ^% r- M0 f

老秘回答:

4 {5 O1 F+ H; w8 v! O8 f7 K

 

( Q# r- \ J/ Q

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

: U% Y- i8 L! x/ u( w. l4 a% y

 

- ~* @- R0 A O7 D' R

●使会议开得卓有成效

* w: H/ r+ `4 n3 T b

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

* F" D' y! R/ E& h

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

/ F$ t( ]0 C$ o0 t3 z$ ^ }. A

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

5 `+ V( W: B! o* x7 w0 T

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

5 p X3 u$ P* H4 \, X3 P' O3 d, f

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

k. r7 O2 y2 E1 C

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

6 x. b5 a9 K% ]' J/ I0 F

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

8 W# {$ q9 i1 w# E6 |0 i# N

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

9 f' q5 G/ y, o8 H

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

. d% h$ e/ X: o! L

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

+ M8 F: v- A ?, S( J

  10.信息要加以选择,避免过多。

% ^/ @, i/ ]* L- C6 d9 Z

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

0 D1 w- |& \3 u9 s1 v5 G! w; e

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

) ~1 D) b4 {( L3 v x& k1 y( r3 p

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

" Q, L$ W! m* o* i* _

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

' t% e5 E* }* r& \! h

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

5 N# T8 f8 r0 v Q6 ?* [

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

) m: o$ o9 I# P( @# H0 }

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

" H' c, D( c/ C+ c

  18.会前先拉几个盟友。

1 g: ~2 L8 b8 T' H u7 Q( q% I

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

) U( j3 B! X7 Q( E z6 j( U

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

' y$ I% `' Y% F& T* R2 }

  ●会议准备

1 [9 T% }6 b$ P1 V! U

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

$ \. s. U0 Y* P" H6 b# D# n# u$ V

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

. j8 {8 D3 g% Z) V1 A

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

& t( J E! [; ~6 v/ G& m. L4 n

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

7 \9 f/ F8 E% x; Y, b1 f

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

/ n! o" g& V. n, I

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

0 x( g* V- s9 e D

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

- e0 R6 W- b% g5 c2 D( K

  27.议程要尽可能短小简单。

0 f( t: _+ |) W. w

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

- q* d+ Q" f8 Q8 h [: ?

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

3 C5 d) o4 n( _! u* d# y2 z

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

, R2 t2 n$ u8 }3 w5 Z

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

: X. n h p! v/ Q0 q) _

  32.必须将电话转移出会场。

0 ^+ }% s+ d: C6 x# J: Q

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

8 _! v$ w' G0 W& k* G

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

9 L& k0 d4 |2 H- W+ n1 o

  35.要找个确保没有干扰的会场。

8 f' S+ K# N& f, |, G5 M5 L Q

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

6 q. I e% r2 M5 x; R7 {2 _

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

; S: D4 f W! t& L7 T8 V# E1 M

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

$ B7 h) z3 U6 E% S7 C! { ?

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

: M& U9 j0 w8 ?

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

8 s8 A" A3 O; r d) A* L

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

" G7 c; s" x6 _; i; L- j; ^

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

' I: r1 l" w3 v& {' Z4 B

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

. O! {6 }, B7 j% }+ T

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

2 T5 Z- \1 \$ z, l- S: m

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

: m6 \4 Y/ D8 i& k) i

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

* N; }# I. c- A+ d4 S) O8 u

  ●出席会议

4 c4 R, F6 H2 L6 q+ @9 ~

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

1 E$ x7 b/ @4 K, A1 T

  47.会前拟出自己的发言稿。

2 a6 ^4 t5 j: k: Q

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

0 R8 m) ~1 F/ a8 x4 t

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

1 m* _5 C7 t) ?

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

5 F9 f, U. F% X' l3 g7 @
5 `0 a7 n9 v5 s$ ]$ q) f- b# B6 ~

  51.开始发言前先作深呼吸。

; p7 }# |% K- J$ g" b

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

* j# \: I- J. Q K

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

, ^* O) j% p4 T! G9 N

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

& d; G) V& _. o1 n& p9 u

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

8 i8 Q$ d) k+ v5 V% L

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

. g% f+ H: T. h& j$ A

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

9 [, ~! x: x; N, p( z

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

3 A. e1 u: R3 D2 c1 o

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

. K2 q7 e/ Z: L7 Z# ?/ x5 s' Q

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

' y; z4 H$ N; T3 Z2 N

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

* e& k8 ^0 W# A9 u

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

$ [9 d5 M3 E O. x* ?4 J1 A3 r( i

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

& @, s. _5 F6 ~. H3 J: a

  ●主持会议

6 A3 a" t0 h& w; p! C$ m* h# ]# d

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

) j6 e3 y# n3 U2 ?

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

# L- \5 o1 a1 i4 g' R

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

" h% [: k' L$ H$ K# i9 d

  66.尽量于会前认识新来者。

; L J- F8 r& X( w4 k) O& R

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

/ H" q% I, A2 q; _

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

6 G% @2 e# T0 L

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

9 |+ _) O# [% x- O, _

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

6 G! }5 O- E6 x1 J8 }

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

9 X' i. b* x, ]; S

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

; A W; _! ]8 B2 {. W

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

% r! I. \: {. B

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

( k2 i V B3 D0 e" W* ~

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

/ Q6 ] C9 v. q+ E' Z$ B

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

! c6 X, t+ F F/ b6 K! L

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

2 j4 I, P7 j6 n$ f @6 ^1 F

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

& J" g$ X* W5 M( y' _9 B

  79.必须清楚每次会议的规则。

7 }$ f- G# i' E4 r

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

q' `, E) ? L. @% M: ` ^

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

1 W4 k- y R/ x

  

+ T8 n' G$ [( H M

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精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。4 p3 Z: N6 X7 e9 P  E# b" r; k. F% Q
- ?  P' b( K% O- r7 J0 b; K6 O( j
  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
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