网友提问:
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现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?
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老秘回答:
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会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
* w: H/ r+ `4 n3 T b 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。 * F" D' y! R/ E& h
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
/ F$ t( ]0 C$ o0 t3 z$ ^ }. A 2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。 5 `+ V( W: B! o* x7 w0 T
3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。
5 p X3 u$ P* H4 \, X3 P' O3 d, f 4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。
k. r7 O2 y2 E1 C 5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。 6 x. b5 a9 K% ]' J/ I0 F
6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。
8 W# {$ q9 i1 w# E6 |0 i# N 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 9 f' q5 G/ y, o8 H
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 . d% h$ e/ X: o! L
9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。
+ M8 F: v- A ?, S( J 10.信息要加以选择,避免过多。
% ^/ @, i/ ]* L- C6 d9 Z 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 0 D1 w- |& \3 u9 s1 v5 G! w; e
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 ) ~1 D) b4 {( L3 v x& k1 y( r3 p
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
" Q, L$ W! m* o* i* _ 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
' t% e5 E* }* r& \! h 15.会议要尽可能小,以免分散注意力。
5 N# T8 f8 r0 v Q6 ?* [ 16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。 ) m: o$ o9 I# P( @# H0 }
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
" H' c, D( c/ C+ c 18.会前先拉几个盟友。 1 g: ~2 L8 b8 T' H u7 Q( q% I
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 ) U( j3 B! X7 Q( E z6 j( U
20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。
' y$ I% `' Y% F& T* R2 } ●会议准备
1 [9 T% }6 b$ P1 V! U 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。
$ \. s. U0 Y* P" H6 b# D# n# u$ V 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
. j8 {8 D3 g% Z) V1 A 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 & t( J E! [; ~6 v/ G& m. L4 n
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 7 \9 f/ F8 E% x; Y, b1 f
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 / n! o" g& V. n, I
25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。 0 x( g* V- s9 e D
26.任何议程变动都必须通知主持人。 - e0 R6 W- b% g5 c2 D( K
27.议程要尽可能短小简单。
0 f( t: _+ |) W. w 28.尽量将议程限制于一页纸上。 - q* d+ Q" f8 Q8 h [: ?
29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。
3 C5 d) o4 n( _! u* d# y2 z 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
, R2 t2 n$ u8 }3 w5 Z 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 : X. n h p! v/ Q0 q) _
32.必须将电话转移出会场。 0 ^+ }% s+ d: C6 x# J: Q
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 8 _! v$ w' G0 W& k* G
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 9 L& k0 d4 |2 H- W+ n1 o
35.要找个确保没有干扰的会场。 8 f' S+ K# N& f, |, G5 M5 L Q
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 6 q. I e% r2 M5 x; R7 {2 _
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
; S: D4 f W! t& L7 T8 V# E1 M 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 $ B7 h) z3 U6 E% S7 C! { ?
39.座位之间应有一臂长的间隔。
: M& U9 j0 w8 ? 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 8 s8 A" A3 O; r d) A* L
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
" G7 c; s" x6 _; i; L- j; ^ 42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。
' I: r1 l" w3 v& {' Z4 B 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 . O! {6 }, B7 j% }+ T
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 2 T5 Z- \1 \$ z, l- S: m
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 : m6 \4 Y/ D8 i& k) i
46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。 * N; }# I. c- A+ d4 S) O8 u
●出席会议
4 c4 R, F6 H2 L6 q+ @9 ~ 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。 1 E$ x7 b/ @4 K, A1 T
47.会前拟出自己的发言稿。 2 a6 ^4 t5 j: k: Q
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 0 R8 m) ~1 F/ a8 x4 t
49.要保持积极的脸部表情和音调。
1 m* _5 C7 t) ? 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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5 `0 a7 n9 v5 s$ ]$ q) f- b# B6 ~ 51.开始发言前先作深呼吸。 ; p7 }# |% K- J$ g" b
52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。 * j# \: I- J. Q K
53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。 , ^* O) j% p4 T! G9 N
54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。
& d; G) V& _. o1 n& p9 u 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 8 i8 Q$ d) k+ v5 V% L
56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。 . g% f+ H: T. h& j$ A
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
9 [, ~! x: x; N, p( z 58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。
3 A. e1 u: R3 D2 c1 o 59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。 . K2 q7 e/ Z: L7 Z# ?/ x5 s' Q
60.必须按照议程顺序作会议记录。
' y; z4 H$ N; T3 Z2 N 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 * e& k8 ^0 W# A9 u
62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。 $ [9 d5 M3 E O. x* ?4 J1 A3 r( i
63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。 & @, s. _5 F6 ~. H3 J: a
●主持会议
6 A3 a" t0 h& w; p! C$ m* h# ]# d 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。 ) j6 e3 y# n3 U2 ?
64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。
# L- \5 o1 a1 i4 g' R 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 " h% [: k' L$ H$ K# i9 d
66.尽量于会前认识新来者。 ; L J- F8 r& X( w4 k) O& R
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
/ H" q% I, A2 q; _ 68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。 6 G% @2 e# T0 L
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
9 |+ _) O# [% x- O, _ 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 6 G! }5 O- E6 x1 J8 }
71.要制止支流辩论和私下交谈。
9 X' i. b* x, ]; S 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。 ; A W; _! ]8 B2 {. W
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
% r! I. \: {. B 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
( k2 i V B3 D0 e" W* ~ 75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。 / Q6 ] C9 v. q+ E' Z$ B
76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。 ! c6 X, t+ F F/ b6 K! L
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 2 j4 I, P7 j6 n$ f @6 ^1 F
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
& J" g$ X* W5 M( y' _9 B 79.必须清楚每次会议的规则。 7 }$ f- G# i' E4 r
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。
q' `, E) ? L. @% M: ` ^ 81.要改变会议气氛,须先改变议题。 1 W4 k- y R/ x
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