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老秘谈如何做好秘书工作

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第一范文网 发表于 2011-12-18 11:43:17 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
一、“秘书”概说+ ~! D4 j4 N  Z8 e/ ]" h  z) g
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    什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。
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6 u! h& e. s$ \6 e    然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。$ `* Z+ D$ X  J- [* r. b# [
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    秘书一词的来源, V# @5 P6 Z; X- @0 `

, {% i1 ^$ L8 S' N6 A- V# e; v+ \  f& I) k  R
1、一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。1 A, Q9 {% g. g3 w

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7 p" r0 N  X" f1 Q& L! x/ W3 y2、一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。, i) ^9 L& V7 t7 x& B& y0 F

9 {! w5 W/ X4 }! t1 o( n) X
' y2 f2 X7 t! h$ G3、外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。
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0 z4 u, k6 H3 S6 S) h4、宫廷里的藏书,尤指禁书。
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0 t" x1 P& s8 t6 z# \, w5 x5 [/ s
" M5 g) T' G" ]3 K5 M+ ]5、宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
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- l8 ]3 t9 a1 K6 a: G7 T    秘书的类别
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* u! I+ o* l& j2 O& }$ f1、从服务的对象上分:
" H( y+ Y2 o% b8 |. X/ R% o. T
* m6 U4 L! X# m0 Z  s& F4 Z% e1 O% B, f) V! H: T# B
2、从所属部门来分) |' f" C8 u3 |, C5 Q8 d5 }

' |! E# g& y7 o6 @, y( f8 I/ F
5 Q, a; w6 @' T, A9 L& T4 O& ]+ y0 l3、从具体的工作性质分# }" H# ^5 @  p  I: r, r) k

( _& A/ U$ h9 h  C    (1)文字秘书; Y  U5 L0 y7 [
; D7 {( o# [* W" T9 r- |; U
    (2)机要秘书
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    (3)通讯秘书; d$ ]5 S# }/ f- T
% L) t$ P% F! E  m* K7 j) m7 S4 |
    (4)信访秘书% o+ |: G6 t" q3 W

2 w1 {0 e( e. a9 Y# ]    (5)事务秘书, n, b( H: B: S6 H6 p

5 E* O- M" k' S& y. h, M    (6)生活秘书0 A9 {+ Y# |( u$ p  q

+ i" ?, u0 ]1 h- T; r    关于秘书机构3 d4 n' U+ z( O8 r% o5 j+ c+ M: H/ o
+ c8 R* j' h7 R4 M1 @7 {
    (一)各级秘书机构- |3 F$ T. a, v- I

7 S* v: G: `' U' |7 o1 K' c8 q3 C0 ^/ F
1、中央机关的秘书机构3 E9 R, |! G" Q! X% T
6 H/ m& X+ j5 G( ^0 D' S

4 L4 ?' D$ I* J# A. R- O# D: h9 t2、省、市、县机关的秘书机构8 z. `1 ~- X5 V5 U% N2 A

/ f# ~. S  z& E6 N3 m8 p% ]8 F  w9 m5 u( K
3、基层单位的秘书机构8 m0 H% Y' ^- m+ q- ?/ [8 L, _

$ Q6 c; ~7 n. ^' b    (二)各类秘书机构) n. q6 y' G( E* W# A# W
4 A2 E! L. O/ c
& d  a2 V" @& Q$ d1 J  f# T8 p6 S
4 v' b9 p( R% i7 _" s" S8 C
1、人民解放军系统的秘书机构
" S0 U: i/ D4 n$ T# B2 t0 _& o# d7 y- U+ o
9 h1 u2 d8 ~  S; S8 z/ @" L7 n
2、企事业单位秘书机构/ A% l- G  q+ L( \; r- v

: E' p; N5 a, h! @, t, @9 C: j- T
7 y9 e/ B8 |. i" O$ R# G4 s3、民主党派9 b6 |, a) I2 E
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4、人民团体8 R& B6 z! ^4 \, }& r
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    此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。
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5 ~  N+ F& |1 P6 L    二、秘书处的工作性质" H# U1 \1 a! K. R1 g5 Y4 ?

: o. x" }! y7 b3 Z/ f: O& c    我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:: X1 D+ r/ c2 w7 O- L5 B  s, H& Q
; f8 e8 ^0 @8 }, p

: R1 b: D3 B1 G$ T3 I1、法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。6 p+ E& ~5 W4 ?" K! K- j* d
, T) o/ W' n: m- T  T) W! \1 m4 z, Z' e

4 X9 o+ z/ g. k2 ]. b: p; e2、涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。* p& @8 ~" ?0 s. z& e# `

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3、管理性:秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序,管理各种文档,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。# \2 Z! C  c. k/ p7 b3 A

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4、服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。
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    只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。
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    谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
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2 t5 a  k' n$ @+ S" E' O  a0 c    三、秘书人员应具备的素质
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5 ^* @0 @! v$ S) n8 X3 \; l+ g    (一)、基本素质& M; T1 C' O7 u- |0 [: X

1 C$ K8 n7 \( x# f% q$ {1 y$ |3 A3 M1 N, n) }
1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个$ q! K( e& x$ g, Y: u* p& J

) `  Z' G3 V' }3 @    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
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; K& g- s* E& G6 e0 z, }6 i
5 `. [! Z7 X$ @0 w7 t8 _  u4 _2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左
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' b! e9 f5 r4 F. @: v    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对
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    社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
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3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一
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    个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精# v7 }4 q$ B* g5 U# Z5 I5 t

' ]" z% P- P% `% c0 a' M    神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
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    在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!' \6 v# i# z7 Z
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