一、“秘书”概说) j/ Y2 o5 G5 a0 T% Y, ^
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什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。
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然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。* {- n$ P6 ^, u& B% _
i& ]4 Y, h7 T% T 秘书一词的来源: u, F4 v/ z2 I5 q& L
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1、一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。# K6 i/ \2 e' \% `
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2、一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。2 p* F( x- I# r- @ L; u; |% l
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4 Q% K+ m( h, t3 m6 `3、外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。1 Z( g& w4 [( h) ^! K5 }2 _5 ]2 z' d
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/ e* U+ z m5 M$ f" O( O$ |4、宫廷里的藏书,尤指禁书。* ]4 r) u( B2 S2 O# W+ d
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% ~" d. i% K* y( J* r1 `5 s& v% E/ m5、宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
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秘书的类别
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; ]' C* H6 m# h; ~8 W4 B D Y1、从服务的对象上分:
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3 y0 k2 Q, ~- f \# u, }2、从所属部门来分
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6 Z# T1 L3 r9 ^3、从具体的工作性质分' l, R" r4 K% Z# s* V
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(1)文字秘书
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(2)机要秘书
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' m+ K/ h# h) q) Y5 B (3)通讯秘书$ v5 F/ D) }2 y
* V( M F0 v: y$ q: A0 g* U (4)信访秘书
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(5)事务秘书7 l9 J$ Y6 L0 N" K
) d/ X; k, G, ~* k) N$ w (6)生活秘书
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关于秘书机构
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(一)各级秘书机构. F* X3 P" F7 C1 D' h0 P* E
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1、中央机关的秘书机构7 C9 Z- j5 i2 }' j
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3 |& P3 l2 o7 q1 Y0 ]' j2、省、市、县机关的秘书机构3 V+ |$ i4 q1 _1 J
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3、基层单位的秘书机构
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5 T; c3 P2 B2 j' d% t- y6 Z (二)各类秘书机构
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1、人民解放军系统的秘书机构
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2、企事业单位秘书机构! b$ e. e1 s8 y& z
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3、民主党派
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4、人民团体 A$ W/ o- n9 f9 ^: ]
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此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。
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! R Q- c( @& S- o9 [ 二、秘书处的工作性质
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我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:+ D* s8 ^7 S, L3 E
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3 O7 a1 J. L, {/ b- v0 U: ]! r1、法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。
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2、涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。' _0 e7 O7 G/ c \+ x' \1 c
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3、管理性:秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序,管理各种文档,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。. y8 T1 ~9 u. W8 l* t- [0 P& X
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; M% M9 M/ [# p4 X$ v+ [) O1 f4、服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。
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, f1 K8 \) z% ?, V8 }" i 只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。
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8 p4 p9 Q: Q* m 谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
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8 I* a6 l/ `) h: g9 I: y0 P2 U+ G 三、秘书人员应具备的素质" q) Y) S: Q; ? }0 W
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(一)、基本素质3 _( h. a9 s" V9 D; V2 S
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1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个9 `+ M3 H0 K" T7 \+ U% y
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健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
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2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左+ @$ x8 F/ S% }) Y' B E
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右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对+ [: |$ v. i0 t/ c; v# \
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社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
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3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一
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个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
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神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。1 q# j9 y+ K, m- H- B' @
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在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!
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