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老秘谈如何做好秘书工作

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第一范文网 发表于 2011-12-18 11:43:17 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
一、“秘书”概说6 r2 Z# b* H5 r% p: ~

* P0 o, D( F+ @0 I    什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。8 n% r& ?: }* l' ]
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    然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。
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    秘书一词的来源- z5 d4 s# z' `  s; ~" q+ `9 n2 G
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9 Y% n  s& F) U0 L( L8 i9 c9 G5 @) W1、一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。" A* B' W! u# V# i/ o0 p3 w0 q% H3 K

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* w8 C2 J" H4 h, x5 V2 G& K; x' R2、一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
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3、外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。- O) o% T& K8 n& Q6 {7 ]: k) u

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% D* f* d. H6 b( f4、宫廷里的藏书,尤指禁书。
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& Z3 v- M; x9 c+ w& g) |5 f5、宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。
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6 ~1 w( X/ E4 v* t% R( D    秘书的类别' n6 P1 V% e* Z' ]8 X# X

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1、从服务的对象上分:
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7 e; R6 a% J" i+ F: p; z2、从所属部门来分
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- s$ ]2 P1 t! a9 n: N( N1 l& Q3、从具体的工作性质分0 v/ h3 }. a0 A6 O9 \. l$ E% H! A

/ G& M6 c3 R, f( j# M  |" P    (1)文字秘书3 d* Y" A9 t7 C7 c4 |" Y) `, q
9 K8 X: `9 L, l/ V8 \8 l8 g
    (2)机要秘书! w5 a0 _3 c- g. g" w

; A, ^1 u2 H" [% p. w, }  @    (3)通讯秘书9 a8 x& h$ b, k* G

" @" N' p. \* {2 `0 o) i2 q5 J8 Q    (4)信访秘书- X6 D- U0 v4 P" G% G4 ?
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    (5)事务秘书
" T' Y4 `9 `9 I& M
" M: r5 l$ m" @! s    (6)生活秘书
& d' Z4 |& t, F+ \% F6 {6 N' B& x! ?; A, z- h- w) T) t( o
    关于秘书机构. ?' k/ T3 _: `: z6 t9 o* K

+ ^+ M- r4 C) o3 @' s) Z7 [1 a    (一)各级秘书机构( \) ^4 S  X& E. w
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, R0 x% j. {6 {) O" _& ?0 @
1、中央机关的秘书机构
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9 v1 V- [9 o- e- W5 J2、省、市、县机关的秘书机构
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9 Y& N: H8 P5 V* ^, j8 S; d
* }" c5 d2 Z8 a! V# V7 ^+ z) ^' D4 m3、基层单位的秘书机构
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+ U) w" y' n- ~% q    (二)各类秘书机构
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( @: \. v( F- Z+ r( h( A( F. q- Y
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1、人民解放军系统的秘书机构
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* ~& Q1 P. {0 ^* h( K2、企事业单位秘书机构' n7 u2 r% h8 f& z

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3、民主党派
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" o0 h4 c0 k& ?! {2 A0 N
; M( o7 o* j# W4、人民团体9 q' @6 |. }- ~5 F& v
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    此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。0 a# s. y1 Z9 F. M' S  a7 n
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    二、秘书处的工作性质
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# [! X' E) S- p9 L! X7 ?    我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:7 L/ |* M, i' p$ s% g3 o

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1、法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。
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2、涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。
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3、管理性:秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序,管理各种文档,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。3 J- h$ Y# @' D
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. x4 `3 D' Y' ~4、服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。
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    只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。
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5 X0 ?5 C( m* G    谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
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6 S0 X9 Y( G/ G3 o6 l0 q    三、秘书人员应具备的素质
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    (一)、基本素质
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: d9 J# }4 a  ]6 k. i, r1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个7 J* q& B0 U( r, a5 ]4 b
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    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。1 b. m* M' ~1 t3 v+ ~

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- X- M! A- \* D: H  H2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左
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$ Y4 _# d5 [0 o& l7 t& Y' L    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对
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    社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
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3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一
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  A$ T5 a( b9 {+ I" [" I    个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
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' n9 o, n3 S1 U$ Q" O7 p  D3 X    神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。0 f0 r% r8 F/ j& {0 p

5 g7 y# R  \! V& N: g    在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!1 }" M% L: l* l
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