浅谈秘书工作的四种必备能力

秘书是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的人员，是决策者和执行者之间的桥梁，是一种特定的社会角色。因此，需要掌握各种基本知识，需要具备良好的职业素养和较强的工作能力。下面笔者结合自己的工作实践，谈一下做好秘书工作必须具备的四种基本能力。
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8 ?& X' |1 p2 Y. n( n一、     必须具备参谋助手能力
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当好参谋助手、服务领导决策是秘书的重要职能之一。秘书在领导心目中有没有分量，关键看能否为领导决策提出”真知灼见”。因此：

首先要加强调查研究。调研是谋事之基、成事这道。要突出三个方面：一是加强国际国内经济形势研判和宏观政策解读：二是有针对性研究外地经验，结合实际提出见解；三是经常性深入到镇区、部门、企业，主动撰写有情况、有分析、有措施、有建议的调研报告。撰写的调研报告，要注重”三性”：谋领导之谋，增强超前性；想领导之想，增强针对性；急领导之所急，增强实效性。大到发展战略、发展思路，小到某个具体问题都要主动为领导出谋划策，出以公心地提出建议。
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其次要注重以文辅政。秘书工作平时要注重积累领导言论，处处留心领导的工作方法、思维方式、语言风格；善于总结工作中具有创造性的新思路、新方法、新经验，为撰写文稿提供鲜活的素材。撰写文稿时要准确把握上级政策和领导意图，用心去感知领导决策的出发点和期望值，从较高层次和更广阔的视野来丰富领导的思想观点，并学会”换位思考”，”不在其位、学谋其政”，有意识地站在领导的高度认清形势，分析问题，提出对策，做到立意新、主题明、内容实、层次清、逻辑强、语言精。

再次要重视信息搜集。当今信息时代，信息面广量大。领导工作繁忙，很难广泛阅览，所以就需要秘书人员精选最新政策、外地经验、经济动态、社会热点等，有针对性地提供给领导参考，服务领导决策。
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$ Z: U7 T7 I' D二、     必须具备行文办会能力
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* M% |4 X: ?" _9 i4 C办文要零差错。办文有三个关键点：一是准确。要把好政策关、法规关、文字关、格式关、程序关，保证文件的严肃性和权威性。二是规范。对一些正常运转的文件，要进行分类，搞清楚哪些先送主要负责人，哪些先送分管负责人。三是高效。运转要提速，减少在每个环节滞留的时间，及时催办，急件急办，特事特办。发到基层单位的文件，必须及时分送，不得积压。
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# g) u6 O0 |: L8 e5 q  G办会要零缺陷。办公室组织的会议特别多，会务组织水平代表办公室水平，从发文、会务、领导讲话、会标、文件发放、会场秩序到车辆管理等各个环节，都要严格把关，会前要认真筹备、会中要强化服务、会后要落实督查，会议纪要要及时成稿印发，确保会议的权威性和高效率。
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1 `$ R/ z5 C7 o! a/ p9 {办事要零失误。办公室需要办的事情太多，办好一件事容易，办好每一件事很难。怎样才能更好地办事，做到办事零失误?一是按程序办事。要按照办公室既定的办事程序做事，并不断优化办事流程，提高工作效率。二是按实际办事。不同的事情，办事方法各不相同，同一件事情，也有多种方法。要因事制宜，从实际出发，不拘泥于惯例，在不违背原则的基础上，尽可能的把事情办好。三要按规律办事。办公室无小事，要在繁杂的事务中寻找规律、举一反三，确保忙而不乱、忙而有序。

" {! I7 y8 a' C- Y6 ?! f+ a- b. {/ M8 W三、     必须具备督促检查能力

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四、必须具备沟通协调能力

" b1 i! `8 O; ?/ ^办公室的协调工作面广量大，往往涉及利益关系调整和矛盾问题的调解，工作难度大，但必须做好。

! ?$ m# g  W* k! X7 g要做领导工作的”润滑剂”。办公室秘书在领导身边工作，完成领导交办任务，维护领导形象是本职。对领导交办的协调事项，要多动脑筋做好沟通工作，多想办法解决问题，多圆事、多成事。对领导交办下级的事项，要多解释、多引导，争取部门的理解的支持，确保不折不扣完成到位。对领导与领导之间的意见转达，注意讲话方式方法，把意思准确、清楚、恰当的表达到位。
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2 A6 k7 D/ X5 m6 V) w要做沟通协调的”粘合剂”。协调处理好与各工作部门的关系，不弄权、不傲气，当好中介者；在部门之间的关系上，顾全大局、讲公正，当好协调者。协调处理好办公室内部的关系，团结干事，凡事多商量、不争论，多交心、不猜疑，做到思想上同心，行动上同步，大事讲原则，小事讲风格，形成融洽和谐的工作氛围。

要做外部公关的”催化剂”。办公室与外部的交往极其密切，秘书人员在做好接待工作的同时，还要增强公关意识，与外来领导、外单位来客多沟通、多交流，注重培养感情，拓展合作空间。作者：林树军

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