机关、企业、事业等单位召开的各种会议都离不开会议记录,因而,会议记录也成为人们经常使用的应用文体。7 n1 s4 C: p( r L. |. _
$ g- }4 t1 h9 [9 a" E4 L9 x3 C一、会议记录的定义" q- l" X6 x; F! K& J
# @& y2 o7 g3 u% c会议记录是记录人员在开会时当场把会议基本情况和会议报告、讨论问题、发言、决议、议程以及各方面的意见等内容客观记录下来的书面文书,是会议情况的真实反映。一般用于比较重要和正式的会议。
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二、会议记录的类型/ q9 x& P$ Z; `6 L$ L5 ~: F
8 S( L) {4 u6 l, B根据会议的类型、规模和要求的不同,可分为两种,即详细记录和简要记录。详细记录要求有言必录,简要记录则是择要点而记录。7 y( k3 h$ M' _, G1 Q# x3 A
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三、会议记录的作用和特点8 f1 d- L8 ?+ v* h
0 D+ T) \2 h0 r* r g+ Y(1)重要依据。会议记录可作为研究和总结会议的重要依据。凡属大型会议,后期总要总结,有时“工作报告”和“讲话”等还要根据各组讨论的意见进行修改,这一切的重要依据,都是会议上的各种“记录”。同时,会议记录还可以作为日后分析、研究、处理有关问题时提供参照依据。3 H: k. `- K" [5 o
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(2)通报信息。会议记录有的可作为文件传达,以使有关人员贯彻会议精神和决议;有的可以向上级汇报,通报信息,使上级机关了解有关决议、指示的执行情况。6 M" z( v2 `) N6 v) X* a
% B: Y5 G# g" W7 T(3)参考资料。会议记录是编写会议纪要和会议简报的基础、重要的参考资料。
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9 j s4 ]- y, C6 c7 d4 I: z0 k# l0 }(4)档案凭证。会议记录是重要的档案资料,在编史修志、查证组织沿革、干部考核使用以及落实政策、核实历史事实等方面,起着无可替代的凭证作用。
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. m0 S0 r2 ]: n6 I& I0 B# [四、会议记录的格式和内容
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会议记录由两部分组成。
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: z7 K! h: ^ s2 R0 }3 K第一部分是会议组织情况,主要写明会议的名称、届次、时间、地点、议题、主持人、出席人、列席人、缺席人的姓名和职务。注明记录人员姓名。- z! R8 M' P$ D$ O. ^! g7 n" c
2 {+ T- S: \6 k1 `+ N2 i第二部分,是记录会议的内容。它是会议记录的主要部分。主要有:主持人的发言、会议的报告或传达、与会者讨论发言、会议的决议等。内容的记录,有摘要和详细两种。一是摘要记录。一般会议只要求有重点地、扼要地记录与会者的讲话和发言,以及决议,不必“有闻必录”。所谓重点、要点,是指发言人的基本观点和主要事实、结论。对一般性的例行会议,只要概括地记录讨论内容和决议的要点,不必记录详细过程。二是详细记录。对特别重要的会议或者特别重要的发言,要作详细记录。详细记录要求尽可能记下每个人发言的原话,不管重要与否,最好还能记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应。如果发言者是照稿子念的,可以把稿子收作附件,并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。4 W" ]& a2 I$ ^1 B# x$ l k
+ X$ Q4 o; l8 e# |: B% O3 W* _$ R3 L会议记录应该突出的重点有:
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(1) 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;* y8 \: T' a9 s4 W5 `0 H: ]4 n
! q& {1 h' ~# L. E9 S& g! Z" A(2) 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;
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(3) 权威人士或代表人物的言论;
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$ g u. v, C5 u) n六、作好会议记录要注意以下几个问题:) t$ E( H" ^& c9 T! H1 Y y
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1、准确写明会议名称(要写全称)、开会时间、地点、会议性质、会议主持人、出席会议的应到和实到人数.记录者姓名。. s y# v4 x* A/ |7 R$ `# t
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2、忠实记录会议上的发言和有关动态。作详细记录时要精力集中,一字一句也不放过。可采用速记,也可使用录音,会后根据录音整理成文;作简要记录时,要对发言内容作出迅速反映,从整体上加以把握,抓住要点且记录完整。: p/ I+ }0 x- r4 \' L c: o0 t
3 I) ?, {2 V: H; t9 S1 l3、会议结束后,要全面检查记录,改正错别漏字。对会上没有弄清或发言人没有表达清楚的地方,要及时找有关人员核对。) c& @0 R. N; u0 s3 ~0 E2 k( ^# W
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4、掌握作会议记录的技巧。概括说即掌握四个要领:快(记得快)、要(择要而记)、省(正确使用省略法)、代(用简便的写法代替复杂的写法)。文/樊光湘# P! d7 Z% Z+ l
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