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老秘谈如何写好会议记录

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有木有 发表于 2012-2-7 08:46:32 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
机关、企业、事业等单位召开的各种会议都离不开会议记录,因而,会议记录也成为人们经常使用的应用文体。7 n1 s4 C: p( r  L. |. _

$ g- }4 t1 h9 [9 a" E4 L9 x3 C一、会议记录的定义" q- l" X6 x; F! K& J

# @& y2 o7 g3 u% c会议记录是记录人员在开会时当场把会议基本情况和会议报告、讨论问题、发言、决议、议程以及各方面的意见等内容客观记录下来的书面文书,是会议情况的真实反映。一般用于比较重要和正式的会议。
; C- P$ B, B# Y& Y: e8 b9 v. l4 @) |: H+ D& ^3 t. R. K* E2 \
二、会议记录的类型/ q9 x& P$ Z; `6 L$ L5 ~: F

8 S( L) {4 u6 l, B根据会议的类型、规模和要求的不同,可分为两种,即详细记录和简要记录。详细记录要求有言必录,简要记录则是择要点而记录。7 y( k3 h$ M' _, G1 Q# x3 A
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三、会议记录的作用和特点8 f1 d- L8 ?+ v* h

0 D+ T) \2 h0 r* r  g+ Y(1)重要依据。会议记录可作为研究和总结会议的重要依据。凡属大型会议,后期总要总结,有时“工作报告”和“讲话”等还要根据各组讨论的意见进行修改,这一切的重要依据,都是会议上的各种“记录”。同时,会议记录还可以作为日后分析、研究、处理有关问题时提供参照依据。3 H: k. `- K" [5 o
: q9 |. N/ W6 C4 C$ ]
(2)通报信息。会议记录有的可作为文件传达,以使有关人员贯彻会议精神和决议;有的可以向上级汇报,通报信息,使上级机关了解有关决议、指示的执行情况。6 M" z( v2 `) N6 v) X* a

% B: Y5 G# g" W7 T(3)参考资料。会议记录是编写会议纪要和会议简报的基础、重要的参考资料。
( L: w- K9 F( H& V5 ^% L
9 j  s4 ]- y, C6 c7 d4 I: z0 k# l0 }(4)档案凭证。会议记录是重要的档案资料,在编史修志、查证组织沿革、干部考核使用以及落实政策、核实历史事实等方面,起着无可替代的凭证作用。
' w# D) {4 q) P/ T
. m0 S0 r2 ]: n6 I& I0 B# [四、会议记录的格式和内容
3 l/ Y% E2 ]: h# d4 l# y- p# V0 j5 m# }9 E1 Q5 X: U+ W
会议记录由两部分组成。
5 ~. U9 j6 K3 o  B2 w: y7 |- x
: z7 K! h: ^  s2 R0 }3 K第一部分是会议组织情况,主要写明会议的名称、届次、时间、地点、议题、主持人、出席人、列席人、缺席人的姓名和职务。注明记录人员姓名。- z! R8 M' P$ D$ O. ^! g7 n" c

2 {+ T- S: \6 k1 `+ N2 i第二部分,是记录会议的内容。它是会议记录的主要部分。主要有:主持人的发言、会议的报告或传达、与会者讨论发言、会议的决议等。内容的记录,有摘要和详细两种。一是摘要记录。一般会议只要求有重点地、扼要地记录与会者的讲话和发言,以及决议,不必“有闻必录”。所谓重点、要点,是指发言人的基本观点和主要事实、结论。对一般性的例行会议,只要概括地记录讨论内容和决议的要点,不必记录详细过程。二是详细记录。对特别重要的会议或者特别重要的发言,要作详细记录。详细记录要求尽可能记下每个人发言的原话,不管重要与否,最好还能记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应。如果发言者是照稿子念的,可以把稿子收作附件,并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。4 W" ]& a2 I$ ^1 B# x$ l  k

+ X$ Q4 o; l8 e# |: B% O3 W* _$ R3 L会议记录应该突出的重点有:
4 V9 e5 ~" _3 B7 D' R% `3 u3 G4 Z3 J+ o( Y
(1) 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;* y8 \: T' a9 s4 W5 `0 H: ]4 n

! q& {1 h' ~# L. E9 S& g! Z" A(2) 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;
! G5 d" @- S0 I8 y5 I' f+ ^$ }' F5 \2 I5 ^. v4 t" i0 L
(3) 权威人士或代表人物的言论;
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$ g  u. v, C5 u) n六、作好会议记录要注意以下几个问题:) t$ E( H" ^& c9 T! H1 Y  y
4 o7 L4 j& C4 i$ ~
1、准确写明会议名称(要写全称)、开会时间、地点、会议性质、会议主持人、出席会议的应到和实到人数.记录者姓名。. s  y# v4 x* A/ |7 R$ `# t
% n: W) o& }4 i4 W, @7 y
2、忠实记录会议上的发言和有关动态。作详细记录时要精力集中,一字一句也不放过。可采用速记,也可使用录音,会后根据录音整理成文;作简要记录时,要对发言内容作出迅速反映,从整体上加以把握,抓住要点且记录完整。: p/ I+ }0 x- r4 \' L  c: o0 t

3 I) ?, {2 V: H; t9 S1 l3、会议结束后,要全面检查记录,改正错别漏字。对会上没有弄清或发言人没有表达清楚的地方,要及时找有关人员核对。) c& @0 R. N; u0 s3 ~0 E2 k( ^# W
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4、掌握作会议记录的技巧。概括说即掌握四个要领:快(记得快)、要(择要而记)、省(正确使用省略法)、代(用简便的写法代替复杂的写法)。文/樊光湘# P! d7 Z% Z+ l
 

精彩评论27

正序浏览
wyx303 发表于 2012-2-15 17:37:53 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
经常写会议记录,只有实践,没有反思过,没有理论指导,这篇学习了,受益匪浅。
 
呱呱密友 发表于 2012-4-8 15:15:54 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
常与会议记录打交道,但如何完整而准确的记录,却让人头疼,希望看后有所启发!
 
cap306 发表于 2012-5-6 20:29:01 | 显示全部楼层
 
专业写文章
很实用,谢谢楼主。以后多请教
 
bbbbyby 发表于 2012-9-26 13:27:34 | 显示全部楼层
 
原来还有这么多要求,学习中
 
讨厌的橙子 发表于 2013-7-30 13:22:19 | 显示全部楼层
 
经常写,但总觉得不满意。
 
站在风中 发表于 2014-9-18 17:43:19 | 显示全部楼层
 
(一)文种释义。会议记录是指在会议进行过程中,记录人员把会议的基本情况如实记录下来的文字材料。会议记录记载了会议的全过程,反映了会议的全貌,是关于会议情况、会议内容的最原始的材料。它可以被立卷、归档,作为研究资料保存起来,以备查考;也可以作为第一手材料为领导部门制定政策、措施提供参考依据。 ! l; `4 N# f# K4 ^; a3 W+ B     (二)基本结构。会议记录的内容结构一般由标题、会议组织情况和会议内容和署名四部分组成。   \+ t; j7 }: N/ p( h     1、标题。由召开会议的机关或单位名称、会议名称和文种三个要素构成,例如《××市企业改革和发展工作会议记录》。5 g6 c1 ]5 H0 l' V2 G! Z1 W      2、会议组织情况。这部分要求写明下列内容:①会议名称。②会议时间。具体写明××年×月×日×时。③会议地点。④出席人员。一般而言,在出席人员不多的情况下应一一写出每个人的职务、姓名;如果出席人员较多,则只需写出人数。⑤列席人员。记录方法与出席人员相同。⑥缺席人员。写明缺席人姓名、职务、缺席原因。如果是大型会议,缺席人较多,则只需写缺席人数。⑦主持人。写明主持人的姓名和职务。⑧记录人。写明记录人的姓名和职务。      以上八项应各自单独成段。) L7 |- ^! d. V$ y      3、会议内容。这是会议记录的主体部分,主要包括:①会议议题。②会议发言。一般按发言的先后顺序记录,要求依次写明发言人的姓名及发言内容。③会议决议。有的会议形成决议,有的则没有。形成决议时要在会议内容下面另起段落,逐条写出决议内容。假如通过表决,还应记录表决情况,即有多少赞成票,多少反对票,多少弃权票。  会议结束,记录完毕应另提一行空两格写上“散会”二字。7 v4 n) r0 B# y& U 6 X2 O4 O6 x) F/ F6 ^     4、署名。在全文结尾的右下方,由主持人和记录人分别签名,并注明会议散会时间。" _+ ^( e% ?6 o; k. \4 l1 j      (三)写作要领2 C, @8 W. T$ d6 A      1、要写得清楚、正确。指会议记录内容一定要忠实原意,如实记录会议的基本情况、会议进程、发言人的发言以及议项等,不能违背发言人的意图,甚至曲解其观点。否则,将会给工作造成损失。; f& R! I. q+ q" ]; U/ l; j: z, I( O. @ : p4 ^1 ?8 l; g, e' C1 L7 I 本文隐藏的内容  2、注意力要集中、责任心要强。作会议记录时,一定要聚精会神,一丝不苟;要有高度的政治责任感和强烈的事业心,抓住发言要点,扼要地记录下来。      3、条理清晰,详细分明。会议记录虽然要忠实原意,但并非有言必录,而要在真实、准确的前提下抓住重点,如会议主持者与主要领导人发言的中心思想,决议结果等。与主题关系不大的话可以概括记录,或甚至不记。4 p' `' x4 L- E$ c" U; l      4、要讲求技巧,提高效率。要做到这一点,需在记录过程中使用简称、缩写及简化符号,其中速记起着非常重要的作用,对于较长的专用名词,可以使用通用的或约定俗成的简称,如中国共产党第十五届中央委员会第六次全体会议可简称为“中共十五届六中全会”;对于常用词语,可记其中主要词素,如“整顿党风”可写为“老秘网整党”;对生僻字词或一时想不起的字词,可用汉语拼音字母标注,会后补上;对于一些成语、俗语等,可省略一部分,如“路遥知马力……”(日久见人心)等;对于发言人使用引语时,可只用引语的首句和末句,中间用省略号,但需标明引语的出处、版次、卷次、页数等,会后及时查对补上。对于数字的书写,可用阿拉伯数字,既醒目又方便。对于某些专业或特殊词语,可用外语符号记录,如“办公自动化”可写成“OA”,“世界贸易组织”可写为“WTO”,“亚太经合组织”可写为“APEC”等。
 
赤坎秘书 发表于 2015-9-21 15:36:55 | 显示全部楼层
 
经常做会议记录,但感觉规范性不够,学习了。
 
王福贵 发表于 2015-9-23 09:36:18 | 显示全部楼层
 
谢谢楼主分享。楼主好人一生平安
 
延槊 发表于 2015-11-6 10:29:51 | 显示全部楼层
 
) 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见
 
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