第三课公文的格式
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公文有一定的格式,这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。统一和规范公文格式,是为了准确、有效地拟制、收集、传递和存贮公文信息,提高公文处理的效率,以适应现代化管理工作的需要。
_8 q# z; T H8 }. d a( L公文的格式一般包括公文的书面格式和公文的排版形式与印装要求两个方面。
$ \7 u9 K+ ?! g9 O1 O5 H$ H& L' w# M一、公文的书面格式
9 Z4 ], d, k1 B0 E) |1 y0 ^" T公文的书面格式是指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。一篇完整的公文是由一些规定的数据项目构成的,这些数据项目就是公文的构成要素,或称公文的组成部分。这些构成要素或组成部分不是随意确定的,它是由党和国家有关部门颁布的法规性文件所规定的。任何机关单位在拟制公文时都必须按照这些规定执行。
, N" i% S, T% Y! D《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)第十条规定:"公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。"2 d w# J9 f/ j! ]6 v
《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)第八条规定:"党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。"5 R" x& U) n# H, w S6 k6 \5 x
上述公文格式的组成要素,《办法》列举了16项,《条例》列举了17项。1988年9月5日,国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》规定了公文格式的数据项目为17项。其中第一项"公文管理标识"包含了五项内容,实际上是21项将《办法》列举的16项和《条例》列举的17项的内容都包括进去了。( L6 z0 t; U ^- s7 P4 s
在以上所述的公文结构诸要素中,《国家机关公文格式》又将其分为指定项目和选择项目两类。# q* t. n0 x" F! c3 g# Z
指定项目是用于规定必须填写的数据项目。它由公文管理标记(包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记)、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等项组成。# @+ j6 Z6 K8 j8 `& b
选择项目是用于规定供选择填写的数据项目,可根据文种的需要选择填写。它由签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等项组成。3 e0 O! T: r+ c3 W8 V& ~
现将公文格式的各个组成要素按公文的文头、行文、文尾三个部分的书面格式顺序分述如下。
7 M9 K% @3 `& X7 S+ e: b(一)文头部分7 K# y: X* A8 v
公文的文头部分包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。
) }% ^2 O9 r- {8 Y: w! b$ n1、公文格式代码。公文格式代码又称文件检索代码,是指代表文件格式类型的标记符号。由9位阿拉伯数字码组成。标识于文件首页发文机关版头左上角。按一定的原则将机关发布的文件逐一编制代码,是使每一份文件都有唯一的标识,以便于计算机识别和处理。5 S; e' n9 W& J) s4 |+ {
由于文件检索代码的国家标准尚未正式公布,所以,包括中央在内的诸多文件目前尚未标注检索代码。
E* I( K; S6 _* B2 v- j7 b9 d( P2、印制顺序号。印制顺序号又称公文份号,是指依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。它的作用主要是针对秘密文件,有了印制顺序号,在登记、分送和清退时均可对号核点,以便于查明责任,加强公文管理。2 V0 E2 a: c( \. f, G
印制顺序号一般用6位阿拉伯数字标识在文件首页发文机关版头左上角文件检索代码下方位置,前面冠以"NO:"符号。数字不足规定数时,前面用"0"(零)补齐。
( m& }2 {1 F+ c2 C8 Q4 H# X" G+ P3、秘密等级。秘密等级简称密级,是指公文秘密程度的等级,分绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容涉及党和国家秘密的程度来划定。2 W. N% e$ P& l& C
1988年9月颁布的《中华人民共和国保守国家秘密法》第九条规定:国家秘密的密级分为"绝密"、"机密"、"秘密"三级。
# Z+ V8 c# m4 k$ n"'绝密',是最重要的国家机密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害;'机密'是重要的国家机密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害;'秘密'是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害。"2 O: @. N$ [% f9 ?
在文件上正确地标定密级,保障秘密的安全,对于维护国家的安全和利益,具有重要的政治意义,必须严肃、认真、准确、不能随意提高或降低密级。
+ t$ t: U' `: \6 ]文件密级的标注位置在文件首页公文版头左上角,公文份号下方,并在文件封皮上加盖戳记注明。# j; ]& u7 J0 \
4、紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理的时间和要求。又称缓急时限或处理时限。紧急文件应根据紧急的程度分明标明"特急"、"加急"、或"急件";紧急电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。+ A; _/ y' O6 b0 N
文件标明紧急程度,是为了特别引起文书处理部门和承办人的注意,以保证文件的时间效,确保一些紧急问题能得到紧急处理。( X4 A* d) l+ B* g( V, B
确定与标明文件的紧急程度,是一项严肃的工作,一定要根据文件内容的时间要求而定,该急则急,该缓则缓。不要随意将公文的紧急程度升格,防止滥标急件。如果把平件也标成急件,形成急件太多,就会造成急件不急,以致影响了真正急件的处理。紧急文件标明何种等级,应由公文签发人确定。: y% @. N# o6 }- d1 b4 [" ?
标明紧急程度的位置在文件首页文头上左上角。需要与密级同时使用的,紧急程度置于密级之下,上下对齐。紧急程度应在信封上加盖戳记注明。
$ g, M* Y3 S2 o& }* o限时送达的文件须在文件封筒上注明"务于某日某时送到"或"限某日某时送达"。此外,有的急件是在标题的文种前面标明的。例如,1993年3月19日《中共中央办公厅、国力院办公厅关于切实减轻农民负担的紧急通知》(中办发电[1933]7号),还有"紧急请示"、"紧急报告"、"特急电"等。4 k7 i- i1 }7 |/ O- w
5、收文处理标记。收文处理标记包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号等项目。在收文处理标记中标明档号,即全宗号、目录号、案卷号是很重要的,它方便文件归档以后的查阅与保管,特别是适应了部分档案文件不予装订的具体情况,标明档号则有助于防止文件的散失。9 i9 m) K( ^# `/ R5 K
收文处理标记的位置在文件首页发文机关版头右上方空白处,由收文机关加盖收文处理章标识。
, }- }8 d4 N7 k- @6、文件版头。文件简称"文头"。文头是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定版式的发文机关标识。
% w* J) B+ t" W* B" c文件版头由发文机关或规范化简称加"文件"二字组成。如《中共中央文件》、《国务院文件》、《中央××省委文件》、《××省人民政府文件》等。
* b5 t+ d3 G& q0 F* B1 e+ X) l文件版头大字居中套红印在文件首页上端,约占图文区的三分之一或五分之二。字体一般选用长宋体,给人以庄重、美观、大方之感。版头下面有一间隔横线,作为文头区域和行文区域的分界线。党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。间隔线与版头一样套红印制,表现出公文的严肃性与权威性。使用这种套红文头的文件,通常称之为"红头文件"。( S8 _# U( o7 E! W5 d
《中国共产党机关公文处理条例》规定,党的机关的公文版头格式通常有四种: T$ S$ J3 T% i# Y1 v
①《中共×××文件》用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策、作出重要工作部署,转发上级机关的文件,批转下级机关的重要报告、请示。
4 c1 P. f! P+ v% g, N②《中国共产党××委员会(××)》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示,向上级机关报告、请示工作。
y2 T( P/ v/ G2 r! W③《中共××办公厅(室)文件》、《中共××办公厅(室)(××)》用于各级党委办公厅(室)根据授权,传达党委的指示,答复下级党委的请示,转发上级机关的文件、批转下级机关的报告、请示,以布有关事项,向上级机关报告、请示工作。
, ?3 r: C+ b/ L2 h3 r" \④《中共××部文件》、《中共××部(××)》用于除办公厅(室)以外的党委各部门发布本部门职权范围的事项,向上级机关报告、请示工作。
1 F0 S1 {1 r6 d/ C联合行文,版头可以用主办机关名称,也可以并用联署机关名称。例如,党中央和国务院联合行文,用《中共中央文件》版头。国务院、中央军委联合行文,用《国务院、中央军委文件》版头。联合行文的同级别机关,一般按党、政、军、群的顺序排列。例如,××省《关于党政群机关工作人员参加成人高等教育有关问题的通知》(×组发[1990]15号)就是用《中共××省委组织部、××省教育委员会、××省人事厅、××省财政厅文件》的版头发布的。
- w$ L/ E6 ~' O& Q" @ o& f2 o在民族区域自治地区,发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字两种文字印刷,将自治民族的文字排队在上面或前面。
( Z+ `8 m2 `" Q7 n: D/ G) t- U0 E7、发文字号。发文字号是指由发文机关编排的文件代号。发文字号由发文机关代字、发文年度(两边加括号)和发文顺序号组成。6 _) p9 j. A9 I( l1 j
例如:"中发[1993]5号",代表中共中央1993年第5号发文;"国发[1993]10号",代表国务院1993年第10号发文;"国办发[1993]12号"代表国务院办公厅1993年第12号发文;"×政办发[1993]15号"则代表××省人民政府办公厅1993年第15号发文。
1 s" d' o) `& n% I4 u4 C+ A发文字号的作用:一是统计发文的数量,便于文件的管理;二是在查找和引用文件时可作为文件的代号使用。
3 J5 n8 ?3 y2 S编排发文字号要力求准确、稳固、系统。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精练、最集中的概括。如上例中的"中",代表中共中央;"国",代表国务院;"国办",代表国务院办公厅;"×政办",则代表××省人民政府办公厅1993年第15号发文。
/ V- W, B; k0 W发文字号的作用:一是统计发文的数量,便于文件的管理;二是在查找和引用文件时可作为文件的代号使用。! m( Q; w r# C0 D9 q
编排发文字号要力求准确、稳固、系统。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精炼、最集中的概括。如上例中的"中",代表中共中央;"国",代表国务院;"国办",代表国务院办公厅;"×政办",则代表××省人民政府办公厅。发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅(室)统一编排,从机关和单位名称中选取最有代表性的字,并注意名称相近的单位机关代字不能重复和雷同。例如,某省的"计划委员会"、"计划生育委员会"、"计量局",如果都用"计"字作代字,引用发文字号时,就分不清是哪个单位的文件了。机关代字一经确定,就不能轻易改变,同一机关的机关代字若前后不同,将会结公文的制发和处理工作造成混乱;发文年号要写全,用方括号括入,不要将[1993]写成[93],也不要将发文年度置于机关代字之前;机关代字如用"×发",发文顺序号之前不必加"第"字,机关代字如用"×字",序号前须加"第"字,写成"××字[199×]第×号"。7 n* _4 u# k1 H7 }: I, b0 s
几个机关联合发文,只标明主办机关发文字号。如1987年1月1日,国家语言文字工作委员会、国家出版局等七个单位联合发布的《关于出版物上数字用法的试行规定》,发文字号就用的是国家语言文字工作委员会的"国语字[1987]第1号",其他六个单位的发文字号都没有必要写上去。党政机关的联合发文,只标注党的机关的发文字号。所以说,联合发文只需一文一号,一文多号反而会引起混乱,也不便于引用。3 e- c0 S* G9 R( {0 h
发文字号的书写位置,一般说来,有版头的文件,应标注在文件版头之下,间隔横线之上,居中排列;用信笺头的文件,则置于信笺头横线之下,公文标题之上,右侧排列;"命令(令)"则在公文标题下面当中,写"第×号"。% S" H0 C' n/ Q6 z1 v4 L V! N
8、签发人姓名。在文件中标注签发人姓名,是表示文件生效并对该文件内容郑重负责的一个标志,一般供上行文选用。/ T7 i8 v$ a7 M( S
《办法》第十条规定:"上报的公文,应当在首页注明签发人姓名。"《条例》第八条也规定:"上报公文应当在发文字号右侧标注'签发人','签发人'后面标注签发人姓名"。
- ]! l% w, g& Q3 Z" c' V! y(二)行文部门
7 _1 h6 }3 y; F9 [ \3 [- U公文的行文部分包括标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项。
# U# ^* O( }# ^1、公文标题。公文标题应当准确简要地概括文件的主要内容,一般应标明发文机关和公文种类也就是说,一个完整的公文标题应当由三个部分组成:发文机关名称+公文主题(事由)+文种名称。例如,《国务院关于进一步加强证券市场宏观管理的通知》,其中"国务院"是发文机关,"通知"是文种,"进一步加强证券市场宏观管理"是公文主题。这样的公文标题起提示作用,使人一看就明白这份公文是什么机关发来的,说的是什么问题,什么种类的公文。既便于阅读、处理,也便于归档和查找。5 @6 ^8 |0 ^5 T/ ~9 o1 a+ I
公文标题的三个组成部分,一般都要求写完全,但也有部分省略的情况,例如:
7 W& h; b; z D' J6 ]: l% E0 q+ R①省略发文机关名称的。这又可以分为两种情况。一种是一些法规类公文,如,《出版物汉字使用管理规定》、《企业财务通则》,其中"出版物汉字使用管理"和"企业财务"是由,"规定"、"通则"是文种。但这些法规类公文在正式公布时,仍要使用完整的公文标题,如,《国家新闻出版署、国家语言文字工作委员会关于发布〈出版物汉字使用管理规定〉的通知》;另一种是机关内部使用的公文,在落款处已明确写上发文机关的,在标题中可省去发文机关名称。# E. V1 ~8 u( o6 J* Z' y
②省略事由的。有些文件内容单一,正文部分文字较少,使人一目了然。在这种情况下,标题中的"事由"部分可以省略,以求庄重简练。例如:
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中华人民共和国财政命令3 O% C! O" e* K5 a$ ]* n0 W1 ~( M
第4号
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《企业财务通则》已于1992年11月16日经国务院批准,现予发布,自1993年7月1日起施行。/ V' x9 o* f+ e7 J0 \$ P2 d8 j
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部长 刘仲藜
- c D1 m( _* \' F) r8 h, n& r/ c+ l1992年12月30日
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8 X/ E# E# t6 o3 f3 X( D" ~2 \. S以上这份命令的标题如果写成"中华人民共和国财政部关于发布《企业财务通则》的命令",与正文字数相比,就显得繁复冗长了。这类标题还有,如《中华人民共和国主席令》、《中华人民共和国全国人民代表大会公告》、《国务院》等。3 {- O. R3 L5 k; x! M
③机关名称和事由同时省略的。多见于公布性的公文,如机关的通知、通告、启事、法院的布告等,仅仅以文种作为标题,这是为了张贴时醒目,使人从远处就可以看到,有利于扩大传播范围。
4 Q5 y. z) }! b6 ^# I必须指出的是,有些机关的发文,以为使用了正式文件的版头,机关名称已在文件版头中印出,就在标题中将发文机关省略了。其实,这种省略是不应该的,如果所有的"红头文件"的公文标题都可以省略发文机关名称,那么公文标题的完整性又怎么能够体现?这种省略还给引用公文带来困难,也不便于文件的登记和管理。0 j( I ? w& h
因此,公文标题的部分省略是有条件限制的,而且在任何情况下,文种是不能省略的,文件省略了,就不符合文件格式规范了。但是,也有一些单位发文,不管什么情况,都笼统地使用"报告、请示、决定、批复、通知"等文件名称来作公文标题,把发文机关和事由都给省略了。这就给公文的收发登记、查找造成困难,也给阅读和处理带来许多不便。这种不符合文件格式规定的作法,是应当引起注意的。7 C# W% A: F2 K1 f' N0 o
此外,一些转发、批转类的文件标题也要注意准确、概括和简要,避免出现"关于的关于"、"通知的通知"等累赘写法。: v% h) p+ l+ T6 I+ i- R
2、题注。题注是指对文件标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等。例如:2 L6 s9 U8 ^$ x0 a- R
《中华人民共和国专利法》的题注是:"(1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过,根据1992年9月4日第七届全国人民代表大会常务委员会第二十七次会议《关于修改〈中华人民共和国专利法〉的决定》修正)。"《中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定》的题注是:"(中国共产党等十三届中央委员会第八次全体会议1991年11月19日通过)。"$ @8 N1 e" h A" w* @0 h6 `* t
题注位于公文标题之下,一行或多行居中书写,外用圆括号括入。需要说明的是,一个文件若采用题注这一形式,就不再用主送机关、发文机关签署、成文日期等项目。7 y, u' Y9 J( r
3、主送机关。主送机关是指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以输或答复的对方机关。一般说来,哪个机关负有收受、办理公文的责任,哪个机关就是主送机关。主送机关又称主送单位或行文对象。) Q; u9 c$ U! z0 p. e& S
主送机关一定要选准,这是公文发出去以后能否得到及时处理的一个关键问题。因为任何一个机关的发文,都是为了公务活动的需要,公文中的事项或问题都要靠对方机关来办理或答复,这是公文的现实效用性所决定的。如果将主送机关的名称搞错了,该送的没有送,或者将不该送的也送了,就会造成责任不明、意见不一,或相互推诿,无人过问,以致贻误工作。
9 p& x, ^$ X* v% e主送机关的位置应在正文之上,公文标题左下方,无论一行或多行,体现发文机关的意图是公文的核心。
. i& [0 L% z1 H2 j1 ^/ J4、正文。正文是文件的主体部分,用来表达公文的具体内容,体现发文机关的意图是公文的核心。% d7 w/ E1 y* T* Y
公文正文的拟写是公文制发者立场、观点、思想方法的具体体现,除了熟悉业务、懂政策和有一定的马列主义水平外,熟悉并掌握语言文字基础和公文写作的技能,也是写好正文所必须具备的重要条件。
. @" L9 e @! n( G正文的结构一般分为导语、正文主体与结束语三个部分。
& R, i/ L# D9 a导语部分一般有依据式、目的式、原因式三种写法,以表明制发这份文件的依据、目的或原因。
8 B4 `) x3 x: B6 x# U4 c0 E①依据式。即简要地说明发文的依据。通常用"根据"或"遵照"等介词和宾语组成介词结构开头。
! a$ Y1 T' \ b5 y& P, m' r②目的式。即开宗明义说明发文的目的。通常使用"为"、"为了"等介词与它的宾语组成介词结构开头。
1 s. N/ L; H3 h% A* n/ d③原因式。即简要说明发文的原因。通常用简洁的语言,以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头。
9 L. V4 [( X* `# w0 L; Q正文的主体是公文的最主要部分,也是写好公文的关键和难点所在。由于文种的不同,引文目的不同,其写作的具体要求也不同。对各个不同文种的写作特点和要求将在后面有关章节详叙。这里只就其一般要求概括几点:' ], p- @/ ~2 D: ~6 l
①内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定,符合国家的法律、法规,提出新的政策规定要注意保持连续性,提法要同已公布的文件相衔接;
8 ?& T l, d+ O, {# a. v: k- @, j5 ^& c②所反映的情况、问题、数据等必须真实可靠,提出的措施和办法,要切合工作实际,切实可行;
: F5 ]* S7 H; c0 m③内容涉及的有关部门经过协调会商,取得一致意见;
! G2 E. V- o5 i5 y④在文字表达上概念准确,观点鲜明,条理清楚,层次分明,篇幅简短,实事求是,合乎语法规范,正确使用标点符号。+ v: D# [' g! K* x
结束语就是正文的结尾。结束语部分要意尽言止,自然终结。由于公文的文种不同,行文目的不同,以及行文关系等因素,结束语应有不同的写法。一篇公文,如果内容正确,表达也清楚,但结束语使用不得体,也达不到行文的效果。如上行文的结束语一般用"以上意见当否,请批示"、"妥否,请批复"、"以上意见如无不妥,请批转各地区、各部门执行"或"以上报告,请审阅"等;平行文的结束语一般用"专此函达"、"敬希函复"、"特此函告"等。下行文的结束语一般为"此令"、"此复"、"希遵照办理"、"希贯彻执行"等语。也有一些公文不使用上述习惯的结束语,如一些下行公文以及法规类公文,往往是顺理成章,意尽言止;或分条列项,自然终结。有的则提出希望或号召结束全文。
" O5 X9 D, B) ?) Y& F7 P( @一般地说,在主送机关之下,落款之前的部分都是正文。但是当加通告转发、印发上级文件,下级报告及会议纪要,领导同志讲话时,就形成了转发性文件和被转文件。这种转发性文件和被转发性在形式上是正件和附件的关系,实质上它们都是正件。因主要政策规定都是在被转发、印发的文件之中。所以被转发、印发的文件同转发性文件(包括批转性文件)一样仍属正文,而不能看是附件。& U# k, J0 z* m8 |% k
5、无正文说明。无正文说明是指由于篇幅所限,使公文生效标识(即落款)与正文不能同处在一个页面上而出现分离状况时,为维护公文的完整性而作的说明。( j7 E6 N; e8 B) }
必须指出,文件在排印时,应尽量避免出现"(此页无正文)"的情况,需要在文件的页面上标注"(此页无正文)",必须掌握以下两点:
1 z; j6 [- L8 b+ U+ \( r, s①只限于文件的正文与文件的生效标识(发文机关落款、印章与成文日期)不能同处在一个页面上而出现正文与生效标识分离状况时;
* p5 d+ o3 J Y②"(此页无正文)"的标注位置应在发文机关落款的左上方第一行顶格书写。1 H; n& O/ K! B3 z t$ {
但是,也有一些机关单位的发文,其正文与生效标识已处在同一个页面上,只是后面还有空白页面,于是就在发文机关落款后面的空白页注明"(此页无正文)"。这种标注毫无意义,可以说是多此一"注",应当引起注意。
7 p% T* ^4 |: z9 U4 E* z+ U6、附件说明。附件说明是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数的。附件是相对公文正件而言的。在内容上,附件是附属于公文正文的,它对正文中的有关部问题起补充说明或参考作用;在形式上,附件是公文的一个组成部分而不可随意分开,有附件的公文,附件就同正件一起组成一份完整的公文。附件说明则有助于附件的查阅与保护。
# e( v4 Y: |- W有的公文之所以要有附件,一是由于拟写文件要求篇幅简短,在公文的正文部分不可能将附件的内容都写进去,不然就造成正文堆砌材料,使篇幅显得冗长累赘;二是将必要的补充说明及参考材料附在正文之后,有利于强调有些文件材料的重要性,并有利于正文突出重点,以增强文件的表达效果。- M! z) m) } a
公文附件的形式一般有图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。- f( M0 p% H Q4 P" H! {3 v5 x9 _
例如,1993年2月20日《国务院关于加强农业生产资料价格管理以及对主要品种实行最高限价的通知》(国发[1993]13号),其附件为:《国家定价的计划外化肥全国最高出厂限价表》;1993年1月3日《国务院三峡工程建设委员会会组成人员名单》;1992年12月28日第七届全国人大党委会第二十九次会议通过的《中华人民共和国测绘法》,其附件为:《刑法有关条款(第一百七十五条)》。又如《××省人民政府关于公布文件清理结果的通知》有两个附件,一是《失效或废止的文件目录》,二是《需要修改的文件目录》。. d& K! q6 q* k. S
附件说明位于正文或无正文说明的左下方,公文生效标识之上,注明所附文件材料名称及件数。然后,在发文机关落款和成文日期之后或另起一页附上所列附件的材料。# F4 W8 n7 o# k. e( m# U
7、发文机关署名。发文机关署名又称落款,是指在正文或附件说明之后署上制发该份文件的机关名称,亦即方法法定的作者。5 x3 e* B' m* n6 E% H+ h! m i
文件法定的作者通常是机关、组织或机关的某一部门或单位,有时还以两个以上的机关联合行文,有时还以机关领导人的名义行文。使用什么名义行文,取决于文件内容和作者的职权范围。如重要的方针政策性、全面性的文件,应以机关的名义行文;而一般业务问题,则应以机关有关业务部门的名义行文。
6 _9 G+ A' _6 @; s" j( j4 V发文机关的书写要注意以下几点:/ N# x, \+ q: \( H' C# u. R
①发文机关的名称必须用全称或规范化简称,不能滥用简称,以保持公文的严肃性。
- G, d# u1 }- ]! V+ `/ V- M' x②联合发文的机关名称都要写上,一般以主办单位为先,然后依次排列。如遇联合行文的机关名称的字数有多有少时,要拉开距离,名称的排列以整齐划一为美,不要参差不齐。还要注意按各联合行文机关印章的大小留出空行。以领导人的名义发文,应在领导人的姓名之前冠以职务名称。. K3 Q8 s5 X5 H* f1 y6 f3 ~
③发文机关名称的位置应在正文、无正文说明或附件说明之后,右下方另行书写,同正文之间应有一定间隙,以便用印。
; Y6 U+ G, c" Q8、成文日期。成文日期是指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考重要依据之一。
5 y* [ P8 G3 {' s* M成文日期年月日要写齐全,不得有任何省略。如不得将1993年9月5日写成"93年9月5日"。因为成文日期直接关系到公文的时效和日后对文件档案的查考问题。5 [' l" ^+ y3 p4 K2 y7 h' k i
公文的成文日期一有以下几种情况:
U3 I0 L, L- y$ J3 ~1 ^: [4 S①在一般情况下,以领导人签发日期为准。即机关领导人在定稿上的签发日期,或在"公文拟制单"上批示签名的具体日期;0 p7 W) y9 q; @0 s& n- W* @
②经会议讨论通过的公文,以会议通过的日期为准,并加括号写在公文标题的正下方。如在《第五届全国人民代表大会第五次会议关于中华人民共和国国歌的决议》的标题正下方加括号注明"(1982年12月4日通过)"字样;在《第七届全国人民代表大会第一次会议关于设立海南省的决定》标题下注明"(1998年4月13日通过)"字样。
8 `% B# y. h/ d" M( g$ W* I③法规性文件以批准日期为准。法规性文件的发布日期与施实日期不一致时,应同时注明施行日期。如《中华人民共和国国家货币出入境管理办法》是国务院于1993年1月20日发布的,自1993年3月1日起施行。又如《信访条例》是国务院1995年10月28日发布的,同时注明自1996年1月1日起施行。有的法规性公文,如规定、办法等,如果是经过修订的,要分别标明发布时间、修订时间和施行时间。如《国家行政机关公文处理办法》注明:"(1987年2月18日发布,1993年11月21日修订)"还在最后一条说明"本办法自1994年1月1日起施行"。8 Q9 q- |- b- B& ]. Y- `: `
④两个以上机关的联合发文,以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。
4 { W; s- H( ^, S2 a2 q- x⑤一般的日常事务性公文,如涉及具体事项的通知、通告、简函等的成文日期以它们的印发日期为准。
/ r5 H O! q; x7 {! X. [$ S* n4 n公文的成文日期标注在发文机关署名下方的,不论其文字多少,都要注意两者的左右距离相称。2 J# A* H. G8 K( T; B
9、机关印章与领导人签署。机关印章是文件制发机关对文件生效负责的凭证。机关印章是由上级机关颁发的,表示授予它以法定的职权。国务院规定了国家机关印章的形状、尺寸、式样、字体和制发办法,并且规定凡伪造印章或使用伪造印章者,依法予以惩处等。
1 g8 v D+ p! e8 |! x" r凡新成立的机关和更改名称的机关,在启用印章时,要事先向有关机关发出通知,并附上印模的式样,使需要同它联系工作的有关机关了解。# e& z9 a) H) |7 w% ]: X
公文除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外,应当加盖印章。联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。& M2 b( y1 l; z
公文用印的位置在成文日期的上侧,要求上不压正文,下要骑年盖月,一般视印章大小压成文日期4-7个字。盖印不能歪歪斜斜,模糊不清。在文件上端正、清晰地盖好机关印章,可以体现公文的严肃性与可靠性,也可以看出文书工作人员认真、严谨的工作作风。9 r0 X4 h) J, z* a+ L
要注意文件加盖的机关印章应与文件版头、公文标题和落款中的机关名称相一致。若最后一页只有一两行正文或注"(此页无正文)"时,落款、成文日期和印章应位于页面上方的三分之一处。& E: C5 F w' p! l+ y2 `+ y6 G P
有些领导机关按照特定的格式、有专门的文件版头且大量印制的普发性文件,如"中共中央文件"、"中共××省委文件"等,也可以不加盖机关印章,同样有效。
: ^2 M* k1 f" C. w) b合同、协议书以及联合发文,须经签署合同、协议收的机关单位以及联合发文的有关机关共同加盖印章方能生效。
' S6 Q; b, P$ u4 s# }" C. R领导人签署是指发文机关领导人在文件正本的落款处本人职务名称的后面签字或盖章,以证实文件的效用。例如,国家领导机关发布的命令、布告等,有时除盖公章外,还需由签发文件的领导人在落款处署名签字后对外发出。
0 U8 i' y% R; [& k( x以上(7)(8)(9)项所述的发文机关、成文日期、机关印章与领导人签署统称为"文件生效标识"。- n7 ~" C8 N; n
10、注释或特殊要求说明。注释或特殊要求说明是用以说明公文中在其他区域不便说明的各种事项,如需要加以解释的名词术语,或用于表示公文的阅读(传达)范围、使用方法等。- g" v+ p* o& q6 F+ S3 l- s( w+ {
阅读(传达)范围,是根据文件内容和工作需要所限定的文件发送的范围和规定文件的阅读对象。党和国家的高级领导机关所下发的特别重要的文件,需要在一定时期内限定阅读和传达的对象范围。
' D% Y1 h- C8 q7 t阅读(传达)范围的标注位置在成文日期的左下方,文尾部分主题词之上,用圆括号括入。一些文件阅读(传达)范围仅限于正文前所列主送机关,或在正文中对阅读(传达)范围已有明确规定的,不必再标注阅读(传达)范围。一般的决议、指示、通知、通报等领导性文件和通常的行政、业务问题的非机密性文件,不需要特别规定阅读(传达)。下级机关对上级领导机关的请示或报告,也不能规定阅读范围。2 S. L- f, d5 ^# j4 O5 |
(三)文尾部分" O! }8 S2 ?. _
公文的文尾部分包括主题词、抄送机关、印发说明、页码等项。- K! T4 E+ [7 M. c; ^2 w, L
1、主题词。主题词是指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或名词性词组。公文标注主题词,是为了实现办公自动化的需要,它有利于文件管理的规范化、科学化。1985年以来,中央和地方的党政领导机关逐步推行了各种公文按照统一的规范标注主题词的制度,这标志着我国已进入计算机文件管理的阶段。
5 U4 c8 X! x% _$ [3 d: l3 f9 T现代电子计算技术的发展,为实现办公自动化提供了现实可能。而公文题词的应用,正是将大量文件资料存入计算机,建立文件数据库,实施公文的计算机管理的一项基础性工作。公文标注主题词,它有利于文件和档案的管理,有得提高计算机公文检索的速度和准确性,从而充分发挥各类公文的信息效益,使文件档案更好地为社会主义现代化建设服务。6 ]# y5 _; a+ u; W) A) N) s: }1 B0 d
(1)文件标注主题词的作用是:
5 V W" ^9 g, O* a& `第一,文件标注主题词,可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度,有利于提高整个机关的办事效率。! f2 f' `6 j2 Z1 j
第二,文件标注主题词,有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。
! W. I# y( b+ G+ O' W7 J: m% r第三,文件标注主题词,可以准确简要地概括文件的主要内容。
7 m, U/ @: s O7 R v F(2)文件标注主题词的步骤与方法:; Y$ ]% V( R" U+ g# o% n7 ~* P
第一,文件标注主题词的步骤。一是进行主题分析,即先从文件标题中确定主题,再从小标题或内容中抽出文件标题中没有说明,却是文件重要内容的概念。二是主题标识,在主题分析的基础上,借助主题词表将自然语言转化成规范语言。三是主题词誊录。最后由文件的审核人把关。
" m' ]5 @$ r+ E9 V# h/ Q第二,必须在主题词表中选用主题词,主题词表应由各级办公厅(客)制定,不得随意更改;上报的文件,应按上级机关的公文主题词表使用主题词。如各地市和省政府各部门向省人民政府上报文件时,应严格按省人民政府公文主题词表使用主题词;各省、自治区、直辖市和国务院各部门上报国务院的公文,应严格按国务院公文主题词表使用主题词。 l: \: B9 s9 ?2 u
第三,主题词表中的类别标题不作主题词用。因为类别标题没有进行编码,主题词中没有的,作为主题词使用以后,就无法检索,文件也就调不出来;同时,主题词使用不受类别限制,类别之间只要有关,就可以将有关主题词在同一个文件末尾标出。5 f5 Y9 |% i3 K$ ?
第四,在文件上标注主题词,要直接反映出文件所说明的问题或论述的事物。选定的词必须是最能确切表达主题概念的名词或名词性词组。对表达同一概念的主题词,前后选词要一致,在无适当词表示的情况下,可采取用直接上位主题词或者概念相近的主题词,如上位主题词仍不合用,也不能用词表的词进行组配时,可选择自由词标注。但使用自由词标注只限在未列入词表的人名、年代、机构、地名、文献名以及公文中出现的新主题概念,如新学科、新理论、新技术、新材料等词汇,而不是进行随意的自由标注。; P0 u+ ]6 n+ w8 m" I# h) F& _
第五,主题词标引的顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形成的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》,先标类别词"农业",再标类属词"水土保持",最后标上"通知"。3 S% t9 u6 S! c; i+ U7 W0 \
公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明左下方,文尾横线上端。一份文件的标引应根据其内容和特点,选用二至三个主题词,最多不超过五个。词目之间应有一个字的间距。
! A: L, w9 H' Z; e6 B5 c2、抄送机关。抄送机关是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。也就是说,公文的内容除了主送机关之外,还有哪些机关需要了解或请哪些机关协助办理的,就可以将公文以抄送的形式送达。1 V; p9 }# B. {
确定抄送机关要掌握以下几条原则:
8 Z' y T% z) V% o2 s①抄送要限于同文件内容有关、需要对方知道或协助办理的机关,既不能滥报滥送,也不能漏报漏送。9 @) I- Y# T# z
②向上级机关的请示,不可同时抄送下级机关;向上级机关的报告,一般也不要抄送下级机关。/ b8 D: D* B5 |9 P }" I
③向下级机关的重要行文,可以抄送直接的上级机关;翻印或原文转发上级机关的文件,不要再报上级机关。! ~9 X- Q7 Q- E
④在一般情况下,下级机关不得越级行文请示、报告,也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者,应当抄送被越过的上级机关。
% w! j& c* l) A3 V3 B⑤受双重领导的单位的请示、报告,应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的单位行文,应视文件内容抄送文单位的另一个上级机关。/ L5 g8 Y% w, B! h
抄送机关标注在主题词下方位置,用与图文区等长的横线与主题词隔开。抄送机关名称要用全称或规范化简称。当抄送的机关单位较多时,应依机关的性质、职权、隶属关系依次排列。按照国务院办公厅秘书局1995年4月修订的《国务院文件格式细则》的规定:"抄送机关按照党、政、军、群的顺序排列;人大常委会办公厅、全国政协办公厅、高法院、高检院排在后面,但应另起一行;如抄送各民主党派中央应排在最后,单独另起一行"。要注意同一性质或同一级别的机关之间的停顿用"顿号",不同性质或不同级别的机关之间的停顿用"逗号",以示区别。
7 U1 V) E, t4 i/ Y# i3、印发说明。印发说明又称印制版记,是指文件制发(含翻印)情况的说明记载,包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份数等。
$ A- ?9 q f' c$ i. V印制单位一般是各级机关的办公厅(室),使用全称或规范化简称;制发时间是秘书部门起印文件的时间,要完整写出年月日;印制份数是该份文件所印的数量。
! G# Y' N, |) _& I$ C印发说明位于抄送区域横线之下,左侧行首空一个字标注制发单位名称,右侧注明制发时间,行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线,底线下面右侧标注印刷份数。
* l; E! F; j2 t4 a" c. Q翻印文件的说明同印刷说明大体相同。但翻印秘书文件,须经制发机关批准或者授权,翻印后要向原发文机关备案。上级机关翻印所属下级机关的文件可不受此限。, W: u8 n! [: U8 F6 ]) p
4、页码。页码是指公文每一张页的顺序编号,用阿拉伯数字标注在每页图文区下端。正面为单数,位于右下角;反面为双数,位于左下角。没有图文区的页面不标页码。. r1 _( t# D& a" l9 G6 n
以上是文尾自身结构的四个项目的含义及标位置,每一个项目之间都要用间隔线隔开,不能乱用或不用间隔线。! c- z! A- [2 m/ ~. v5 h
(四)保持公文书面格式的完整性
) c/ s6 _7 `0 P6 ]6 A* C6 s4 @. s4 S必须指出,公文的文头、行文和文尾三个部分构成一份格式完整的公文的整体。也就是说,一份完整的公文,必须是三个部分齐全,缺一不可的。一般说来,公文的文头部分和德文部分的格式比较容易把握,但在一些机关单位的行文中,常常出现文尾残缺或文尾错位的情况,造成公文结构上的不完整,这应当引起注意的。
+ \# V: F/ i3 }文尾残缺是指一份公文没有文尾,有正式文件版头的公文都应该有文尾。因为文尾部分有主题词、抄送机关及印发说明等重要项目,文尾残缺就会给公文处理和查找利用造成困难,同时文面形式不全也有损于公文的严肃性与权威性。
/ \0 x, k% w3 O3 w7 X: J e& w( I文尾错位是指文尾位置安排不当。这都是由于没有正确理解"文尾"的含义造成的。& M4 ~ T. W$ l3 C8 Q
怎样理解"文尾"的特定含义呢?为回答这个问题,得首先从公文整体结构方式谈起。
+ _6 @; d6 m. n2 S& l就公文的整体结构来说,有单式结构和复式结构。所谓单式结构是指一份公文由一个主件单独构成的。而复式结构则有两种情况:一种是主件加附件,另一种是转发件加被转发件。而附件可能有两个以上,被转发件之后还可能有附件,因而称之为复式结构公文。对于单式结构公文来说则不尽然,因而往往出现文尾错位的现象,有的把文尾置于文件之后,附件之前,还有的在主件之后和附件之后各设计一个文尾,使一份完整的公文交错出现两个文尾。对转发件和被转发件也是如此,有的甚至将被转发件原来的文尾原封不动地搬过来,以致有的多层转发的文件出现了两个以上的文尾,把一份完整的公文搞得不伦不类,面目全非。须知,在复式结构公文中,主件和附件、转发件与被转发件共同构成一个彼此有内在联系的整体,"文尾"的含义应是这一整体的末尾,而不是某一部分的末尾。所以,无论是单式结构公文还是复式结构公文,文尾均应置于公文整体结构的最后,这应该成为公文结构规范化的基本要求。' g: T$ c4 ]) \$ S. A, d
+ B% [3 I5 d# f. i% b# E- L二、公文的排版形式与印装要求
7 s/ n* D3 \ W( _公文的排版形式,是指公文数据项目在文件版面上的标印格式,是指公文的外观形式。# Z; `) _8 d8 X/ q) t9 M& j+ o
公文的排版形式包括版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等,通过统一组织,合理安排,才能使一份文件有一个很好的外貌。提高文件的质量,当然关键在于文件的内容。但是好的内容也要有好的形式来体现,一份文件如果内容好,版面安排疏密相宜,错落有致,整洁活泼,严谨大方,则使人感到清新悦目。反之,版面眉目不清,字迹模糊或过于密集,就会使阅者头疼,收文机关也不好便于处理。因此,讲究文件的格式安排是有一定意义的。
# p$ x# s" w' ^+ F) K+ O国家技术监督局于1988年9月发布的《国家机关公文格式》,规定了机关公文通用的纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序,区域划分,排版形式(附图1、2、3)与字体字号的选用等。它适用于我国党政军机关的正式发布的公文,其他公文亦可参照执行。+ ^! y* v" j9 a0 d( I
《国家机关公文格式》是国家标准,是各机关单位拟制机关的法定规范,必须严格遵守。在以上"公文的书面格式"部分已就公文的各个组成要素分别作了介绍,现就其排版形式,即公文的外观形式的有关内容分述于下:
, c' w J% H; _9 S$ o5 h% S; F$ p7 q1、公文用纸的尺寸和规格。目前国内各机关公文用纸一般采用16开型(长260毫米、宽184毫米),有条件的机关和涉外部门,可推荐采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)。为实现文件的现代化管理,并节省复印、缩微等方面的用纸,公文用纸将逐步推行国际标准A4型。布告、公告、通告等公布性的公文用纸幅面尺寸可根据实际情况需要确定。, b3 }, ^. m. I. l1 }. B7 y
2、公文的书写形式。公文中的文字符号一律采用从上至下、自左向右横写横排(少数民族文字除外),正文文字的每行长度与图文区宽度相等。字距、行距的安排不作具体规定,以便于阅读与郑重、大方为原则。各发文机关可根据文种要求掌握选用,尽力作到匀称、整齐。
1 t* N6 f5 l/ V7 ?. _正文中用数字表示多层次结构时,其标识方法如下:
' W/ Q! _* A. q) Z第一级用:一、二、三……; c* D# y8 x( M' J9 U2 ~
第二级用:(一)、(二)、(三)……
" y3 |. {/ `6 g( e' i- g. s4 z7 R第三级用:1、2、3……9 Y& z n6 b L! v+ a7 @
第四级用:(1)、(2)、(3)……0 I' q, K* m) S
3、字体字号的选用。公文中字号的选取用一般按发文机关名称、大标题、标识字符、正文及注释说明等顺序依次从大到小地选用。( e. l& @3 ?9 H" P+ |$ O
发文机关标识推荐使用高×宽22毫米×15毫米黑变体字或初号宋体字。联合行文时,推荐使用小初号宋体字。
7 b' k9 u& q# e$ U m ~/ W9 g1 s( `公文大标题推荐使用二号宋体字,小标题推荐使用三号宋体字。
- G3 \! n5 B6 e3 h- _+ {( A7 x; P秘密等级、缓急时限和各标记字符或其他重点推荐使用三号黑体字;主题词推荐使用三号字体字。
- V9 K+ b( s( H# }$ z一般公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等,采用三号或四号仿宋体字。! S5 m! q( i& _* A
公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字者外,一般用汉字标识。在同一公文中,数字的使用应保持前后一致。8 s2 ]* n: W3 V3 S P0 i
公文中的标点符号,应符合1990年3月国家语言文字工作委员会、中华人民共和国新闻出版署修订发布的《标点符号用法》的规定。+ x) G" P! W5 m; M' d4 u
4、装订要求。公文一律在左侧装订。一般用线装、钉装或胶粘的办法。装订时,文件要折叠整齐,认真编排,注意不可错页漏页,以保持公文的完整。按照国务院办公厅1985年12月修订的《关于向国务院报送文件的若干规定》,凡有附件的公文,"主件和附件要装订在一起,并在正文末属注明各附件的标题;如不能装订在一起的,应在附件的首页上注明主件的文号,与主件同时报送"。 |