第二部分 学校机关常见公文写作
, Z. i" _/ Q0 [; L 一、通知的写作2 F, C' k; Y7 E& s
(一)通知的基本格式- B' v; V# \% C* s
标题
/ | r. o( F& P$ j( ^' y. @( z收文单位 ! C! u% z9 p! z/ B
发文缘由 4 O* m8 b. j, V2 W
通知事项
" L2 Y O a" X; r, C执行要求
: Z( I+ x& E4 m& V结束语 - F7 ^: W- F6 r6 d5 b
发文日期
5 |6 J5 h2 ~* \2 x9 [(二) 通知的一般写法/ L" E' Y' M) X! @' ]
1、通知标题的写作。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。在实际工作中,因文件版头已印明发文机关,故有一些单位省略了发文机关,直接写发文事由和通知。
% V( A n4 s8 S$ Q在一些特殊情况下,为了突出和强调所发通知的某种性质,往往需对标题中的通知加以点注和说明。“××联合通知”、“×××紧急通知”、“××重要通知”、“××补充通知”
9 M0 E* T; h: ` H+ L% _转发通知,事由自拟。转发上级机关文件,如其标题过长,可以自拟题目摘要转发。
3 F; b o* \& T5 n' o在通知标题中,我们经常使用一些修饰事由的定性用语。如“印发”、“转发”、“批转”等。0 b; P& B4 ?- @- o( D
2、通知正文的写作。一般来讲,通知正文的写作内容主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。: Q+ N; F K9 z+ ]) N1 m, ^5 i
拟发缘由。要写明拟发通知的起因或背景,阐述拟发通知的目的或依据。在写作拟发缘由时,一定要言简意赅,简明扼要,点到为止,切忌拖泥带水。. l* n: N$ r% ]' B- j
通知事项。通知事项是通知的主体内容,是通知的核心。通知拟发缘由和通知要求都必须紧紧围绕通知事项来写,为通知事项服务。书写通知事项,要层次分明,条理清晰,用词用语要准确达意。
H5 g" o9 Z4 t0 b0 d& x通知要求。通知要求表明了发文机关对下级执行通知事项的态度,并以此作为通知的结语,结束全文。. [) n5 n% l" Y8 J
以上是通知正文的一般写法,根据通知种类的不同,写法上要有所区别。通知的种类包括:会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知。不再一一叙述。5 |* g4 E, g) J( Z& W' p
二、请示的写作
* U( x5 E2 L& u9 O4 R9 k请示,是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。是下级机关用来向上级机关请求指示,批准事项的上行公文。
1 P( O9 C" b4 S; n; J1 Q9 f+ n(一)请示的分类。根据请示的不同内容与写作意图,可将其分为三类:
6 t/ [6 _, o: ~3 `: k& ]; O: N6 ^1、政策性请示
7 r3 u' N2 t: g; Z这类请示,一般是因政策问题而制发。如:襄樊学院关于建华路校区部分土地转让有关问题的请示
; Y1 Y' l: ^9 ?" o2、核准重大问题的请示( L5 }. C% F9 u! q& L5 f1 ?" m
这类请示多涉及人事、机构等方面的问题。如:关于成立学科建设办公室的请示
( l( X/ c+ h3 D4 w( t. P3、事务性请示! m7 f& `" \% y8 S$ c- Y
这类请示,大多涉及机关日常工作中一些具体事项,如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救补助费用、变更机构名称、新建改建办公设施等。例:关于补助学生工作经费的请示
* d5 P, @- ]+ `0 x0 ?" e(二)请示的基本格式
z0 ~2 {7 j3 }) O标题 ) E8 b5 ]' t! e2 E1 e# _$ A
收文单位
, R5 Y: a1 {' x6 y请示缘由
_3 n. m% \( G% \+ m+ a请示事项
A! B5 {' F" d结束语 0 ~- w3 }0 f) k. N2 x
发文日期 , f% y3 u. H: U4 L5 Q
(三)撰写请示注意的事项7 b2 ]9 G4 @8 ]; e( {* [6 e& m
1、撰写请示的注意事项
5 z2 Q; T" ~: j% ?(1)请示应当一文一事。不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题,以免拖延处理时间,贻误工作。
9 f e; E! f |4 K: k+ q! o7 ]( W(2)下级机关一般不得越级请示。因特殊情况(如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等)必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。+ E. U; k& |8 F
(3)不要搞多头请示。请示只能写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。
8 T* a8 O. M) Y4 R. j1 ~% V! t6 M(4)请示不得抄送下级机关。请示中的意见在末被批准之前并不生效,所请示的事项有时不被批准,如果抄送下级机关,会使下级工作人员思想混乱,不利于工作。
# |, l4 Y. F: Q/ r8 {(5)领导直接交办的事项外,请示不得直接送领导者个人。
' J4 f8 Z2 T- b& ^(6)请示与报告要严格分开,不得混用。报告中不得夹带请示事项。在请示标题中,也不许用两个公文名称。! {" R6 g; s: u8 v0 Z# ?
2、请示写作中的常见病误--请示与报告混用
9 R: W, d; W; y1 _; a(1)把“请示”与报告混用,在标题中出现两个公文文种。
: j- [8 G1 {- i$ ~3 x出现“请示”与“报告”混用的原因,是起草公文的同志没有搞清楚“请示”与“报告”的不同之处:* r S' C1 {# [7 Q9 C" ^/ r$ Q
第一,“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题;而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。
3 B7 s* F6 X, }: j第二,“请示”是事前行文;“报告”是事后或事情进行中行文。
' a% T2 C' C. z6 m" e第三,“请示”要求上级机关给予批复;“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题,并提出解决办法和意见的报告,上级才予批转。
}6 y% {$ r0 z因此,不能把“请示”与“报告”两个文种混用。不能搞约定俗成,习惯成自然。
# L3 B7 d& B& I三、报告的写作5 c& D3 T4 {5 v$ Y, }
报告,是向上级机关汇报工作、反映情况,提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛,频率相当高,它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。% O. A- @7 |' M6 O0 G- S U
(一)报告的分类
( ~% y) N/ ?" s s工作报告。在某项工作进行到一定阶段,或工作已经完成时,下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容,向上级机关汇报时使用。如:关于***试点工作的报告,可以写成:基本情况、主要做法,取得的成效、存在的问题、今后工作意见等几个部分。2 ]5 S3 O+ r6 S" D. a# F- l( l
情况报告。是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况,某一问题,或工作中某些方面的状况。: c* y# n0 V+ N* u
建议报告。是指工作中出现的许多新情况新问题,经过调查研究,提出本机关的处理建议,向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好,有推广参考价值,也可批转所属下级各机关参照执行。0 J6 ~( O! w1 f; |3 L
回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项,作出专门回答时使用。, ^4 L- i" W) M; E( X; k- n" U4 t
报送报告。指下级机关经常向上级机关报送各种材料,包括下级机关主动呈送的,或者上级机关要求报送的。例:
1 y: m+ o3 h9 t9 r7 D襄樊学院关于报送二OO七年度党政工作要点的报告
7 t j. ~2 B8 u7 {9 d(二)报告的基本格式7 w- M0 f! E0 C
标题 3 M( {0 I4 x9 ]( X0 D# c/ J9 ~
收文单位
3 _9 t( T! H1 ~概述情况
: \# z% F) f4 d* P7 Q# T) G4 d. h详述情况 + h- _% P: ^5 N* O! L/ G
结束语 , Z8 {- u8 @; M7 H
发文日期 - m# O& O1 F m& |
(三)报告正文的一般写法+ j! o+ q) j# ]$ L7 b% M
报告的正文一般包括三项内容:概述情况、详述情况和结束语。
; Z0 F" ^# p+ y! l- Y& ~) H概述情况。用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。
: S( M, K5 g9 {5 `: U2 a详述情况。详述情况一般从五个方面入手:工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算(意见或建议)
3 E4 B9 \5 ], z% E1 _结束语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后,另起一行空两格的位置。常用的结束语是:“特此报告”;“以上报告,请审阅”;“以上报告,请指正”“以上报告,如无不当,请予批转”。$ T9 ` u: D7 X1 \. k8 |2 x1 ]
(四)撰写报告的注意事项1 u5 ~; R4 y& g- C9 a, W& o
一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高,以偏概全,也不能只报喜不报忧。
. r: i. w9 g# q3 z v" v$ V4 i二是要突出中心。根据报告主旨选择材料,不要面面俱到,把报告写成流水帐。4 ~8 f* Y) F( w4 }/ N1 l
三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。: u( h9 T2 Y" F. I
四、通报的写作, P- N7 a. K% I A4 d' P+ _
通报是适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的公文。通报可分为表彰性通报、批评性通报、情况通报三类。) |0 x7 a5 l) M$ V1 f
通报是最难写的公文之一。说它难,主要是难在其正文内容和正文语言两个方面。一般的公文,大致包括三个方面的内容,而通报的正文内容,要包括发文事由、主要事实、分析评论、通报决定、希望要求五个方面。从通报的语言表达方面,一般公文的正文,只需要一种或两种语言表达就够了,而通报的语言,却是将公文写作的三种语言(说明、叙述、议论)都用上了:介绍情况时一般要用叙述的语言;分析情况时一般要用议论的语言;表达通报所作出的具体决定,一般要用说明的语言。
6 k9 H# c* W8 F' t8 k% u( `2 T(一)通报的基本格式。
+ J5 S$ \/ f' U, K3 D标题
) r/ Q% F4 u7 t& a收文单位 9 f/ v7 u/ T/ g, w$ i, M
发文缘由 / [: N- B3 u( V1 j0 m
主要事实
8 b8 B( O8 |1 I( D/ ?分析评论 9 l" {& f8 w. g
通报决定 9 {+ @7 ^. g- L4 X: M0 H! |+ i9 P7 P
希望要求
& D# D; h, O9 F* k& `0 o发文日期 3 L0 T# q. {1 j% M, n1 k
五、工作总结的写作
?; N' v& R* x(一)总结的概念及分类。
" D3 I9 r* f b' U/ Z总结是一个单位或个人对前一阶段社会实践活动或某一特定工作、任务的完成情况进行回顾、分析和评价时使用的文体。总结从理论的高度进行回顾,目的是从中发现和归纳规律性的东西,明确经验和不足,以期对今后的工作进行指导。
/ q; e6 U7 R- a1 J" M通过总结,可以把获得的感性认识,经过分析和综合,抽象和概括,上升为理性认识,揭示事物的本质和内在联系,从而掌握规律,获得经验,指导今后的工作少走弯路。事实上,很多规律的东西都是通过总结活动来发现的。正如毛泽东同志指出的:“人类总是不断地总结经验,有所发现,有所发明,有所创造,有所前进”。
4 P: J$ j& s% Q9 }1 I0 l4 H从不同的角度,可将总结划分为不同的类型。按内容分,有工作总结、业务总结、学习总结、生产总结等;按范围分,有单位总结、部门总结、个人总结;按时间分,有年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结等;按性质分,有综合性总结和专题性总结。
+ t( ^) g8 q P x1 O(二)总结的基本结构图示及写法
: l+ x# Q6 B9 q, d0 a- C: I6 y标题
8 p6 ?1 i. Q, A8 i3 s) H3 Y开头(前言部分) ' d5 i6 s( A& `( c1 v
成绩和做法(主体部分) - e; R9 M% m# Z& V
取得的主要经验或教训或存在的不足 % }: u6 ~$ a* Z; X) d. F
结尾:今后工作努力方向或打算或整改措施
* _. u- Q% I. @. O( ]开头部分即前言部分。总结的开头主要用来概述基本情况,作出基本评价。包括工作性质、主要任务、时代背景、指导思想,以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分,要注意简明扼要,开门见山,文字不可过多。
+ }8 S/ S$ y, K6 j/ I; N7 D# j主体部分是总结的主要部分,内容包括成绩和做法、经验和教训等方面。这部分篇幅大、内容多,要特别注意层次分明、条理清楚。总结的主体部分很容易写得千篇一律、缺乏个性。当然,总结不是文学作品,无需刻意追求个性特色,但千篇一律的文章是不会总结出本单位的特色工作的。要写出个性,总结就要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料。' m/ c7 o1 H/ n @
结尾部分。分析存在问题,提出今后方向。也有的总结将工作中存在的缺点和问题,写在正文中的有关部分,结尾针对存在问题,明确提出今后工作的努力方向。7 B% e6 l% I& l( U( }- ]2 b
(三)综合性总结和专题性总结的写作% j0 ~8 m8 x8 v G# z, ~4 V* B8 g) ?* h
各单位年度工作总结就是综合性总结。开展机关工作作风建设宣传月活动的总结就是专题性总结。
) @* c# @$ R/ k3 B7 i. ](四)总结写作中的几个常见问题。
& l# t" O! |" t1、不能总结单位开展的特色工作,千篇一律,综合性总结年年一个样,专题性总结放之四海而皆准。" T' ~' h$ g' F% ~0 R
2、采取工作项目列举式,记流水帐,不概括,不拨高。2 i; G0 y1 s% t! q5 z- z6 {/ t
3、只讲成绩,不讲不足,不分析存在的问题,也不归纳经验和教训。报喜不报忧。
: Y# b) C% w5 K( R# L$ b下面来讲综合性总结和专题性总结的具体写法
, J( ]7 n( i! `& ]$ A% w! h1、综合性总结。综合性总结,要求比较全面地对一个地区、一个部门或一个单位在某一时期的所有情况进行全面反映和评析的总结。这种总结内容比较全面,涉及问题也较多。但全面总结不是面面俱到,报流水账,而要把工作中主要成就和问题以及贯彻执行方针政策的经验和体会反映出来,以展现所总结的单位工作的全貌。% K# M$ |, x+ Z# }0 N
综合性总结的基本内容大致是:(1)概述基本情况,包括介绍工作过程、环境和基础,必要时交代一些背景情况;简要叙述工作进程、基本成绩、收获和总的认识等,给读者以总体认识。(2)叙述主要成绩、做法和经验,这是总结的主要内容和重点所在。叙述成绩表现在哪些方面,收获有多大,列出确切的数据和典型事例;概括基本做法,阐述成绩是如何取得的;也可归纳为若干条经验,进行深入的分析、论证,提到政策与理论的高度,从中找出规律性的东西。(3)分析存在的问题和教训。在陈述成绩、总结经验的基础上,找出工作中的矛盾和差距,对存在的缺点和问题进行认真分析,找出原因,引出教训。(4)提出改进意见和今后打算。针对存在的问题和工作中薄弱环节,提出切实可行的改进措施和意见,并根据当前形势和任务,提出今后的工作打算和努力方向。
* ]3 L, N( m( T, C2、专题性总结。专题性总结,是就某一项工作的情况或某个对象在某个时期的或某个方面的情况进行专门反映和评析的总结。它内容集中、单纯、可以写得具体、深刻,针对性也较强,因而更能发挥指导作用。它的内容要求着重写某项工作的主要成绩,介绍做法和经验;有的还简要提出今后工作改革的思路。0 l1 {4 y, o8 n( J E- Z
综合性总结和专题性总结,各有不同的胜任,前者内容要求全,后者内容要求专。要根据总结的内容和目的来确定采取哪种总结为宜;但不论哪种总结都需要有点有面,点面结合,使总结内容具体扎实,富有新意。 |