 公文是党政机关、社会团体、企事业单位管理政务、办理公务、处理事务的重要手段与工具,是用以发布政令、颁布法规、制定计划、总结工作、报告情况、请示问题、通知事项、联系事宜的书面文字。笔者结合近年来从事公文撰写工作的具体实践,从文秘工作者的角度,就公文撰写的一般规律谈一些个人看法。* ~. u7 J+ j2 o+ Z8 ^" O
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一、端正态度,认识公文撰写工作的重要性
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态度决定一切,态度端正才能提高工作质量,收到事半功倍的效果。公文往来是宣传政策、布置工作、联系业务、上传下达、掌握舆情、通报信息的主要手段。从商品意义上讲,商品是企业的产品,公文就是党政机关的主要“产品”。公文质量的高低直接反映一个部门、单位的整体工作水平。因此,各级各部门尤其是从事文字工作的同志要自觉站在讲政治、顾大局、树形象的高度,充分认识公文撰写工作的重要性和自身所担负的重要职责,始终保持积极的态度、饱满的精力,全身心地投入到公文撰写工作之中。: G5 |9 R5 Q. V, F& v2 {% ~
+ l! f5 X5 P' m g; Q. h6 } 二、突出“四性”,把握公文撰写的基本原则
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一是政策性。政策性是公文撰写的最基本要求,从大的方面讲,就是不反党、不反社会主义;从单位业务来讲,就是符合上级政策要求、与上级文件精神保持一致;从小的方面讲,就是不发表消极言论,不无病呻吟,不发牢骚,不掺杂个人偏激观点。. c' } i$ K" w e7 }
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二是针对性。公文的行文目的是解决工作中的具体问题,它的撰写必须使受文一方迅速明确要解决什么问题,为什么要解决这个问题,是对上级专项问题的请示,是对下级部署工作,本文由老秘网推荐,还是同级之间的经验交流,都必须心中有数,做到言之有物,观点鲜明。提倡什么,反对什么,清楚明了,不能含含糊糊、模棱两可。8 [5 G5 L( G) ~4 u
' j' U' w2 D T8 v" z 三是全局性。不谋全局者,不足谋一域。全局即高度,一般而言,领导不直接从事第一手公文撰写,从事材料写作的同志大多在非领导岗位上。但在材料撰写过程中,应该站在领导者的角度、单位工作全局的高度来谈思路、提对策。从一定意义上讲,干事要站在分管领导的角度看问题,副职要替主要领导分忧,部门要为政府解愁,政府要替党委担责,也可称作换位思考,这样才能站得高、看得远。8 I0 | N5 y+ t1 e0 _% W z
" U5 P: v' v5 M9 M' n8 t 四是可操作性。要在把握上情的同时,吃透下情,将上级精神与本地区、本部门实际有机结合起来,不说放之四海而皆准的套话,不说言之无物的空话,不说言过其实的假话。比如,为什么要开展某项工作,其重要性、必要性通过简要阐述,普通受众便能明了;提出的措施经过相关部门沟通协调,就能够落实;确立的目标通过一定努力,就能够实现。
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三、注重积累,解决好无从下笔的问题9 `% f0 \$ c/ q+ A5 b5 ~! I
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4.搭配不当。撰写标题要注意前后词语的搭配,如《关于将计划生育工作列入各县区年终考核的通知》,“列入”和“考核”就不搭配,应将“考核”改为“考核范围”;《关于调整局领导分管业务的函》,“调整”与“分管业务”就不搭配,应将“分管业务”改为“分管工作”或简洁为“分工”。
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+ ^! [8 i+ `, z6 F5 e 5.表述不准。如××市气象局《关于做好世园会闭幕式人工消雨作业的通知》,“世园会闭幕式”应为“世园会闭幕式期间”或“世园会闭园活动”;《关于促进老秘网规范经营落实扶持政策的意见》,应为《关于规范老秘网经营活动的通知》或《关于扶持老秘网业发展的意见》。
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# W% [. x# f# \. X 五、谋篇布局,解决好框架结构的问题
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谋篇布局主要是使公文结构明了、层次分明。公文一般按照提出问题、分析问题、解决问题的共同结构规律来布局。通常情况下,第一部分讲为什么做某事,第二部分讲怎么做,第三部分讲做到什么程度;也可以理解为第一部分说明工作重要性,第二部分阐明目标任务、工作重点,第三部分表述工作方法、加强组织领导、落实保障措施等。- X0 d; z7 O$ T, f
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较长的公文,提出问题部分可以用一段或数段文字;分析问题部分可以用若干段,列出若干小标题;解决问题部分也可以有若干条、若干款。对问题比较复杂,头绪繁多的公文,可通过分章、分节的方法使其结构层次分明。8 s3 H* M3 y$ r0 U5 I; g
$ O! q' x( }: r' C7 x" f3 r+ e 较短的公文,以上部分可作为几个小层次合在一起,用一段文字表达就行了,其中提出和分析问题有时还可以合并成一句话来表达;如果提出的问题在标题中已明确显示过了,开篇即可进入对问题的分析。还有少数公文,只写出结论性意见即可,如命令、指示、批复等。
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5 c6 O; I* i; G, y. r) d 六、 条理清晰,解决好逻辑关系的问题
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- W' C6 |$ Q- m2 L# G! z 一切文章都要有条理性,公文的实用性决定了其条理性应更强。 q! X' s0 P! G5 ]2 ?
. J* A( I9 S3 J1 U9 y2 w 1. 交代要清楚。公文中涉及的人名、地名、机关名称、事件、时间、数字等,都必须规范表述。引用其他文件时,应写明文件标题、发文机关、日期、文号等;县以下不为人所熟知的地名,前面应冠以所属的省、市、县名;某事物的全称较长,第一次出现时可用括号标出其简称,后文就统一用简称。8 b- A B2 a: b
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2. 叙述要连贯。如由开头到结尾,由原因到结果,由正面到反面,由主体到从属,要做到有条不紊。层次之间无论是衔接关系、转折关系,还是并列关系、从属关系、因果关系,都要脉络连贯,环环相扣,不要颠来倒去,重复累赘,缠杂搅扰。分类是保证条理清晰的重要方法,是按不同质的特性区分事物,相同者集中,相异者分离。表述应前后一致,不自相矛盾,不顾此失彼。- q- @; E! K2 L9 {
2 H, b6 N4 s* n$ p2 [ 3. 详略要得当。要善于运用概括叙述和详尽叙述的不同方式。该说的要说到,不该说的一句也不说;无需多说而又不能不说的,择其要害予以说明;需要详尽叙述的,要提前对所有过程梳理分析,使其要点得到充分说明。
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4 ~6 a, P& @: R; j6 C, Z 七、简洁恰当,解决好遣词造句的问题
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遣词造句是所有材料撰写都必须高度重视的主要问题,就公文而言,其特点如下:
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1.朴实。公文不同于文学作品,公文具有严肃性、指令性,体现质朴文风,要求通俗地把客观事物说清楚,不追求艺术魅力,不堆砌华丽辞藻。但这并不意味着所有公文语言都必须呆板单调,千篇一律。相反,它应根据各个文种和具体内容的需要,注重修辞,讲究辞章,做到笔下生辉。如嘉奖令、慰问函、表彰性通报等,就应该生动活泼,富有鼓动性和感染力。" b7 L6 o) e# M% q& Q
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2.准确。公文一般宜用事务语体、书面语体,而不用口头语体、会话语体。公文用词多用特定的习惯用语,如贵单位、兹有、收悉、近悉、即请、接洽、函复、为盼等。业务部门公文多用一些专业词语。公文用语不夹杂主观臆断、好恶、情绪,不用容易产生歧义的多义词语,少叠用同义或近义修饰词,少用同义的对仗句和不符合语言习惯的倒装句,不引用古诗词、俗语,不滥用文言词、生僻字,不生造词语。
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+ }( b E% q2 n6 w) z 3.得体。指用词用语要切合分寸,即说什么,不说什么,多说什么,少说什么,用什么语气、措辞说,都要与特定目的、对象和谐一致。如贺电、贺信要求热烈而欢快;唁电、悼词要求沉痛而哀伤;颁布政令要求庄重严肃;批驳错误要求有理有力;提出申请要求平顺委婉。如果该说的没有说透彻,或说了却因用词不当而影响发文效果,就属不得体。如在强制性的文书中,词语应用“务必”、“必须”;在指示及规定性文书中,词语应用“应该”,不能用“拟请”、“提请”等。
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$ G7 R4 r j) ^ q' O3 e 4.凝练。公文语言务求简洁扼要,以少胜多,用最简洁的语言表达最全面的内容。公文初稿形成后,要字斟句酌,反复推敲,把可有可无的标点、字、句、段删除,做到有话则长,无话则短,详略有致,意尽言止。在当前倡导说短话、写短文的新时期,更应该话语凝练、干净利落。. P# f9 r; t: k% D7 e$ _
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另外,公文撰写要按照国家通用汉字的要求,正确使用汉字,不写不规范的字、已经废除的繁体字、未被采用的简体字,更不能造字、拼字,并着力消除错别字,避免闹笑话、影响工作。□聂学祥 来源:应用写作杂志社 |