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办公室工作规范与技巧培训班讲稿:加强办公室建设与管理

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大秘书 发表于 2012-4-12 13:55:09 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
第三专题8 U+ p( N. J- b+ k8 e8 B: L
  e  s8 S  t9 A- T  P" G8 w
加强办公室建设与管理6 m$ q; x9 F5 O  V
( B9 t% u! o; U; z" F7 S
一、办公室人员岗位认知与基本职责
; A% N& j+ j; k* s. m( \8 [' K+ l# p' Z2 i
二、加强办公室建设
# Z! c- z" T1 r2 U8 `
3 Z7 y& @' Y- a! S三、办公室办会工作基本规范
+ w( q1 T  o% v. W; N& F7 @0 B+ p1 C) g( a3 @  j$ w  @9 Z
四、加强办公室的日常管理
  L' }& ^" W4 g0 l
0 {6 _# O5 o2 c, w0 v一、办公室人员岗位认知与基本职责) }: b, e0 [; ?4 ^
7 o: h2 E$ o$ L1 p0 H
(一)办公室的地位与职能重要地位:中心:管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽:联结决策层与执行层的纽带。
) v  S! c0 x+ y0 w
. w0 B9 A3 R9 f联结各职能部门的纽带。窗口:经常与外界接触,办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌,在很大程度上代表社会组织的形象。
1 k$ }0 D4 r. K/ {/ x5 T5 R8 j
! l6 Z2 k8 S+ C4 H3 W  [; I职能定位:) B( P! I0 R  g3 E  Y/ {- Z2 _

8 [  z$ B/ ^" g行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
7 T) B* ~7 @1 L* _( n. t7 `! T& |0 D% `3 M
一、办公室人员岗位认知与基本职责% k7 R$ {/ f1 l
8 a/ W$ L3 V! H- {9 m
(二)办公室工作内容与特点工作内容:
2 y/ l1 p8 K$ @3 e
+ W# Q9 h2 d0 c: Q# F" G按性质分:
. L. o7 t+ V* N- \0 _% Q. A+ A" Y! V& H$ C7 I: l$ h
程序性工作;智囊性工作;临时性工作。8 O& b+ A* h2 v. j$ n
& a% n' ?% f% |6 U& p$ ~& [( c5 }( s
按内容分:) t; O! ^; _" ~" G2 Z& x

, M& [# j, @; X$ Q办文;办会;办事。(简称“三办”)工作特点:- I2 `( T0 G9 Q1 h  O7 z

, X# D2 P3 \% j8 C' [3 X综合性;服务性;程序性;被动性;机要性。. a, [( ^, @& U9 P

( [. B1 N. i3 b* J9 N: |/ {0 t& n一、办公室人员岗位认知与基本职责(( ~0 E: z2 f* U' F& _
9 A0 p; W2 D. x3 Z: R! |
三)办公室人员角色定位
- p/ g/ A% I" ~5 _6 G8 ~9 @: g: V- S5 x0 i8 m
办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
, ^1 j' u) K- ~+ {6 B8 l, ]/ O/ p
(四)办公室工作对人员的要求6 P2 D: K& z- n$ s; M
( N1 _1 {/ o* ]8 ]
2003年2月6月在中央办公厅工作会议上,王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示:& f4 K7 `& k' [1 s4 v1 w+ b& }
. Q2 O& @6 d9 k0 V
一、要讲事业心和责任感;
" Y5 S9 a: A, [' }5 U
! s$ R; m9 _9 `二、要认真细致;
+ b) I% F$ b$ v& E2 T4 m8 ?9 J/ G/ o' N6 L* ?' w4 F
三、要讲究程序(不要打乱仗);( k3 d, j) ~; Z% A1 E) @
; `6 }: P6 K; G, s
四、要讲工作效率。1 K1 m7 H* K8 Q8 y3 n! r! K
$ M& _; t1 o: j$ _9 p9 q( M5 B
(四)办公室工作对人员的要求
7 f9 f8 x( Q' d' |5 T# j( V
* b' I( |9 R# X: h4 x" K  m1、思想素养0 X2 Z8 p4 y% f  M% ~/ H

9 r8 {& d, d; G5 v% q热爱本职。干一行,爱一行,专一行。0 z4 }+ ^& p; `1 {- c3 \* m- H

9 o7 Q+ G5 [) _- A政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题,处理办公室工作,听招呼,能自律,严保密。
1 L! i8 v1 L. v  t  X* N  B8 I# A( A
: e& @7 @# B: z  k责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
9 m3 t# `. z' x! \9 X
$ b1 J% C2 g( E! G9 x踏实肯干。舍得为工作投入。/ n1 W$ L# Y; {6 Q8 g- |

' Y2 w: q4 I; e5 f0 F+ a(四)办公室工作对人员的要求5 O: j! F9 ]) W
7 X3 t& N0 r# \7 w9 n' r8 u
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
$ ~# N' k) w9 i3 p+ s
- n$ G& [- W7 t7 T调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
9 w" a0 H4 a: X& ~% y. w5 b
4 b4 T! U- _- ^; `思维能力。善于思考问题,抓住关键。$ J, c! Y5 k1 u; s. ^

6 g2 N* a4 u+ b0 r3 I$ ]表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
" y1 o" d' @) ^8 l9 i3 U1 a3 R% @# v9 l- y" h: o+ \
(四)办公室工作对人员的要求: }2 t9 h( `0 S5 H6 s6 N
0 r. o+ _9 O$ Z9 c5 g$ r
3、心理素养/ S+ w( U  p2 @4 ]  c* K

+ x- X7 A& `# t& g" u心理素养,指人对环境及其相互关系的适应能力。* m' ~' `' N& C- ?5 k5 O

# G  I6 K1 Y9 m5 |/ k注意力。由于办公室工作的特殊性,要求对事物具有职业的注意力。5 K9 ]# _9 x1 `8 y: |
" I& ^+ R& i4 E% t. X
调控力(控制情绪的能力)。. J( D# S% h  ]5 P  V# A, ~

* |/ e' H$ a* }2 j( o意志力。% K9 |  o0 `( N, o' v

+ h9 Y" E0 |& H. @: a. Z: g(四)办公室工作对人员的要求
4 G% }3 g: `! Q) K9 m
, {3 @" D( W1 d  T. W6 }# y4 z2 A$ Q4、角色意识2 v8 h( U3 ?/ n
8 n) X/ |  V! m/ s
做好办公室工作,必须强化以下角色意识:服从意识
- K& N6 T9 T% I
" n& b' O- b9 F# w全局意识) V- W- z1 n/ |$ \- y! e

) q1 T! [' H7 E8 N6 a  ~责任意识9 O( r) ]7 f  z# `/ g3 p; w

& J- v, O6 @. N4 |% M. x1 O9 m创新意识' o, @1 B. j" V3 K% A( R& T/ B" s
2 F+ S9 Q% l8 k- Q) I
奉献意识" G! t" s6 I4 b' e
3 z) a' n* R2 O0 E
信息意识
4 c4 L0 R$ A& s/ X
% Q4 J6 R: l- ]3 S# {0 B- u$ V# \0 `程序意识
8 H( ~: N. }1 K7 e6 c
) }5 o3 |7 g7 ^& M) N学习意识" y1 l3 _7 j+ H: ]! E9 D$ u
% v8 U) @0 S* z/ W7 x5 K
(五)领导对办公室人员的期待9 I: g2 p* X; n

  }0 @" Y% j$ Q' e6 l0 y+ W领导测评办公室人员的20道题目
, ]. p" X! G% |% I$ A; y2 u" \  V$ |+ b) y1 D/ Z' `' _6 v
1.他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?" f: f9 {2 d, `  O0 U, j
3 L' I' b! E; h1 a' I
他是否了解你的目标和意向?3 d& F( e+ q5 d

2 o) i; m  P# ^. s他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?, d6 c$ N2 S4 m/ Z8 Z8 M* o" r

3 g7 f( J- d7 ?2.你外出2~3周,是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?  y3 r9 y, ?# f7 a8 V
1 Y9 H1 n% y+ {0 r" u
3.他是否帮你安排活动日程、协调约会,使你如期践约,一切不用你催促?& K; h% g) ~8 l  U
4 D! A" h: ^  R/ C  X* ]; g  O
他是否很会安排时间?
( N0 P( u3 p& V$ u5 Y8 S" O
) c, X6 t0 i% n$ c* @: b4.别人不提醒,他能否主动完成你交给的任务?
( s$ _% H2 {  t1 K% e4 D, k- K4 P4 e& ?1 ]
领导测评办公室人员的20道题目* C+ b0 z9 o( B$ R  Y2 I
, z) I! `2 ]% h; i% R
5.他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
3 r" ]) ~" |  ?7 g  Y# P; \$ f5 \' D' U7 Z* }0 h
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?6 L0 ?) `/ q9 u! I' D& C4 t
5 h: @/ o1 x8 g5 m7 }! n  }9 z
6.他是一个富有想象力和创造力的人吗?/ m( {  E! b3 r6 O6 c

2 f9 M5 t* D0 f; E; g; l% A能否提出一些新的设想和建议供你参考,能否经常采用新方法改进工作?1 \- d4 _6 {% w
, \# ]5 h1 w) v) N7 c  {4 R9 x# C
能否制订新的工作制度或工作程序?' J9 C, ~4 g' l; f' T

7 ^5 Z' a5 f9 t2 t2 f) i他的工作有条理吗?; l4 ?) D( L7 ]/ C$ d. L4 k
/ ?% y3 N- I& d) [* L# \
7.他是一个机智的人吗?
8 @" o& I& G; F8 I! I% ~. I6 n4 c3 Q( ]0 e9 ]" @
能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?3 _- \  `2 ]; e

7 ^' b; I. B7 q; z8.他能否提高文件运转效率?
0 R) |1 m# c8 @3 q2 J; @  B' k- R( ?
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
- G8 i3 H% X- m; k9 Q' G
. ]  P& s  H- Z/ `* x9 {能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?1 ]1 R  o1 G# T- p* s, a

9 V+ _. L7 L+ h6 I领导测评办公室人员的20道题目
+ W! E! Z( m. I9 U
+ N& `7 S! z5 n; Y7 ]$ ^7 k9.他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
* `1 f/ K4 E6 ]' V3 @2 ?+ {; O
. b4 W0 P) `+ M7 w/ [% T10.他在危急关头是否沉着冷静?
& C: b( P9 ^# A0 B
6 U* c" A+ E& k4 S& s当你承受压力而沉不住气或发脾气时,他是否仍能平静地继续工作?, R3 w2 k" J& |  A
# ~6 U$ S. ?; b
11.他对你的忠诚值得信赖吗?% R2 L' J" ~# \/ ~! {, e6 H; u' L

0 n8 {; H7 B6 f$ S- a+ [你能把一些机密信息资料委托给他吗?* _4 N9 N6 T2 F* {. t. z4 ]& t

* j% `# r' ]( Y' W- e5 \12.他是否有较广的阅读面和知识面?3 D8 n2 I# e- t" W& R& f2 k/ _( x
1 a0 T1 d* i  ?
是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
5 r  w& W4 @$ B& }" d- [# ^! k" r( {' S/ |
领导测评办公室人员的20道题目  R) s& l( z$ ]/ @2 {/ n8 V- o" q

2 C  K9 Q0 |' {, G% P13.他是否成为本单位有价值的信息来源?
+ A1 U% L! J; h  A/ k! X8 |8 C3 X! M4 K0 `
而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
6 |) N5 O; K& R, h: X1 N% S5 U; L/ S5 ^
14.他是否有个人学习计划?2 A, |6 |9 l7 T9 Q/ |( i

4 W" x6 s8 P. V8 Y8 s% N是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
) j& t' w! ^- P. D- _' i: J) @7 E# F( ]! f% y+ N+ K
是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客,你的行业?
5 f% X' }: p, V3 Q& m1 o* e' J9 Z! r5 G" h
15.他语言表达是否清晰?
4 @" P0 X8 ~+ k' Y" k2 b8 r, t$ c& }1 y3 g* F, H* \
能否以书面或口头方式简要汇报情况?# ^# O* }1 S' L+ T% i* b5 d. `- S
9 \+ W+ Z( k6 ]+ m
能否准确地传达你的指示?$ \! O$ Q8 M( F$ D1 O

/ ~- D' a% C: @0 {* w0 P* R能否了解你关于某项政策和行动的想法,并把它准确地传达给别人?
1 _2 q" A* @4 _6 \9 `4 {' R+ Z  K1 _  [) C
16.他是否按时完成每天的工作?
8 T4 P2 w. J7 g% m) I$ m8 |% M* n3 V; a! ?# N( Z1 U' t
是否根据需要自愿在休息时间加班?
2 |! c7 y: \0 ~8 y) D
- s+ s# e1 W) N' w# L# b8 Z领导测评办公室人员的20道题目
& J( W% _  |" v7 m' X5 J, b
% g. p7 ?) J% Z4 \+ ^0 S! c/ ]) A' p17.他能否像管理者那样,必要时将未做完的工作委托他人,并督促他人完成?
' S0 S2 H( {/ f4 l, c5 N4 e. u6 N3 B- U) P- a# O; r$ x; r
18.在你不插手的情况下,他能否替你处理好每日的例行公事?
( w3 L* r8 P* y1 f4 x" k; Y
& ?; i0 }, T" ?7 P19.在调研工作中他是否称职?
& s! ]# Q3 t* i' K% z' F. F; c2 ^9 n2 V
能否收集资料、调查事情经过,并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?7 M3 E4 b) M+ }5 T
+ Z: j& g1 U/ r  w
20.他是一个细心的人吗?能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等),代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?) p+ e, V) m# q' `6 Z

: X% I4 g) K1 k# a# C启示……" D. B* x  N. K% J0 N+ W, Z% G0 k
- |5 O9 W8 [5 e# D5 m- y8 F
二、加强办公室建设
$ G& K! Y" }$ B. J" P% {* a
& z; W. ~6 g& E, a9 R(一)办公室建设方向
9 T' m% K/ e, z7 m+ K$ C3 y5 L2 ^4 m! b8 ?& H) ^2 n
1、不断优化硬件和工作环境
4 T, n% g5 B1 V3 [' ~% Q
, o( z/ Q% r% @( l/ x" [9 T2、积极推进建章立制工作. v/ @8 v, K1 D! s; K* b
- l( c4 j8 v. s6 K
3、努力营造和谐人文氛围* {/ T4 M5 a! x9 [
# T: @# X6 W1 k+ O& U6 O
4、大力倡导团队精神) p) l$ M5 _! Z$ ^1 y
0 p. M( D( Z5 P' t0 c, j/ P1 f
(二)建设“形象工程”——办公室礼仪常规
1 R4 I; q7 v, f7 v5 Z. b
$ W' Z0 u$ y, k- x3 P" Q7 k良好的礼仪形象  c3 e) C' k/ t
$ ?7 n) H9 `0 p3 h
良好的电话形象, \" B3 N, Q0 y& H. W1 D& b" Y

" w: ~) @) I- @9 p5 G良好的文字形象
( x; [% I$ [% t% s/ T- S2 d1 I( G* Q) `) f% R% G1 S
良好的语言形象
7 U& g8 n; L0 G7 w* ]- X5 m- W/ I! t) k" ?! [
二、加强办公室建设* L! {" @7 _1 F  V
/ x- q% q# o3 I, k) e. |/ A
(三)人人争作办公室受欢迎的人员
8 T# z6 g- h$ q+ z" \* s. a/ Z0 Y
1、分内工作决不推托,并主动协助同事工作;& u0 S9 V5 \- U% s: j& e! q

. A1 K8 m1 U$ L# X) s4 c) y2、掌握自己的情绪,做情绪的主人;
; T/ K: X/ i  F  Q, V
! l. _, m+ S: k3、把同事当作客人,尽力做到同事满意;
  G: I  b0 t  {+ y+ R9 e* L. [# }% K9 _
4、懂得鼓励他人,用赞扬代替批评;
/ m9 c: R  @% n9 ~. }# D- P. ]0 q3 w8 X. Y( P, T' Q3 H! J
5、随时让同事知道你对他的感激;
! R6 y6 x" h" P( ^6 n# c4 `% c: C8 f& l! V3 I$ H1 N8 b
6、尊重个人隐私,公私之间分明;
/ O* M% ~# n* |! T% {( W. s; `0 W4 o4 X# ]) G; U
7、乐于向同事提供资讯与经验,分享成功快乐;
+ a9 N' J2 E) V* d8 C5 \5 B/ H* G) [) R# D2 W
8、不居功自傲,有容人雅量。: n2 ]) V) v; X

) m' e& b) O, l; Q, J4 c三、办公室办会工作基本规范
0 z7 y# n! h5 h! T' E
2 ?3 g, |3 f% m: i0 N(一)会议服务的基本内容会前准备工作
8 A& {0 }+ N6 Q! Y. j7 j  E( z# q' L
1、设立会议承办部门和服务机构
2 b) P0 [2 b4 K0 j- b* G( B1 \
8 \3 Y% _9 G7 ^1 Y3 R2、协助领导确定会议目标和议题
) k' c9 R, \, M  Y; L9 b# k% _$ Z5 d, J" |0 m% w
(1)确定会议目标( d" \# I( B) `! w

1 _  z6 H) z, I- j! }+ P8 U(2)拟订会议议题
* a" g, b+ k- x
/ b+ X9 ]  E6 a2 l/ Z+ h3、拟订会议财务预算和会议方案4 {% m% D2 ]2 a  }, A

/ K% V7 {* g. M  m& W(1)拟订会议财务预算2 B8 `' V; e. Q/ ~( Y" s
1 d  _( b) J; r9 q$ _; A
(2)拟定办会方案
+ b5 v% T% B3 M( R. n
( f8 P  `: C) K/ y& h/ a(一)会议服务的基本内容4 ?2 ?& {2 l7 e) T4 r9 \! |, Z

9 [) `3 I$ F; I# l/ l会前准备工作: }7 l4 A3 y- Q$ |$ J
# a# S* ~# I6 v
4、确定会议的议程、日程和程序
/ H5 y, _0 r' Q/ J2 N6 N  b$ b& x' O. w  J) l6 x# d
5、分工撰写会议文件
+ I) f& w& o; N) W5 J' i) Z( `' O# j! D! g4 a7 s. ?1 ?
6、确定与会人员名单以及会议编组方案
: U9 h  u3 B- Y2 ^- q% G! c* z- m4 }' D
7、会场的布置工作
游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

' P7 w. l$ H7 @9 s$ p
: _) w3 d( M, y1 C' X衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
4 N# y  y; g3 l& T
0 H0 w( h, T7 R主讲:姬瑞环+ h4 K7 |) O% ^) F. @: P
 

精彩评论4

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游曳 发表于 2012-4-13 15:47:47 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
{:soso_e100:}{:soso_e100:}
 
鹅毛笔 发表于 2014-9-29 20:21:43 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
办公室管理!!!!!!!!!
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qcs456zlx123 发表于 2014-9-30 13:22:52 | 显示全部楼层
 
专业写文章
办公室工作这么复杂,原来如此,又学一招,感谢小编的文章
 
潘正明 发表于 2016-1-15 17:52:48 | 显示全部楼层
 
学习了~~~~~~~~~~~~~~~
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