办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设
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3 Z7 y& @' Y- a! S三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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0 {6 _# O5 o2 c, w0 v一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
) v  S! c0 x+ y0 w
. w0 B9 A3 R9 f联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
1 k$ }0 D4 r. K/ {/ x5 T5 R8 j
! l6 Z2 k8 S+ C4 H3 W  [; I职能定位：

8 [  z$ B/ ^" g行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
7 T) B* ~7 @1 L* _
一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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+ W# Q9 h2 d0 c: Q# F" G按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

, M& [# j, @; X$ Q办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

, X# D2 P3 \% j8 C' [3 X综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

( [. B1 N. i3 b* J9 N: |/ {0 t& n一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
, ^1 j' u) K- ~
（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；
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! s$ R; m9 _9 `二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
7 f9 f8 x( Q' d' |5 T# j( V
* b' I( |9 R# X: h4 x" K  m1、思想素养

9 r8 {& d, d; G5 v% q热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

9 o7 Q+ G5 [) _- A政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
1 L! i8 v1 L. v  t  X* N  B8 I# A( A
: e& @7 @# B: z  k责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
9 m3 t# `. z' x! \9 X
$ b1 J% C2 g( E! G9 x踏实肯干。舍得为工作投入。

' Y2 w: q4 I; e5 f0 F+ a（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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- n$ G& [- W7 t7 T调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
9 w" a0 H4 a: X& ~% y. w5 b
4 b4 T! U- _- ^; `思维能力。善于思考问题，抓住关键。

6 g2 N* a4 u+ b0 r3 I$ ]表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养

+ x- X7 A& `# t& g" u心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

# G  I6 K1 Y9 m5 |/ k注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

* |/ e' H$ a* }2 j( o意志力。

+ h9 Y" E0 |& H. @: a. Z: g（四）办公室工作对人员的要求
4 G% }3 g: `! Q) K9 m
, {3 @" D( W1 d  T. W6 }# y4 z2 A$ Q4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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" n& b' O- b9 F# w全局意识

) q1 T! [' H7 E8 N6 a  ~责任意识

& J- v, O6 @. N4 |% M. x1 O9 m创新意识

奉献意识

信息意识
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% Q4 J6 R: l- ]3 S# {0 B- u$ V# \0 `程序意识
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) }5 o3 |7 g7 ^& M) N学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

  }0 @" Y% j$ Q' e6 l0 y+ W领导测评办公室人员的20道题目
, ]. p" X! G% |% I$ A; y
1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

2 o) i; m  P# ^. s他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

3 g7 f( J- d7 ?2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?
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) c, X6 t0 i% n$ c* @: b4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

2 f9 M5 t* D0 f; E; g; l% A能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

7 ^5 Z' a5 f9 t2 t2 f) i他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

7 ^' b; I. B7 q; z8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
- G8 i3 H% X- m; k9 Q' G
. ]  P& s  H- Z/ `* x9 {能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

9 V+ _. L7 L+ h6 I领导测评办公室人员的20道题目
+ W! E! Z( m. I9 U
+ N& `7 S! z5 n; Y7 ]$ ^7 k9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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. b4 W0 P) `+ M7 w/ [% T10．他在危急关头是否沉着冷静?
& C: b( P9 ^# A0 B
6 U* c" A+ E& k4 S& s当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?

0 n8 {; H7 B6 f$ S- a+ [你能把一些机密信息资料委托给他吗?

* j% `# r' ]( Y' W- e5 \12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目

2 C  K9 Q0 |' {, G% P13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?

4 W" x6 s8 P. V8 Y8 s% N是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?

/ ~- D' a% C: @0 {* w0 P* R能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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- s+ s# e1 W) N' w# L# b8 Z领导测评办公室人员的20道题目
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% g. p7 ?) J% Z4 \+ ^0 S! c/ ]) A' p17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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& ?; i0 }, T" ?7 P19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

: X% I4 g) K1 k# a# C启示……

二、加强办公室建设
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& z; W. ~6 g& E, a9 R（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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, o( z/ Q% r% @( l/ x" [9 T2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
1 R4 I; q7 v, f7 v5 Z. b
$ W' Z0 u$ y, k- x3 P" Q7 k良好的礼仪形象

良好的电话形象

" w: ~) @) I- @9 p5 G良好的文字形象
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良好的语言形象
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二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

. A1 K8 m1 U$ L# X) s4 c) y2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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! l. _, m+ S: k3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

) m' e& b) O, l; Q, J4 c三、办公室办会工作基本规范
0 z7 y# n! h5 h! T' E
2 ?3 g, |3 f% m: i0 N（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构
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8 \3 Y% _9 G7 ^1 Y3 R2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标

1 _  z6 H) z, I- j! }+ P8 U（2）拟订会议议题
* a" g, b+ k- x
/ b+ X9 ]  E6 a2 l/ Z+ h3、拟订会议财务预算和会议方案

/ K% V7 {* g. M  m& W（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案
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( f8 P  `: C) K/ y& h/ a（一）会议服务的基本内容

9 [) `3 I$ F; I# l/ l会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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: _) w3 d( M, y1 C' X衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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0 H0 w( h, T7 R主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~