第三专题1 g7 \' z! v0 u8 B' [1 B
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加强办公室建设与管理1 ^6 C, h5 r P2 D8 m. k3 v+ y' x1 n
$ \# Q- O) e Q( H5 b# f0 I一、办公室人员岗位认知与基本职责. R; q" c4 @% H; M
! t' E' r4 W, q+ M$ \# `$ X3 z) C2 ~二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范9 \5 e" ]- R# @! A/ ~7 z/ |
) L5 L/ y, h3 F; |四、加强办公室的日常管理# ~1 E0 f# l, ?6 O4 }+ v: z& O
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一、办公室人员岗位认知与基本职责4 h5 O9 t, P$ l. P
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。9 X( z. d+ U$ u6 x, g+ e$ W
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。4 k" g3 l% ]( R+ c) w9 i+ I
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职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责& a# s5 Q& l m' n
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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9 F M8 I4 k( R i按性质分：- p1 ` O6 M& Z7 F
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：2 V# g2 l* S% S
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。7 `- ~1 y) Q# K! K) d. {0 _. G/ F- A
4 q. A6 B. i& r* s. i5 T! s一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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& }- q5 T$ ?) G7 S三）办公室人员角色定位" h) G4 b7 w( V2 T, ` h
; |: P {4 f4 x5 K$ L8 |办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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& Q# N9 B1 z' j2 x5 X/ @（四）办公室工作对人员的要求( ]0 t6 E3 S3 k+ |" T
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：+ f; N! W2 W& T6 Q
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一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；
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" r3 q' A. |7 a, v# O" n. ~# x+ f三、要讲究程序(不要打乱仗)；% G' q; V* k0 v# Q0 m, k( X
1 T2 _1 G7 ^$ O; x四、要讲工作效率。" h0 i) h" ~& g H) t
% i5 U9 D- ?3 l5 n& u7 x（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养/ \2 c" V0 T7 f) d! [
* m3 u1 C6 l1 A" _" N# `热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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) x* H6 X2 I1 k: I, f3 P政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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& {* q& \2 m2 z; U3 U5 n k踏实肯干。舍得为工作投入。
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0 G( X. _& h* l; j ~（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。* S1 a* H \! I& b
) p' Q3 j$ x2 F/ z a调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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/ t: S1 s0 M% e0 m* L思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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- c" L' l0 \! L: j/ l4 n表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求- u8 h# T# s( o* t. @, |
, P5 L- z9 A; M2 ^6 P' s c5 ^3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。# V3 j6 R3 N5 S2 I& s
) _1 o4 \$ h! _* O调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。* e, v% e9 ~) t- N
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（四）办公室工作对人员的要求
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+ F: ^/ ^$ E Q, e1 h4、角色意识
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' @5 ^8 u& P$ Z5 p- t O做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识 q( O% n- |/ U% C
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责任意识9 L$ J/ O2 K+ s( `
* }! T1 X! ^7 t) Z8 B" V( c: \创新意识
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3 l+ l: _2 e2 u3 q. u, V奉献意识
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信息意识
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程序意识
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+ z. A; a6 D3 v% c学习意识# D B1 W4 R" ]
. M9 o" d' U w: L（五）领导对办公室人员的期待
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/ p' S# U R+ b9 x: q领导测评办公室人员的20道题目
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0 j! E1 w" a4 ]/ s1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?5 K/ l5 w! o, d6 ]# k
* N' c$ p* \* l, _/ Q他是否了解你的目标和意向?& _, p9 s2 p: F6 X4 }
% J) ]9 _" X9 z- n& R他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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* Z! f. ?' l* a2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?& \2 ~4 P1 C3 C( A
4 E" @; N! H& a' C) ^4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?- ]% a3 a+ r5 D# ^5 S
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领导测评办公室人员的20道题目
7 M4 c6 g9 t i. b: R' q5 w: B6 j- p4 c0 g) m5 l
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?& o i2 `4 y0 |+ ^. u
0 u1 b. Q% O; M' o6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?8 V3 {. Z, ]1 x
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?* H P' ?, }: E6 \
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能否制订新的工作制度或工作程序?9 s2 Z' F3 Q5 T
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他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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$ c- e# ?- `' v. |! S% o8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?& E5 b# [+ r& m% ~: Y" {: V
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领导测评办公室人员的20道题目
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% s' i' K$ e. @" s( N, H9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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4 B6 }" k% e# F9 r! k& [( f' x10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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' Y8 m# c, Q. g11．他对你的忠诚值得信赖吗?& P6 g- p( d) H% E" j0 ?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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! Z- P! J' N3 g5 h1 M12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目2 D( t" R% e% T5 j% A" r+ Y* `$ o
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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- c7 s5 Z+ f# H% r U2 [" J! o而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?$ Z$ G( Z/ f7 G/ O
# I( Z3 n7 G8 o( L14．他是否有个人学习计划?# _3 c1 \+ j% b
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?6 B: P, P: `, O, C, y
3 D* }! u9 K& s4 b; J' W是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?9 |1 y, P+ g+ T
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15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?4 a [) V7 P- I# _- f c& @
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能否准确地传达你的指示?! ?# g1 f& h2 c3 b& j4 A
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?/ I) l4 u# H/ U; L! x/ f) x: ^
8 e$ X+ O3 T$ a16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?; i8 B- O0 G. k' I, p' I" A. T9 T
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领导测评办公室人员的20道题目
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1 D- n6 X6 s9 Q1 D17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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1 _$ N) s8 j4 [& ]( ?19．在调研工作中他是否称职?
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1 l, }4 E& ]1 d能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?. Z5 q9 X% S$ F
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启示……
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二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围
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: q# T! H5 U V+ L# Y8 h( w2 n* w4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象 r$ a) Z o7 {; p$ Q6 e9 ^4 F
$ h. W. P0 s5 _1 f) F' x良好的电话形象# `6 ], Y2 f2 I) U$ r4 _
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良好的文字形象" [; W% D! E1 }
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良好的语言形象! [$ g3 J: K! z" W
- O" P$ N; K/ L9 m' [二、加强办公室建设* a$ U7 v) B5 g. h! L
$ f5 C$ H. n6 T6 E, c: A7 b1 F+ t& P
（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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; @6 k7 P# L( e, o& O9 d6 b) a! a3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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( c& w0 o1 J( t' W, \2 l4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；3 @/ C4 i+ n ?' k: R* P
; D- x% i; g! `: r% J/ @7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；1 v; B7 E/ m' `
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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/ [6 r1 X6 Y( D. e: \三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构
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& J0 i. i% w& v9 B+ X+ o2、协助领导确定会议目标和议题" R. y9 }* R% @1 P( O% t
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（1）确定会议目标4 E$ V7 L' T4 U6 P' t1 Z" S
: K# I" G2 M0 J, j) ^; n6 A( ^- }（2）拟订会议议题% t4 g9 [& v7 g: a2 r0 t/ r I' Z
" h1 j( M. L/ M, H# z
3、拟订会议财务预算和会议方案6 x2 N1 ]. W4 e( e/ n" Q N
4 Y5 ?( }8 q5 n- `7 T7 I（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案# ~2 q# I) @. _% g8 k
$ G' v! m' D( J( X. D x9 q（一）会议服务的基本内容. J6 t9 t4 h# ?5 A; W! I
1 I; f7 D/ a+ F! p6 _% H5 l& W' O会前准备工作$ _7 |4 K. |6 K6 r6 r
# \+ u. ^& g* S4、确定会议的议程、日程和程序
) T1 p" t; q d9 J, X/ X# U
$ b f- _; F( i! V2 C& v5、分工撰写会议文件/ [ M) R7 O9 U$ f# s+ P. n
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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; l9 o0 v! |/ H7、会场的布置工作1 \; }- S/ [8 H/ n2 ~; x
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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环% T4 S# G/ p2 F0 q
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