领导秘书是由组织委派、直接为领导服务的机要工作人员。是领导的工作参谋和助手。随从服务是秘书为领导服务的重要体现,是由琐碎的细节串成的,因此做起来需要细心体会、勤学苦练。
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一、日常活动的安排和协调1 W+ j3 \- O' M9 }
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秘书作为领导日常活动的组织者,要掌握领导起居规律、生活爱好,做到脑勤、眼勤、嘴勤、手勤、腿勤。
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1.参加会议。秘书要先与有关单位和部门联系,弄清会议举办的意图和会议内容。需要领导讲话的,要请举办单位提供初稿或参考资料,认真修改或撰写讲话稿,提前送交领导审阅.必要时还须协调印发讲话稿。现场会应参与选点定线、制订预案。要提前核实会议时间、地点、议程和其他参会领导等情况,并及时向领导报告。
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2.出席仪式。请领导出席剪彩、奠基、开幕、签字等仪式是举办单位的心愿,可为仪式增光添彩。秘书要根据领导的时间、精力、业务分工和有关规定从严掌握。接到有关方面的邀请后,要先将所了解到的仪式内容、时间、地点、出席人员及有关的背景等情况报告给领导,待批示后再行答复。如领导答应参加,需要领导讲话的,要提前准备好讲稿。临行前,要注意提醒领导按要求着装等细节。
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3.出差出访。领导出差的时间、地点、任务明确后,秘书要及时将具体的行程通知办公室和接待单位,落实陪同人员,磋商活动日程。同时准备所需文件、资料、钱款、箱包、生活用品、必备药物等,落实往返机(车)票、休息室、住房。根据需要还应带照相机、收录机等用品。出差期间,秘书除做好日常服务外,还要认真记录领导的讲话及决定事项。出差返回后,要整理出书面材料,将决定事项交有关部门办理,同时报办公室,以便催办。境外出访准备工作除参照出差办理外,还要按有关要求进行批文拟报和换汇准备等。2 O$ J2 ~$ j% S2 v" V
0 e7 [9 r) v0 f+ l% _1 G二、陪同领导调查研究
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深入实际,调查研究是领导的重要工作方法之一,其特点是时间长、环节多、事务忙。秘书在忙碌的同时,要充分发挥主动性和创造性,领导没想到的,秘书要先想到,领导没让办又需要办理的事项,要及时向领导建议办理。
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' D1 w w! c7 y3 o1.做好准备。在调研前,秘书一定要弄清领导的意图,明确任务,并做好准备工作。主要包括:调研的内容和单位、人员,准确的日程安排,接洽的地点和人员;电话通知被调研单位,本文由老秘网推荐,使其有所准备:做好资料准备,如被调研地区和单位的历史沿革、领导班子、当前工作情况及评价资料,与调研内容相关的上级指示及各种信息资料,该地的交通情况、地理环境、风土人情等。
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* G- S# e; B f) H6 }2.深入基层。领导深入基层调研,主要是到各个现场“看一看”,召开有关会议“听一听”,找干部群众“谈一谈”。秘书要注意以下几点:一是安排调研日程和典型人物要用心。倘若时间排得过紧,须根据领导的最新意图和近期工作安排进行调整。二是现场观察要细心。在视察现场,秘书要眼看心想,善于捕捉具有典型意义的事物。对领导提出的问题,除及时记录外,该传达的应及时向有关单位传达。三是座谈记录要专心。在听取汇报前,秘书除了应将有关资料送领导熟悉外,还要对领导的讲话、各类人员的汇报、发言进行详细记录,如发现相互矛盾的地方,要核实清楚。四是走访谈话要诚心。个别走访谈话时,秘书要接近群众,取得信任,便于深入了解情况,搜集群众的各种要求和反映,并及时向领导汇报。
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3.分析研究。秘书回机关后,要把问题整理归纳成条,对反映的情况、问题的症结进行认真分析研究,提出解决问题的方案,供领导参考。形成决议后,有些还要拟成文件下发。; E \6 Q1 v0 `! w/ Q! U- n
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4.抓好有关问题的落实。领导在视察时答应给基层办的事,秘书要及时通知、督促有关部门抓好落实,有头有尾,善始善终,件件有着落,事事有回音。如果在办理过程中遇到困难,秘书无力解决,应及时向领导报告,千万不能拖延、积压,不了了之,以免影响领导和机关部门的形象。, o8 n7 z* I' l# Q* t1 s, r3 h
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三、接待应酬,随机应变( X, k. \" L9 p+ r5 b1 Z
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