浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
/ d. E& ?0 `& `2 `" M- g
4 W# S. b8 @6 \+ c　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

　　一、秘书的职能
6 ]3 N& {3 T, }/ n  r  m' s　　1.辅助决策

　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
/ I. B- ~& N5 k3 ~; b
' C2 H5 J9 ]% M! W4 p3 a! T4 \　　辅助内容的综合性

2 y; b7 G* |: P5 v: w　　辅助时间的经常性
' y0 r1 P3 i$ C
　　辅助环节的全过程性
  j/ }6 h7 v- R  Q, Q$ ]
* M" b. n- M% U. q& e3 p5 {  s　　（3）、辅助决策的原则

　　超前原则

　　定位原则

, }. v3 H, r; l+ ^　　信息原则

　　谏诤原则
6 \4 t, y7 P  F9 t$ P" o* C4 I  i+ K; ?
3 i7 ?: T- ~% I. V2 R0 P$ m　　（4）、辅助决策的过程
0 Z4 ^$ A) v8 r2 T) {9 P
- S" s+ b+ t8 z# ]3 @3 T3 O, t　　协助领导确定目标
8 I1 D# f7 F8 [# }
) A, E* L1 b) f$ j& o: C' I) ^　　协助领导设计方案
; r. P. d$ h; P/ l- |  X
2 Z6 m" @5 k% O8 |4 r' J　　协助领导评优选优
6 H! C& u  ]/ v9 n, q# B- I
　　协助领导实施反馈

; ^5 q6 Z5 \, N! D& @　　2、协调关系

$ e$ U( h% v8 g  \4 m　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

　　（2）、协调关系的特征

3 ~3 g" k. v. m- M# ]: U　　从属性

4 w- J- m/ U+ |　　广泛性

　　间接性

, C3 ?2 ]* x; I　　（3）、协调关系的原则

　　政策指导
" s5 Y' o+ `( E- Z# ?# X
　　客观公正
! |6 z- x; g% K  @" W$ r0 h
4 A& K+ S) O8 t- X# i　　平等协商

" z4 F1 k5 O# G0 c/ I/ F　　注重整体

　　灵活适度
( Z( J6 Y: W, ]6 |7 J: x
　　（4）、协调关系的过程

　　摸清情况

* U. W7 U0 ^5 c( f# R2 i0 Z　　找出症结
+ M$ t6 \6 y) b& C4 M
! b! e% F2 Y" O+ X* J8 G　　恰当协调

　　督促落实
/ F$ s1 N/ _& ]; R! \
. J5 p9 v' b; v" @2 ?4 c1 S: x　　检查反馈
; ?: z: o% [& j. Q( Z2 J
1 z; A* |1 `+ p+ u  q& N4 S2 ]　　3、处理信息
) v1 m% p( K) O* J" g% f
) s" f9 T2 Q/ k0 L- [( e　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
3 ~8 G- P- N% S- Y; o4 C& O& Z
, h/ h( y4 Y( O$ @, ^% D　　（2）、处理信息的原则

　　及时性原则
4 Q( _* h& H5 x
' f/ j" Z' b: r　　保真性原则
5 e1 u7 \& d4 ~; b# F
( l0 |4 w% s& T. R2 ^　　适用性原则

　　预测性原则

　　（3）、处理信息的内容

8 p) q/ A+ s4 j) Y7 C1 k! q* N　　历史信息

　　上级信息
0 f0 R. z4 y) }3 p" u+ O: R" A' A/ ?
　　内部信息

　　公众信息
; s& G( j  z0 q
3 o0 |1 b6 [2 o0 F: C, ]7 o　　社会信息
( F! o0 Z- Q( f5 q1 q- o3 R
　　（4）、处理信息的过程
4 ^# H, m1 w  \0 z
　　信息的收集

' N4 ]6 S+ D+ ]" {9 v# Q　　信息的加工
, b( e" Z( A  i# w3 o2 J0 A
　　信息的传递
0 `: {7 o) E$ R4 O
　　信息的反馈

4 E5 F# H* e% J& Z2 g　　信息的储存
" s- K  i7 W) p8 n/ O9 x* C* b
3 H- C% Q; A. N) u& w　　4、办理事务
# s$ K6 }. g$ k% Q: d. G: D
! `' s+ ^/ ]4 E# L' s0 r( l　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
6 N$ z! C7 |- P
5 x$ R3 H- `6 _' }  ^　　（2）、办理事务的特征
0 d/ N! w( _% K
4 o" V% d# A( ]3 b4 C! b3 E　　综合性

- x9 D* d/ m4 L9 w# m* s　　服务性
  `& v  M& J2 r! e) E
# x. ?0 s1 F( r5 G* b+ x6 x. q　　繁琐性
& e& `: a, V1 ?" J7 p
　　突击性

5 h% C6 h7 f: r1 R' c6 n　　（3）、办理事务的原则

# F* n2 w; @* ~3 H. T　　被动中求主动

! J( }) G) k; I0 t/ b" O　　原则中求灵活
9 ?# x( E3 _$ [' @2 r
7 G3 r) M7 O, n# c4 q8 M; I　　繁杂中求规范

" E" l6 u1 F6 x( Y: B+ D& L1 X2 U- l　　（4）、办理事务的程序

! x8 g: a0 f" x* `3 v　　自然程序
1 J0 @' U4 q) O" z; A: `; X
1 o0 p  X& v! ~; l　　理论程序

　　指令程序

　　法定程序

9 ?; L* u* _! L( p# G" y　　技术程序

　　习惯程序

　　二、秘书的职责
: o7 s& q0 k& P* ]5 d- D　　大致也有以下11个方面：
& q' E8 v4 X+ f! @/ T8 O1 ^+ I7 P
' q, y+ _3 u9 a. n  p. u　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

( V6 D0 m* d0 M6 e- G# V: h　　接待事务（来访接待、安排服务等）
  N- i1 A9 M3 k& l8 G$ B
6 X4 }0 c$ l1 {4 k  s　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

　　行政事务
* h% ~- ]/ {+ K
　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
5 ?7 h, c4 F! [
7 E4 H' c2 h% @; M* L/ |; l* g　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
" |4 o$ M6 K8 p+ L/ S
　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
5 E& X8 ^' [' n2 H+ V) ~  B
5 F9 q$ a; z- ]0 \4 V1 Z, |& p　　写作事务（各种文体的写作）

8 Q4 l% }2 u0 E; z( Z　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

' Y2 k* t7 c# b! F# ]　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

　　其他领导临时交办的任务