公文是具有法定效力和规范体式的文书,是进行公务活动的重要工具。( o+ ^7 d* d8 ^
7 v2 h3 Z1 n5 {1 x$ x4 x
(一)公文的行文原则: W4 a9 q' f$ R( n s# d7 G6 K/ u
3 u. g* a, r8 [- h' D: C7 y1、依法行政的原则;
$ B. m) {& p8 J7 C0 T( s& x& X1 {9 {# r z7 E+ i8 Z! Z/ [
2、职权相符的原则;! t# ~. j3 F! d! Y7 L3 L) }
# w0 n) D* O4 F+ T3 A" i1 ~/ |& S" O8 k
3、党政分开的原则;
4 M: R W8 Z4 F$ V9 [% {7 V) H' Z0 I1 V) F$ C, W; G0 J: l
4、请示一文一事一头的原则;6 q1 m" v* x9 ]; J
- b# K+ z8 N+ B" P+ u7 F
5、逐级行文的原则。
9 Y) S$ x4 V9 @
, x; {+ A0 }1 f(二)公文的文种
0 T4 z: K0 z2 W7 f! @$ n( d8 S4 u" s" [/ W! o5 T
文种就是公文的种类,它是公文的名称。0 z) g! ], X9 i
i) P9 M- t, G, P/ `- H; K, ]4 T5 |* E
1、请示与报告 D7 D: j' G* C; J
7 ~( w" c5 F3 O8 ]' z# F7 G3 [' o: v“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。
9 r4 T( U H) r. a( p# a2 g' f( b/ q( f5 M' C& b$ b) N
“报告”适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
9 J r! J& \" ?' f4 P
& q/ E4 G/ F1 v. ^4 N2、公告与通告
- N3 Q- s1 i6 e5 X7 n6 Z: k2 B2 b& v& L* d' ?/ z2 C, q
“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。. r8 u" k" A3 K
1 z) |( Y0 C- i$ @; n6 c! H% n
“通告”适用于公布社会各有关方面应遵守或者周知的事项。
: o! ^! {2 C6 a) w5 G1 L7 _& R
8 ^" z4 O- ~- p0 H3 k6 X3、决定
1 L' `' p' p# |5 U1 \% I7 x( R3 E
6 {+ V5 ?" v$ y: _% _1 w“决定”适用于对重要事项或者行动做出安排,奖惩有关单位及个人,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
: g# R3 F6 i& D" D# J0 M1 @9 b; k6 G6 d) J4 f% z
4、通知9 v- h) N8 B) j1 r/ C
/ [ m5 U O/ r# m“通知”适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知的事项,任免人员。
, W! O5 a s, a* Q. y* L3 m. ~1 x' P: e
5、通报
: C) _5 I1 b% O- A3 B5 J% w' j1 g; i: d$ W, F. O
“通报”适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
3 w' b% h, A% v0 M- @5 w8 l2 A( x/ V
6、意见
1 ^( F* q9 V% F, z' u
3 s* h5 \; J% G9 G. v“意见”适用于对重要问题提出见解和处理方法。% U: `0 Q6 i. R
/ k( k1 u1 `( W7、批复
) }& q o9 t, ^. ~, O _* B( b0 Z
/ I& v9 R, }1 Y! L" J“批复”适用于答复下级机关的请示事项。
4 A+ @. i" g1 `; t1 ]0 W. V! V) _' W3 u/ X2 r- _4 J# e3 j
8、函
# M& }6 `1 x# J7 P1 A. ^1 v* M% J5 I0 Q! B5 x- S/ d
“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请批准和答复审批事项等。. Q8 V0 [: V5 @
% }+ s1 ]6 N1 F: Y* @9、会议纪要+ M h* T6 m1 z4 `1 \
% z) c1 B; |6 H7 p' M& Y“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。! A, Y, H0 c( h$ A: _
& w. d/ s: T, a0 k& y
(三)公文的格式# J( l* `: N( @* H. ?# a/ f
( L2 _* j/ S% h+ L$ z6 Q- q3 i公文格式是人们在长期实践中逐步形成的,并由权威机关以法规形式确立下来,它既是一种约定俗成,又是必须遵守的规范。
6 U- \3 u8 H* H9 [; G, b+ G! c' n7 J4 f8 m' Y
1、标题
' u1 @5 h0 a) G# S
4 q0 C$ _6 `) \6 s' _公文标题有四种:
4 m% T- A% m! y9 j& A4 i
8 w d8 H/ q0 X⑴ 发文机关+事由(公文主题)+文种。如《中共中央关于整党的决定》。
( y5 p/ ^8 Y7 L8 R& j) H
4 V5 L3 c/ K0 ^+ }/ |4 ?⑵ 事由+文种。关于×××××××××的通知。( D( B$ [; R9 p1 S! a4 z+ z
. G$ K# z& Q. p, C% ~% x# }⑶ 发文机关+文种。如《中华人民共和国外交部公告》。
) o3 {, y, v& W, d; W' S6 _% Q: l: f& `) z
⑷ 文种。如公告。7 S* K4 I1 j; m7 A
! B; U: r' H/ \
草拟公文标题要注意的几种情况:
3 E1 p8 X# z$ ?0 n' J. w8 G+ Q" ] Q4 x4 H, f# c
① 公文标题一般不用标点符号。
: Q9 z* T# z" O0 v8 T5 w
1 a+ K/ k$ c& C7 o3 @5 E② 防止“通知”接龙。如转发××××××通知的通知。
4 V! W9 f% }5 G0 x$ p* m- P
% E3 K4 B" ^7 K1 C③ 关于对×××××××××问题的批复。“关于”、“对”都是介词,不能重复使用。# ~0 e' |; q+ d" [ q3 r3 C+ V
: s- ^. w! G+ q& i④ 标题要准确简要地概括公文的主要内容。
( P! n% h9 {( h) P* }. N6 b, P& Z1 P4 O! b$ E: \9 K0 |
⑤ 正确使用文种。* b/ L. }6 x2 w' |: g/ J
; m, u1 c! D. T' s9 |* {: U
2、主题词
! U2 V; y n, | A- \2 B4 F' t3 h% Q+ O: u
主题词是由于公文计算机管理的需要,根据公文的中心内容概括的规范化的名词或名词性词组,以便以后按公文的主题进行检索。! i: K& w1 H# N+ Q/ b
9 x* q; P P9 r% w, u- _标注主题词应注意:3 M0 N4 B+ e4 m$ |/ n, ?8 h* l
7 S* _5 G! o/ m* ?' O# ]
⑴ 主题词应当准确地反映公文的内容特征和归属类别,不要与标题混同。0 O7 U: C4 y3 K* L: h
6 W k. `9 R4 M! Y$ S⑵ 标引次序应根据主题词的含义从大到小,从内容到形式,最多不超过7个词组。第一层是类别词,即明确属于哪个类别;第二层是类属词,是反映公文具体内容的词;第三层是文种,如通知、批复等。; u4 O+ X7 M* J( ] t* {
K9 a) U2 f* e+ H8 B, j
⑶ 当词表中找不出准确反映文件内容的类属词时,可只标引类别词。
3 P7 B/ o4 p# o
3 p( ^" q; @3 r M1 c5 N" D. u- ^6 d⑷ 上报的公文,应标注上报机关主题词表所规定的主题词。
4 X% I1 d" E; ]* {) f) @0 M; y5 H# H# i0 o/ I4 R: ]
3、签发人" H. Q; C8 b* ], c( p# b
6 P$ k+ b1 ]/ l6 H9 F3 p8 y签发人是发文机关批准发文的人。4 f# g" P3 }4 Q9 ~9 m+ k; x
) S, j# c4 {! }2 N
4、成文时间# f+ F( A% T5 w4 z- E
+ T9 V8 p/ _6 C/ k9 x% |
成文时间就是文件生效的时间(有的公文如法律、法规的执行时间另有规定),一般就是公文的签发日期,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文签发后因故没有及时印发,时间超过20天的,成文时间可由秘书部门确定。电报以发出日期为准。
4 U c' @# b4 }& a: X8 E* B
4 a0 d: M9 [: R行政机关公文的成文日期必须使用小写汉写,如二○○四年六月六日。党的机关公文用阿拉伯数字标注成文时间。: q' J; s( [& m" h+ Y5 J1 _' E
5 a3 z4 L4 n$ x( S+ B5、抄送机关
/ p( A, r( y: r: J6 j5 ~ w) n0 D# _: ~4 Z+ h
抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。这里应注意几个问题:1 z2 g# v* P$ X
" f( T# p; `$ F. G/ u1 u- K% x& K
⑴ 特殊情况越级行文,应当抄送越过的上级机关。
+ A6 d4 d# {, c) Q* S
3 L* h2 o2 Y# p⑵ 请示不得抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。+ P+ E# Z1 [; _& x
7 \8 q; U0 b0 @; L* l
⑶ 抄送机关排列顺序为:党委部门、人大部门、政府部门、政协部门、军分区、法院、检察院、人民团体、事业单位、企业单位。; \0 N/ r) b9 _/ z
R- P& n0 F* b. Z s⑷ 抄送机关不分上级或下级,一律用抄送,不分“抄报”、“抄送”。
1 t' p" ~) y8 z
1 {5 I7 c3 Q {3 R⑸ 不要自己给自己行文。领导代表本机关签署发出文件,然后自己又成为接受者,这就是自己给自己行文。
! V, w: a3 L, T& I4 Y' K) @+ f* H0 @& F- F, N' l2 c/ Q' S, V
|