随着社会的发展和行业竞争的日益加剧,秘书工作的重要性越来越受到重视,秘书已经不再仅仅是众人眼里“端茶送水”的角色,而是日渐升级为单位内参与管理的特殊助手。作为高速公路收费站这个特殊工作环境中的文秘工作者,正确的思想意识、丰富的文化知识、高质量的工作效率、扎实的工作能力以及优良的工作作风,已逐步成为一名优秀文秘人员所必须具备的五大基本素质。/ _0 q8 [% g- q& b$ q ]4 e
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一、思想素质,做好文秘工作的前提。
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7 n! S: B: X8 n7 e要充分发挥好站所参谋助手作用,全力做好文秘各项工作,正确的思想意识决定着文秘工作的整体成败与好坏。坚定的政治意识、顽强的学习意识、强烈的责任意识、主动的服务意识是做好文秘工作的前提条件。
s( R- V+ a9 J# S# E(一)政治意识。坚定的政治意识是办公室人员的修身之道、谋事之基、成事之本,要发挥好参谋助手作用,秘书人员必须时刻保持清醒的头脑,在政治上、思想上、行动上与领导保持高度一致,牢固树立正确的人生观、价值观,提高政治觉悟,熟悉行业动向,通晓“上情”了解“下情”,注意研究领导关心和群众关注的重点问题、热点问题和难点问题,为领导科学决策提供参考,做到献策不决策、服从不盲从、用权不越权。
* F. S. S4 ?7 X3 D) |# x(二)学习意识。学习是提高自身素质的最佳途径。一方面坚持“一线工作法”,深入基层实际调研,沉下去摸清情况,静下来思考问题,及时沟通“上情”“下情”,在实践中学习提炼;另一方面勤学多练、善思考。顺应形势发展需要,做个遇事留心、工作用心、办事细心的有心人,在学习中自觉培养超前服务意识,做到真学、真懂、真用。/ A" ^$ {: P+ R- _
(三)责任意识。古有云:不患无策,只怕无心。责任心不仅是思想认识问题,更是一种工作态度,作为站所文秘人员必须树立强烈的工作责任心,才会有做好工作的信心、决心和恒心。要把“难事办妥、急事办稳,好事办实、实事办好,杂事理清、繁事化简”,必然需要高度的责任感。工作中“不以事小而不为,不以事杂而乱为,不以事急而瞎为,不以事难而畏为”,凡事从“小”、从“细”、从“微”做起,时刻牢记“做好的每件大事都是小事,做错的每件小事都是大事”的责任意识,才能把简单的事做得不简单,把平凡的事做得不平凡。' N) n0 P( p" C! M0 r7 o/ P5 v
(四)服务意识。无论是文稿起草、信息调研、督查催办等政务工作,还是档案管理、文书处理、会议安排、机要保密、后勤服务等事务工作,都是围绕“服务”这一中心运转。作为站所文秘人员,一要全面准确把握领导的工作意图,包括其思路、措施、方法等,力求使各项服务举措与领导的思想合拍共进、同频共振;二要积极主动,有心干事、热心干事、用心干事,把每一件事考虑得更周全一些,安排得更细致一些,处理得更快一些,有条不紊,周密科学。凡事多问一些为什么、多一些角度看问题、多提供一些方案、多预测一些结果,借助经验和缜密思考推动工作;三要充分发挥智囊作用,努力吃透“上情”,通晓“外情”,明白“下情”,不断提高自己的认识能力、分析能力和预见能力,做到问题抓得准、看得清、谋得远,谋到点子上,努力提高为领导、为员工的服务水平。
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+ _5 ~7 V5 ]% n( `二、文化素质,是做好文秘工作的基础。 j" O# L: m& {- g
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博学多才,是对每个人素质的共同要求,也是共同渴求,但对于文秘人员来讲,这一要求就更高了。要做好文秘工作必然需要丰富的知识储备作为基础。/ L+ W( t) ~8 {7 l' Q* g6 x% M
(一)基础知识。这是文秘人员必须具备的最起码的知识面,包括数学、天文、地理等自然科学基础和政治、历史、哲学、法律等社会科学基础两部分,基础知识越扎实、丰富,其工作潜能发挥就越大。
* J8 U$ t- u3 O2 s" } n* G(二)专业知识。包括秘书专业知识和所在行业专业知识两大类。作为基层站所文秘人员一方面要着重掌握写作学基本内容,不但要从中掌握写作的基本理论,还要通过学习写作学掌握相当高水平的写作技巧,懂得不同文种的写作方法,以适应文秘工作需要;另一方面也要熟稔本单位的行业专业知识,强化费收业务知识的学习,具备综合素质。/ b. f$ K* S4 r3 g0 i0 l8 a& H
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三、高效素质,是做好文秘工作的核心。$ _3 m6 C1 z$ C$ r" E( O5 f- _
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工作效率是体现工作能力的重要表现,办公室工作大多具体、琐碎、内容多、范围广、头绪杂,文秘人员必须合理安排工作时间、统筹规划工作内容、与办公室其他人员团结协作,才能高质量高效率地完成各项工作任务。# O0 ^% f# p) U8 H
(一)统筹规划,合理把握工作节奏。“订计划、抓落实”是合理把握工作节奏的有效手段。一是要掌握适度观念,全面掌握情况实际工作情况,循序渐进、量力而行,既考虑客观需求,又考虑承受能力;既强调时间节点,又坚持质量标准,努力使各项工作健康发展、取得实效;二是要掌握辩证观念,突出工作重点。抓主线、定重点,知关节、得要领,辩证地看待和处理大与小、轻与重、缓与急的关系,避免绝对化和极端化;三是要掌握灵活观念,要根据情况变化和领导意图,及时调整计划,以高度的适应性和灵活性,保持工作的连续性。
! I' y* D& e5 p% d. p8 o) }; W' [(二)团结协作,齐心合力创佳绩。谚语:一人一双手,做事没帮手,十人十双手,拖着泰山走。说的就是团结的力量。办公室是个综合部门,很多事情都需要大家合力,作为站所文秘,必须树立整体观念,分工不分家,要有大局意识和主人翁意识,补台不拆台,团结为重,和衷共济、相互沟通、相互支持配合,充分发挥和挖掘大家的能力、潜力,才能确保各项工作有条不紊、扎实有效。
. F' ?* ^5 x9 E- U3 p( i(三)严谨细致,突出工作高效。办公室的工作千头万绪,要保质保量完成各项工作任务,文秘人员必须在 “快、准、严、细、实”上下工夫。“快”就是快速。即说即办、即办即结、决不拖拉。“准”就是准确。大到会议承办、材料组织、活动安排,小到日常沟通、反映情况、提供数据等,必须及时准确,毫不含糊。“严”就是严谨。即工作中的每一个细节包括沟通交流、说话汇报等,都力求严谨、严密提纲挈领,分清主次。“细”就是细致。无论办文、办会、办事,都要有不厌其烦的精神和一丝不苟的工作态度。“实”就是务实。写材料要求真务实、有理有据,绝不弄虚作假、夸大其辞。
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3 R! @ Q" A6 M- |/ m四、业务素质,是做好文秘工作的关键。* n% h& z& K! N1 e1 y( o: [* ^% V
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站所文秘人员的业务素质,主要是指其工作能力,即从事工作的实际本领,主要包括书面表达能力、口头表达能力、独立办事能力、组织协调能力以及学习创新能力。
3 K% C, S5 ^% @8 V" ?: I; h(一)书面表达能力。就是要把思想按照规范的格式和要求转化为文字的一种形式。写作各类公文、总结、宣传等材料是站所文秘人员最为经常性的工作,要完成好这项工作,就必须具备熟练的书面表达技巧和谋篇布局的文字运用能力,做到行文流畅、语体得当、内容明晓、格式规范。
5 K ]" O7 m% v5 k6 F* ?5 {(二)口头表达能力。语言表达能力是站所文秘人员开展工作的基础。无论是发挥协调组织作用,还是充当领导的参谋助手,上传下达、组织协调、沟通交流、信访接待等日常的事务性工作都离不开语言表达。口头表达能力的最基本要求,就是要做到口齿清楚,语调平稳,条理分明,中心明确。+ f0 e2 @& w- B' l5 J
(三)独立办事能力。办事是站所文秘人员一项经常性的基本工作。站所文秘人员能否较好地处理各种事务,解决份内问题,主要体现于较强的理解与沟通能力。即能快速理解上级领导决策意图、能善于调动自己的知识才能,敏锐观察和思索、能及时抓住事物的关键和实质,提出有效解决方案并圆满完成。* `* K! @6 }, c! p$ }
(四)组织协调能力。站所文秘人员经常要参与调研、收集信息。要做好内外、上下组织协调工作,要掌握现代、科学组织管理知识,统筹兼顾安排组织好工作,协调好站领导与各班室部门之间的关系,为站所创造良好和谐的工作环境、生活环境和社会环境。0 o$ H5 q+ o% y2 ^, K6 w& ]9 g
(五)学习创新能力。随着国家改革开放深入、法律法规的不断出台更新、行业环境的不断改变以及工作要求的不断提出,种种现状对站所文秘人员获取新知识的能力提出了更高要求。作为站所文秘人员要树立“终身学习”信念,不断拓展自己的知识面和更新知识结构,主动努力学习其它相关知识,努力使自己成为一个复合型的人才。
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4 _% S% j2 z6 p1 d! Z+ K五、作风素质,是做好文秘工作的保证。
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作为一名基层站所的文秘人员,要成为张口能讲、提笔能写、无事能思、有事能办、精通各项业务的行家里手,具备“勤奋、冷静、求实、创新”的工作作风必不可少。
+ d, v. M3 Q3 r* w1 \3 Q! V, C(一)勤奋。站所文秘人员工作的服务性和事务性,决定了其必须要有勤奋工作的思想,在工作中时刻做到腿勤、手勤、脑勤。要勤用腿,多跑、多看;勤用手,多写、多练;勤用脑子,多想、多思。学会主动地去发现问题,提出问题,考虑问题,运用主观能动性创造性地做好各项工作。0 Z+ x) v. W% s- ]$ p0 z
(二)冷静。面对日常诸多琐事、杂事和一些突如其来的应急事件,作为站所文秘人员往往兼有较强的被动性,这就要求站所文秘人员养成沉着冷静的作风,遇事沉着,冷静应对,妥善处置。
' v$ t4 b! ?6 x(三)求实。作为站所文秘人员,坚持说实话、办实事、求实效的“三实”作风是文秘岗位的基本要求。即文字工作要经得起推敲、会务工作要经得起检验、事务工作要经得起端详。领导交办的事要速办、办好;群众反映的问题要速查、查实,在工作中做到勤勉尽责、忠于本职、脚踏实地、求真务实。
% N. o/ }0 Q, e5 g+ Y(四)创新。创新是推动事业前进发展的动力,站所文秘人员要紧跟时代步伐,立足基础、勇于创新,时刻保持工作敏感性,做工作上的有心人,善于从多方面的信息中,提出自己的新见解、新方案,供领导决策参考。
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社会的进步,时代的发展,人们的观念也有所变化,秘书的职能也随着办公室职能的多元化而不断扩大和更新,对文秘人员的基本素质提出了更多更高的要求:既要具有完成各种任务的有形的素质能力,又要具有良好的思想作风、工作作风等无形的素质能力。作为基层文秘人员,只有在实践中学习、在学习中锻炼,在锻炼中领悟,不断提高自身的工作能力、挖掘自身的潜力,充分体现文秘人员的岗位价值。& `0 e/ F0 T. P
(军山所 付萍)
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