一、 办公室管理工作
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6 g+ p" @9 [7 x+ s(一)管理的科学涵义
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$ u( A7 n$ m5 E①社会学家法约尔认为,管理就是经过管理者的精心组织把事情办好,管理的过程就是管理者使所有的人趋向同一个目标。总而言之,就是要求管理者要正确认识人,合理使用人,充分调动人,科学组织人。
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- f, ]6 Z1 F2 `8 T& @②通俗地讲,既要管,又要讲道理,要注意做好人的思想政治教育工作,这才是“管理”。所以有人说,管理是一门做人的艺术,善于做人,善于处理人与人、人与组织、局部目标和整体目标的关系,也就善于管理。
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9 s2 o- I2 W9 V- j+ [; |(二)管理的核心是人,不是财、物" h5 _4 w+ e; b" ]! X
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8 w5 g( O9 c$ m7 F. r/ K% l过去我们在管理过程中只注重工作目标,把事情办好,而忽略了管理者与被管理者双方的感受,但是我们要更注重工作目标与情感目标的有机结合,注重人的满意度和幸福感,要通过有效的管理,使每一个人激发工作的主动性和积极性,在实现工作目标的同时萌生成就感和荣誉感,最终达到和谐的境界。这也是我们建设社会主义和谐社会的基础。
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3 f0 O# E2 V4 l/ N: U(三)管理的误区
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1、人情管理 ①表现:靠你亲我疏的人际关系来履行管理职责。②弊端:一是效率低下,被管理者往往看是谁来管自己,以个人好恶来选择对工作的态度;二是关系复杂,往往有管严了你,而又放松了他的嫌疑,致使内部人际关系紧张,矛盾不断,最终造成“捣乱者多,成事者少”的混乱局面。 h4 \. S9 w& o4 {5 h; H
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2、权位管理 ①表现:官大一级压死人,满足于靠自己的权力、官位为约束他人,管理他人。②弊端:只能管与时,不能管经常;只能管一人一事,不能管全员全局;只能管人的言行,不能规范、抚慰人的心灵;容易助长官僚主义和霸道作风,挫伤下级的自尊心和工作积极性。% ~$ j0 T+ A$ R q: P- C
2 k3 [4 V8 l) W M3、模糊管理 ①表现:管理思路不清晰,管理对象不准确,管理法则不统一,管理程序不规范,管理目的不明确。②弊端:什么都管了,什么都没有管好;管住了人,但没有管好事;管好了事情,但压制乃至伤害了人。$ {' d$ _% S8 m1 V I0 X' N/ |
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8 P! H% J) r3 L( D" |! J( n7 C8 }(四)关于管理的建议) t6 H* {; W6 S7 Y+ Y: ?
, z6 B) L0 y+ c3 J2 D, n1 W1、管理制度化:要肯定制度管理人的可靠性、科学性,但要反对形式主义和文牍主义,要以信息畅通、工作高效为目标;制订管理制度要见解、明确,不能长篇大论,动不动就是红头文件满天飞,甚至于出现文件撞车、打架的现象。
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; S9 a$ @& e; Q/ l4 w2、管理系统化:要点面结合(机构要精简,人员要精干),要注意管理过程中各要素的衔接与协调。不能头重脚轻,顾此失彼;要形成体系,使管理的每一个环节有章可循,有据可依。% {1 ]. W" v! C) M
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3、管理能级化:能级化是管理重心下移的一种管理模式,处长管科长,科长管科员;要一级管一级,按组织程序来管理,不能眉毛胡子一把抓,凡事一个人管,人人都要自己来管。
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4、管理人性化:相信人、理解人、信任人,用人不疑,疑人不用,要促进人,要为人的发展提供条件,管理者要按工作实际提拔被管理者,这样工作才有盼头,才有积极性。! d- _( m8 @9 @" d. M
5 ~: A6 s$ [. I7 f' m0 U5、管理人格化:管理者具有示范性、教育性,在管理过程中起着引导和榜样作用,好的管理者一言一行本身就是标杆和模范,注重率先示范和模范带头,注重言传身教。这是管理的最高境界,可以做到“不管而管”。
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3 w P8 }& o" _. g1 G. [, e二、 办公室服务工作
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: p6 g% A, D5 h/ b/ `, }概括:服务性工作是办公室工作的重要内容,而服务工作一般是围绕领导进行的。搞好服务工作,关键是要有“四心”:细致心、平常心、责任心和热忱心。3 z0 V4 P$ J3 t8 U+ R$ ^
; d. ?. y. \" Q1、 日常程序性服务要有“细致心”。* ^: `7 ]% I' Z8 i) X% q
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& H" U; N- b4 r' d/ o% N1 L一是要加强自身修养,以诚待人,以勤处事,以信立身。
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/ Y6 U/ m/ T/ y C& m2 W二是要身在兵位,胸怀全局。不要以普通一兵的身份而推却责任,而畏手畏脚,要把该说的话说到位,该管的事管起来,以大局为重,以全局为重,真正摈弃一己之虑,一己之思,认认真真当好工作的“马前卒”。4 B7 r N- q4 t6 J, D
% A* q& A8 \6 K. i/ ~三是要准确定位,科学协调。由于办公室工作特殊性,常居于领导左右,参与重要会议,掌握他人所不知的秘密,经常为领导鞍前马后服务,一般人在信息掌握、政治待遇上难以企及。正因为这份特殊因素,办公室人员要有普通一兵的平常心,切忌狐假虎威、盛气凌人,以领导身边的红人和“二首长”自居,要准确定位,谦虚平和,礼貌待人。在关系协调上,要坚决避免“二首长”、“命令式”做法,要善于采取位移法,主动替对方着想,从一般“传声筒”成为善于协调、科学协调、平等沟通的工作能手。 ( 此文系党委办公室、院长办公室余会春老师讲课提纲 ) |