一、会议记录格式
% Q- q4 e$ T9 q' a+ a7 D0 L 一般会议记录的格式包括两部分:一部分是会议的组织情况,要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容,要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。
9 T+ ?" A0 K1 ], c' W 对于发言的内容,一是详细具体地记录,尽量记录原话,主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录,只记录会议要点和中心内容,多用于一般性会议。
% E7 e! C9 p. h& Q 会议结束,记录完毕,要另起一行写"散会"二字,如中途休会,要写明"休会"字样。' [9 m2 T3 @, L9 I9 E0 L8 k. ~1 t
! b5 ?' d* c- n, ]2 h; J 例文一:3 o7 D3 i/ G" l, x( y
会议名称 会议时间
: T9 K3 g$ h- u( f( X 会议地点 记录人
' X! t) ?: o- ^2 ~ 出席与列席会议人员$ r4 J: ^8 k, N) T- F1 H
缺席人员' y. U' }+ J. C4 S- `
会议主持人 审阅 签字, G0 F3 X# i; s, w1 J4 ^
主要议题 K; n5 u# c2 @& m% o
发言记录:) c9 i+ g9 W& u
3 x9 s. C9 Q' T/ K' d2 d 例文二:
4 m& m& f A. a, g6 D ××公司办公会议记录
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时间:一九××年×月×日×时& V+ N, ~- C9 O7 B
地点:公司办公楼五楼大会议室# F) a) T( ~9 n$ Z! N
出席人:××× ××× ××× ××× ××× ……" w, I5 J. u) `3 v
缺席人:××× ××× ××× ……
( Y# Y9 q) y1 Y 主持人:公司总经理
3 ^* z3 ]9 y' z% r7 d9 E# R6 k 记录人:办公室主任刘××
7 y0 e5 d, T: L9 a( |; j 主持人发言:(略)- }: r9 l4 g' N4 I0 L# |- m% }
与会者发言:××× ………………………………………………………………
* _" P* h; u6 V" x" M ××× ………………………………………………………………) S; H. {3 |2 ~9 V: d5 w
散会
1 _ |8 ]" P. K# C, P" M 主持人:×××(签名)! X0 V, J( q: O; w' J
记录人:×××(签名)
* r. N( B$ g+ S/ Y (本会议记录共×页)9 e! W3 @4 R" J: ~# o0 H+ D
4 ~, s0 p/ W4 }1 d% v
0 P4 i) u, u, R* R; G1 \
二、会议记录的基本要求# S4 q2 a* Y% e9 F0 L# G7 z
+ I7 [+ i& [; o 一、准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点,会议性质。
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二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名。如果是群众性大会,只要记参加的对象和总人数,以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议,出席对象来自不同单位,应设置签名簿,请出席者签署姓名、单位、职务等。; q0 h: N$ g, B0 z3 t. B
5 k3 R0 Z; ?) E( [- o6 q0 k& R 三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态,如发言中插话、笑声、掌声,临时中断以及别的重要的会场情况等,也应予以记录。' A3 @/ p6 t2 c* `8 Y7 |" [1 `8 e
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记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点,即把发言者讲了哪几个问题,每一个问题的基本观点与主要事实、结论,对别人发言的态度等,作摘要式的记录,不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言,需要记下全部内容。有录音机的,可先录音,会后再整理出全文;没有录音条件,应由速记人员担任记录;没有速记人员,可以多配几个记得快的人担任记录,以便会后互相校对补充。
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四、记录会议的结果,如会议的决定、决议或表决等情况。% [$ ?3 \* V" \% c* T: w' H
8 b3 e. f0 _' m, H2 a# R 会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。9 j* w" l! }0 l2 @' m
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三、会议记录的重点2 j# U; G( f3 f$ @4 T
6 o, W k1 f( A# `' N" F 会议记录应该突出的重点有:
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a4 `* K) Z- _( T1 N, g (1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;
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(2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;
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(3)权威人士或代表人物的言论;
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(4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;7 \ p6 V+ \: ~
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(5)会议已议决的或议而未决的事项;& Z: ]4 l( M2 X' J3 K
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(6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。
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. `7 t* a R6 [ u 四、会议记录的写作技巧1 O. P- L1 E8 M' _% Q. n& {3 A
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一般说来,有四条:一快、二要、三省、四代。
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9 @3 g# |1 L1 m; M5 t" t 一快,即记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。
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! N4 j3 r1 U# T8 r& ^ 二要,即择要而记。就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。2 ]% {* t3 C/ W2 `; J$ c
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三省,即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如"但是"只记"但",省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。
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四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。
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" s1 e; c- z. x8 S 五、会议记录与会议纪要的区别" x1 Z/ k6 |- h" ^
5 _3 d* P. l A2 W: R& [( J! B 会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是:第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。 |