摘要:公文写作是办公室工作人员的基本功之一,要想写好公文并非易事,在写作中一不小心就可能出错。而常见的错误总结起来也有十几种之多。作为办公室人员,应在工作中不断总结,不断创新,努力提高公文写作水平。
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关键词:公文写作;常见错误;对策
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文秘工作是办公室工作的重要职能之一,公文是办公室参与政务、管理事务、搞好服务的重要载体,是文秘工作的重头戏。写好公文是文秘工作者必须具备的基本技能之一,它不仅要求写作者有扎实的文字功底,还需要掌握各种公文的特点和格式。
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办公室每天都要接触大量的公文,如果所拟的公文不合格,势必影响流转的速度,并给主送单位平白增添许多麻烦。笔者所在的校长办公室经常遇到类似的情况。下面我努力把常见的错误放在一篇公文里,展示给各位同行共参:
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关于邀请x校长、x书记参加“10356211”工程奠基仪式并致辞的请示报告
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+ O3 u3 H4 ]6 P* e校长办公室、党委办公室并呈x校长、x书记:
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8 a. P3 H3 _ R5 D 根据“校长办公会议决”,我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组,在校领导的指导和指挥小组的努力下,前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式,届时想请x校长、x书记参加仪式并致辞,请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来!& w: U. O1 `8 L3 R7 m5 D
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此致
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. m8 C9 @- C: w; M; P 敬礼!
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( h( ~. p$ l7 S% K% G0 D 附件一:讲话稿;6 W* z$ J5 ^, W |& U# G
- y1 x7 \5 R. l; H& j: B( c. G 附件二:议程。
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1 T2 y R* x+ z! F 资环学院; X& n9 M( g! g' O% v, @8 s
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2005年10月11日5 k3 X$ `, J0 P" d2 e' P% H
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一份完整的公文由文头、内文和文尾组成,内文是主体,上面展示出来的就是公文的内文部分,本文主要探究内文部分的常见错误和对策。
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; L7 _, i/ |, i0 x$ } T* U 一、标题:标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成,对内发文可省略发文机关。就上文标题而言,似乎也符合这一要求,但这是最起码的格式要求,细究起来,这个标题仍存在着不少错误。8 J+ X! o4 q& K3 h6 |: v- c" g
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1、多用标点。标题中除书名号外一般不用标点,如:关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知。上文题目中的顿号、引号都是多余的,应该去掉。
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2、人物模糊不清,顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名,不能只用姓氏加上职务,一个学校可能会有两个王校长,不用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的,校长和书记同时出现时应把书记排在前面。
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. X5 B" j5 m" H 3、项目不宜使用代号。公文应该是明晰的,应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号,而这些代号可能只有该领域的人知晓,一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里,会给人一种不知所云的感觉。
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% \' c, O. e8 L- M 4、混用文种。根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》,行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等十三种。请示和报告为不同文种,不能混而为一,上文应属请示。文种不能错用,也不能混用,更不要生造,如事宜、申请等都非公文文种。! l8 g4 }1 f, ~* F r G! ?, x
; O6 ~& ?) V0 k 二、主送机关:即受文对象,应根据公文内容选择相应的主送机关。上文中的主送机关也存在着错误。
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1、多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关,需同时送其他机关的应采用抄送形式。上文应主送党委办公室,抄送校长办公室。# V6 m7 i% G2 }, x
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2、不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体,它只针对单位,不针对个人,所以它一般不直接送给个人审阅。
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# u8 P/ J3 g, `5 o g$ ]5 `! U5 A 三、正文:文种不同,内容要求也有变化。请示的正文一般包括请示原因、目的和依据,应写明请示事项,并提出自己对解决问题的态度和意见。上文作为请示,虽然符合基本要求,但很多错误也是显而易见的。/ {8 e' @0 p! e5 p+ t- O
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1、引文不全。引用的公文要写明:发文时间+发文机关+标题+公文编号,如:根据华师(2003)17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神。上文所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。
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2、数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外(如华东师范大学“十五”规划),数字应用阿拉伯数字,“十月二十一日”应为“10月21日”。; ]. m6 N% R6 V; u ]: w% t4 q
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3、用词不当。公文讲究公事公办,不需要过度客气,行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来!”这些含有感情色彩的话尽量不用。" ]$ }9 c" m2 D) B5 s* h/ ^+ U: g d
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4、信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体,上文中举行奠基仪式的时间不够具体,地点也没说明,在公文写作中要注意避免。
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/ Y8 o4 C; _5 G9 A" f: j 5、结尾不当。公文有自己的结尾用词,请示一般用“以上请示,请予批复”结尾,而不用私人信件中常用的“此致敬礼”。 ]. \# r5 |! Q+ e
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6、缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话,上文中少了这项内容。
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四、附件:为了补充说明正文,公文往往要添加附件。上文的附件也存有错误之处。7 a: M b1 Z; N- A9 W$ }1 V* _
! M2 L) ]& W) V- T 1、格式不对。附件的正确格式是:+ ~$ l4 \( s5 `0 G! k" ]
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附件:1、xxxxxxxxxxxxxxxx
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2、xxxxxxxxxxxxxxxx/ e5 z( z! `( t$ `6 }& E
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附件名称后不加标点。
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2、附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容,不能过分简单。上文的附件1应写明什么人在什么会议上的讲话稿,后面最好注明(代拟稿)字样。附件2应写明什么会议的议程。* \- a% } n! L: ^ G3 o8 m, w
7 c3 J2 u& Z' r. S( {5 x" P/ P! L 五、落款与日期:正文后右下角要写上发文机关和发文日期,这看起来简单,但一不小心,可能也会像上文一样出错。+ _$ A9 ~: z) U% f5 B
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1、发文单位不能用简称。其实在整个公文里,人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院”,应写全称:“资源与环境科学学院”。. D/ H" [0 j0 K
& ?3 ]8 W" G4 O i# x" g7 E g 2、发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反,发文日期要用汉字,但0不能写成“零”,也不能用0,而使用插入中的符号“〇”。所以上文中的“2005年10月11日”已改为“二〇〇二年十月十一日”。
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公文写作不需要小说家丰富的想象力,也不需要诗人华丽的词藻,公文要的是朴实、简洁和实用,但想写好公文却并非易事。公文对文字的要求可以说达到了“天然去雕饰”的至高境界,而公文种类繁多,每种公文的格式又各不相同,这都为写好公文增加了难度。但作为办公室工作人员,又必须度过这一难关。以上用一篇例文来说明公文写作中容易出现的错误是远远不够的,愿各位同行在工作中不断总结,不断创新,努力提高自己公文写作的能力和水平。(作者:霍九仓)
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