公文写作经典语录: G; N& e$ r! O3 v; s2 n7 L
/ h& H3 b# v3 S4 C& t1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系,如:通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等;专用公文是企业内部使用,一般不与外界有联系,如:会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。7 m, ^8 N- U% r. S: ` x
2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报,譬如:以公司的名义上报报表省公司,一些事情需要请示省公司,公司下发一些管理办法,对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部,以部门的名义发文,一般不对外,包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿,部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。
' A" \" W1 w8 F' M& ~: f3 {+ u3、 文件与电子函件的区别:电子函件用于工作历时较短,日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调,以分公司下发的管理办法一定要用一级文件,以部门下发的管理办法可以用部门文件,千万不要用电子函件。
# g. X. l" G2 Q- M; i1 k9 |3 Q; i4、 上行文与下行文与上级与下级的关系,这里所说的上下级关系,一种是组织系统关系,一种是业务系统关系。对上级用上行文,对下级用下行文,上行文如请示、报告等,下行文如通知、通报、决定、意见等,向同级部门或不相隶属关系的单位,则用函。
, R0 ~+ ^; D7 E" y, P' l4 g) p5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源,应用请示。
8 o, S+ n& A* O/ T6 B; L1 o6、 用于向上级汇报工作、反映情况等,可用报告。
1 k K! e* @+ [& Y: n# E* d7、 用于向上级反映工作意见,请求给予支持,可用意见。3 }9 n+ D) a6 l6 S5 o% }( q/ Z
8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项,不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。3 ~/ w; ?* c M: |8 Q9 q- Y/ K
9、 公文的标题制作三要素:(发文单位)+关于+事由+文种
. T T# @, S* p% z例:(网络运营部)关于召开第三季网络运营分析会的通知& _0 a6 [7 } h( U
注意:文字务必准确、简要,一般不用标点符号(法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号)
5 Y Q( b5 e8 ~1 v10、转发文标题制作四要素:转发(批转)+来文单位+转发文件题目+文种
8 s4 m" y# l4 p& T例:转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》, O) T j! [0 n8 ^) E; ~! |
注意:转发公文应避免使用重复用语和相同的文种,遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关,取最先发文单位。 二是另拟标题,转发情况在正文中说明。
9 G! U- U7 F! Z+ }8 b* ~例:“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法(试行)〉的通知》的通知”
8 a# T8 J4 v+ k+ G! c压缩改为:转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法(试行)》的通知》
" V9 f S6 d) ~" U11、主送单位:受理单位、主办单位。抄送单位:主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理,二级文用抄报。
4 S5 H! O1 C+ K% U! D: \ 注意:无论主送单位还是抄送单位,应使用全称或规范简称,两个以上主送或抄送单位,应按行政区域、行政机关的排序,先大后小,先外后内。
, V d b$ G- ?) M12、公文内数字除了固定的词语或成语外,要用阿拉伯数字,但落款要用全称中文。
+ V6 ~: i* m" W/ B13、句中较短的平级的词和短语用顿号,并列复句内部分句间用分号,在分号与句号之间,分号与分号之间至少有一个逗号,在提示语的前后,表示提示下文或总结上文的用冒号。# ]. C% I% S4 D3 Y+ u
14、请示的标题:关于+事由+请示7 f" g; O k. }! r, ]
编写的守则:导言+主体+结尾
. K V! b1 s9 G7 H0 [ 导言:开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景,要求写得充分而又简单。例如成本支出请求,要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号,价格,购置或维修的原因,如果不购置或不维修会出现什么样的情况,有多严重。
O- T6 y2 d# C( ?$ Q 主体:内容突出,事项集中,条理清楚,要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示,要写哪个部门鉴定必需购买或维修,这笔费用的单价是多少,数量是多少,几时做预算,什么时候付现,是否有2套解决方案,如果有2套方案,你则重建议用哪一种,为什么?
3 ^4 e+ }3 B! M$ h( T( X, Y 结尾:是一个固定的模式,妥否,请批示。当否,请批示。是否可行,请批示。以上请示,望予审批。
- c: g% q: h. y- V 注意:请示的主送单位一般只写一个,请示应事前请示,不越级请示,如提出2个以上方案,应有倾向性意见。6 ^7 z& O, R, @4 S
15、批复的标题:关于+事由+批复
: Z8 A T$ r) U& Y' V' ^ 编写的守则:开头+正文+结尾1 \1 g9 p5 y7 }- X
开头:你单位《关于XXX的请示》(XX[2009]XX号)已收悉,经XX部门审核,同意XXXX,现就相关事项批复如下。
" o9 `/ _& I5 m: C( z% g# U 正文:做出明确的答复,同意什么,不同意什么。
8 `3 i$ X+ Q8 \0 R2 S# i 结尾:从上级单位的角度强调一些事项,可提出希望、要求、号召。, _$ e$ W7 w0 U2 _% T* G. C e: x$ d
注意:在做批复公文时,要认真核实缘由的真实性,研究可行性,权衡利弊得失,有根据地表达意见。批复针对性要强,态度明朗,答复明确,措辞严谨,语句庄重。请示内容较多的,可分条列项地答复,对不同意的事项,应说明不同意的理由。! U, u8 y( ~$ S; b
16、通知的标题:关于+事由+通知
9 W, w+ l9 ? C! a J. \ 编写的守则:导言+正文+结尾+ W0 @4 p0 b. {/ n9 T. V% b
导言:发通知的原因,就相关事项通知如下。; [7 M& z9 H) I! M- a$ G! q/ J
正文:通知事项
& t0 e% I9 G' W: m& B4 |7 M0 @ 结尾:以上通知,请遵照执行。
- H6 a ]$ z5 o' X$ x! x 注意:通知适用于发布(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,职务任免、岗位聘任等,因此,主送单位要准确、清楚,严忌错漏。导言简洁清晰,高度概括。正文明确具体,针对性和可行性要强。2 ~$ d# f2 q4 E
会议通知的模版:会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
; t( ?' ^! |* g( t9 x+ c 培训通知的模版:培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。
. ]' U1 F/ R; t# T, {+ U17、报告的标题:关于+事由+报告
) r5 w& G1 ?. m0 @编写守则(三段式): 情况——做法——问题(意见)7 I: I; U, g4 Z% x
情况——问题——建议
5 H+ n2 ~ X* l% J+ K* T (只选其中一种或两种写) 情况——原因——下步做法6 u& I, u0 b4 ~; j1 ^
情况——原因——责任及处理意见) ~0 R3 Y4 o* E
注意:报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此,在写的时候,要注重时效,情况真实,不弄虚作假,不文过饰非,有关事实和数据务必准备确无误。拟文时,要语言简洁,篇幅短小突出重点,层次分明,不要夹杂请示事项。如果重大事件报告,要同时准备好说明材料作为附件提交。/ d- D$ K. s) c- x. h+ [/ F
报告与总结的区别:报告在表述方式上大量使用叙述,情况、事实点绝大部分文字,只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示,对问题的认识。5 l/ F: F% k5 \! L9 Z
报告与请示的区别:两者都是上行文,对上级行文,但报告不要求上级批复,请示则要求上级批复,报告是事中或事后行文,请示是事前行文,报告的结尾用“特此报告”,请示则一般用“妥否,请批示。”
6 G# X5 t7 P0 R6 P. @" |18、函的标题:关于+事由+函# z! q) o% f! p/ q5 @8 I' Y3 l: b
编写守则:开头+正文+结尾
! S) r9 L8 p3 @6 K开头:简洁写明发函的缘由
4 o0 U7 J; E% W Z- e正文:逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求
% P: @) a1 a8 S" m结尾:“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。) Z& ]4 ]$ B, _% X7 ~7 Y
注意:拟写函时要注意措辞,因为彼此的地位平等,语言要朴实谦恭,议论说理要适度。另外,撰写复函时,要就别人在函中提出的问题回复,不是函中提出的不问题,尽可能不要在复函中出现,不然就有画蛇添足的嫌疑。
5 p4 [1 J0 I6 ?: r4 v19、决定的标题:关于+事由+决定
( ]# g. l) i; r! W' \编写的守则:导言+主文+结尾, a, o8 c$ q+ r# F- [
导言:写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。: T4 ?8 f2 f1 I+ N
主文:阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。8 p9 k# a( m- k. M9 B
结尾:提出希望、号召、实施要求。. H( Y- E3 n7 Z0 F
20、通报的标题:关于+事由+通报3 ~7 L Z. n" @/ r" m5 S
编写的守则:导言+正文+结尾* E/ L' z2 m8 L2 y
导言:介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。
% R V: E0 a+ a+ l5 M# j正文:分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。
1 E: A5 D0 K) B4 ?结尾:写明所做出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。
5 o" ?4 x) E/ \注意:通报只适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性,因此,用词要严谨,注重写实,掌握分寸。5 A6 o. a: V8 E* o! N0 P" | v
21、会议纪要的标题:关于召开+会议名称+纪要
6 m5 L8 x& X! B) n1 I/ `% ^ 编写的守则:会议概况+会议内容+结束语
: X2 _, s/ C* G- I0 @ 会议概况:开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。
5 ~: m, E/ p( @7 F. G$ Y4 f 会议内容:会议的重要发言和决议。$ e( a& e$ p& U6 f
结束语:希望与要求。
; `2 f, M& s# J8 i5 C; N22、备忘录:和会议纪要非常相似,区别只在于会议纪要是决策性的事项,而备忘录是非决策性事项,只是相关部门共同约定的事项。, l$ G( i, V, E+ q# l ?
23、工作联系单:和函的撰写相似,是部门之间工作联系的一种公文,拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况,并在工作有调整时要及时告知。
8 x8 x0 t* \1 a0 E24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”,每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前,首先要确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,或是“三部曲”。对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”,多用于上级有布置,有要求的汇报,写这样的汇报,要少写或不写目的、意义和原因;“我们为什么要做”,则常常是自发地、创造性地开展工作,是主动地对上汇报或对下发动,这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。' q% H) s# C& i p- b
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