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公文写作经典语录

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政治秘书 发表于 2013-2-7 10:51:15 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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公文写作培训班
公文写作经典语录
1 O0 y- Y, W/ {* P$ `
. D( G1 [5 d; |9 E/ ~1、        公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系,如:通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等;专用公文是企业内部使用,一般不与外界有联系,如:会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。
. D; c6 I: W' {: z2、        一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报,譬如:以公司的名义上报报表省公司,一些事情需要请示省公司,公司下发一些管理办法,对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部,以部门的名义发文,一般不对外,包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿,部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。
5 i9 [% a- _0 S* k( s1 n3 Z3、        文件与电子函件的区别:电子函件用于工作历时较短,日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调,以分公司下发的管理办法一定要用一级文件,以部门下发的管理办法可以用部门文件,千万不要用电子函件。
& k4 q) y5 O/ x2 i! g4、        上行文与下行文与上级与下级的关系,这里所说的上下级关系,一种是组织系统关系,一种是业务系统关系。对上级用上行文,对下级用下行文,上行文如请示、报告等,下行文如通知、通报、决定、意见等,向同级部门或不相隶属关系的单位,则用函。, N* m+ c7 x8 ?7 H
5、        用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源,应用请示。
: t2 S- E  v% k+ ?: [5 r7 r6、        用于向上级汇报工作、反映情况等,可用报告。
+ C3 u1 S; ~1 f3 W& E6 k' C7 Z7、        用于向上级反映工作意见,请求给予支持,可用意见。
8 R) @* _- S0 e4 Q' \# b' v8、        部门发文不可以超越本部门职权范围事项,不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。
4 B  }, ~1 g9 b( V1 Q! d# K9、        公文的标题制作三要素:(发文单位)+关于+事由+文种
2 ?/ s3 X) f! W, V  c6 T. `/ o! z例:(网络运营部)关于召开第三季网络运营分析会的通知
. Y7 n! u* O5 r$ F注意:文字务必准确、简要,一般不用标点符号(法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号)
- m3 Y' E. D) c3 D- e% M3 ?( y! Q10、转发文标题制作四要素:转发(批转)+来文单位+转发文件题目+文种
$ k0 Q( {+ u5 ?7 |$ n例:转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》. |' m! A8 n, Y& m
注意:转发公文应避免使用重复用语和相同的文种,遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关,取最先发文单位。 二是另拟标题,转发情况在正文中说明。8 T9 o0 F# O/ R' d
例:“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法(试行)〉的通知》的通知”
! W6 Q, ?; G) k: j1 s' b压缩改为:转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法(试行)》的通知》
( `! g* U2 ^9 g1 J5 M11、主送单位:受理单位、主办单位。抄送单位:主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理,二级文用抄报。
4 g/ A# w) e3 l5 P   注意:无论主送单位还是抄送单位,应使用全称或规范简称,两个以上主送或抄送单位,应按行政区域、行政机关的排序,先大后小,先外后内。6 f  ^( {. }1 x6 `
12、公文内数字除了固定的词语或成语外,要用阿拉伯数字,但落款要用全称中文。& u# f" W6 E6 {: E+ B
13、句中较短的平级的词和短语用顿号,并列复句内部分句间用分号,在分号与句号之间,分号与分号之间至少有一个逗号,在提示语的前后,表示提示下文或总结上文的用冒号。/ I. \% k5 T  j2 T8 t: N
14、请示的标题:关于+事由+请示# e3 c' A  s6 ^/ ~' Q% G
    编写的守则:导言+主体+结尾# D6 t- y/ J5 N# I$ i- h3 y2 A/ t6 H
    导言:开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景,要求写得充分而又简单。例如成本支出请求,要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号,价格,购置或维修的原因,如果不购置或不维修会出现什么样的情况,有多严重。! O7 y$ Y0 P; i1 y4 j% j8 _4 g
    主体:内容突出,事项集中,条理清楚,要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示,要写哪个部门鉴定必需购买或维修,这笔费用的单价是多少,数量是多少,几时做预算,什么时候付现,是否有2套解决方案,如果有2套方案,你则重建议用哪一种,为什么?
4 r" S0 J  ^, \$ D/ _# n    结尾:是一个固定的模式,妥否,请批示。当否,请批示。是否可行,请批示。以上请示,望予审批。
  E" u. M7 d3 |$ Q6 j2 l    注意:请示的主送单位一般只写一个,请示应事前请示,不越级请示,如提出2个以上方案,应有倾向性意见。
, Y, T8 W- n! {+ X+ \+ r15、批复的标题:关于+事由+批复1 ~; m1 {# k% u1 d" N0 r/ c5 r
    编写的守则:开头+正文+结尾
8 z5 N7 I- |! @8 i8 m) q; y5 G. D    开头:你单位《关于XXX的请示》(XX[2009]XX号)已收悉,经XX部门审核,同意XXXX,现就相关事项批复如下。
; V+ A* M" U! @7 ]+ i    正文:做出明确的答复,同意什么,不同意什么。
& L6 B- T8 W( W2 }/ r; w    结尾:从上级单位的角度强调一些事项,可提出希望、要求、号召。$ C+ t2 ^( r4 L9 L2 Z6 m
    注意:在做批复公文时,要认真核实缘由的真实性,研究可行性,权衡利弊得失,有根据地表达意见。批复针对性要强,态度明朗,答复明确,措辞严谨,语句庄重。请示内容较多的,可分条列项地答复,对不同意的事项,应说明不同意的理由。4 L6 z% r5 q- [! n6 V4 V
16、通知的标题:关于+事由+通知
( G& y  u$ \" o  G: z    编写的守则:导言+正文+结尾- H4 B3 c+ i' L0 m0 ?) T0 R% B
导言:发通知的原因,就相关事项通知如下。
: m, R) I( ?, Y8 D8 v$ F1 X; B 正文:通知事项
/ O/ x4 P( {9 n  \$ e2 U4 A 结尾:以上通知,请遵照执行。
& E# _! t# N- G) K" a! t, N8 S2 ~ 注意:通知适用于发布(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,职务任免、岗位聘任等,因此,主送单位要准确、清楚,严忌错漏。导言简洁清晰,高度概括。正文明确具体,针对性和可行性要强。: n  V6 [5 Q- I2 d) D( O1 Z
会议通知的模版:会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
5 i3 H, r* Y6 } 培训通知的模版:培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。
1 M: i# n1 t( \) s17、报告的标题:关于+事由+报告
- O3 D) D& J7 U$ ?编写守则(三段式):          情况——做法——问题(意见)
: |' Z7 _+ w" c) f; |( z                           情况——问题——建议
: M+ K- a5 `# H8 F; p  (只选其中一种或两种写)    情况——原因——下步做法0 y' z) q0 X* r' A% D4 x( [4 i
                              情况——原因——责任及处理意见" r5 x, b) M$ I# _
   注意:报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此,在写的时候,要注重时效,情况真实,不弄虚作假,不文过饰非,有关事实和数据务必准备确无误。拟文时,要语言简洁,篇幅短小突出重点,层次分明,不要夹杂请示事项。如果重大事件报告,要同时准备好说明材料作为附件提交。' X% v& O2 L7 E7 E5 S6 \
   报告与总结的区别:报告在表述方式上大量使用叙述,情况、事实点绝大部分文字,只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示,对问题的认识。* o2 g$ K8 p- ]5 W1 m
   报告与请示的区别:两者都是上行文,对上级行文,但报告不要求上级批复,请示则要求上级批复,报告是事中或事后行文,请示是事前行文,报告的结尾用“特此报告”,请示则一般用“妥否,请批示。”8 Z5 W' X1 B3 N9 h6 P9 }0 B  `
18、函的标题:关于+事由+函
! U7 B6 U) ^  N% W编写守则:开头+正文+结尾
3 Y7 ]$ o  u* s- R; J8 @开头:简洁写明发函的缘由
6 z) Y, d6 N3 `6 C" X7 n' a正文:逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求9 \; I# _- D; ?& h; h& n1 ?
结尾:“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。1 s6 \0 ]$ c  X$ b
注意:拟写函时要注意措辞,因为彼此的地位平等,语言要朴实谦恭,议论说理要适度。另外,撰写复函时,要就别人在函中提出的问题回复,不是函中提出的不问题,尽可能不要在复函中出现,不然就有画蛇添足的嫌疑。
5 H! ^% `  G6 \' T) R* N! y19、决定的标题:关于+事由+决定
% x6 c$ w  L8 Z! z$ S! W4 Y  B编写的守则:导言+主文+结尾& O8 l( p( r$ m  w8 d
导言:写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。
( T. p2 r# \* g 主文:阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。- f7 K' k' |7 v1 I( c
结尾:提出希望、号召、实施要求。8 z8 k' O: S. R3 n8 t
20、通报的标题:关于+事由+通报& _5 k9 A+ V1 s% U& z; q
编写的守则:导言+正文+结尾! P, r: ~  H( Y( X; \
导言:介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。! ^: r& m' j2 C; S" `7 @
正文:分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。
- o" z; `9 R9 l结尾:写明所做出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。
) w4 f8 k: v- E9 w- O, ?. f注意:通报只适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性,因此,用词要严谨,注重写实,掌握分寸。" B4 z; V0 y6 `8 ]
21、会议纪要的标题:关于召开+会议名称+纪要1 C* a. r# ~! ]( O
编写的守则:会议概况+会议内容+结束语
8 Q* A9 B6 k0 Q 会议概况:开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。
3 j8 P% d0 \6 \' q; [- c5 ]8 l 会议内容:会议的重要发言和决议。
; B" x0 A7 d8 f* S3 Q 结束语:希望与要求。
6 V4 m7 a; k$ S" ~5 `) K22、备忘录:和会议纪要非常相似,区别只在于会议纪要是决策性的事项,而备忘录是非决策性事项,只是相关部门共同约定的事项。
# R- g5 ]: Y, k, Z0 d8 y23、工作联系单:和函的撰写相似,是部门之间工作联系的一种公文,拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况,并在工作有调整时要及时告知。
/ C6 ?. ?( _/ o' O' W24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”,每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前,首先要确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,或是“三部曲”。对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”,多用于上级有布置,有要求的汇报,写这样的汇报,要少写或不写目的、意义和原因;“我们为什么要做”,则常常是自发地、创造性地开展工作,是主动地对上汇报或对下发动,这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。
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