第一项:除了正在办理的事务,桌上不放其他文件。
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7 V2 I( V- z( z$ X# @7 }7 ~5 X 西北铁路公司总裁威廉斯曾经说过:“桌上清爽的人,会比堆满各式各样文件的人,更能有效轻松地工作。这是提高效率的第一步。”
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一般人的办公桌上,常堆放着几个星期都没看过的纸张。光是看到桌上一堆未回的信件、未完成的报告及备忘录等,就足以令人紧张烦恼。比那更惨的是,它不断提醒你:“还有一堆事要做,可又没时间。”这不但令人烦恼疲倦,还会让人得高血压、心脏病及胃溃疡。1 d( m) W) d& W+ H' K! s( E
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第二项:事分轻重,由重要的事开始做。
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美国城市服务公司的创始人多尔第说,具有两种最罕见能力的人,是他愿付高薪聘用的。
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( y* T6 r# p7 a) _ 这两项无价之宝是:第一,思考的能力;第二,会先做真正重要的事。
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* x/ O3 U! w3 I4 P7 \$ u# \ 卢克曼在12年内由一个初出茅庐的小伙子,一路爬升到一家大公司——派索登公司的总裁,当时年薪10万美元,另外还获利百万美元。卢克曼把他的成功归因于多尔第愿出高价的两项工作能力。卢克曼说:“从有记忆起,我就每天早上5点起床,因为那个时间是我最能清静思考的时间,我用它来计划当天的事,并依重要性排列事务的顺序。”
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4 w6 Q" B5 t5 }9 D" z$ r6 b7 B. l 经验告诉我,永远按事情的轻重办事并不容易。不过订出计划,先做计划上的第一件事,绝对比随心所欲要有效得多。
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: `/ n& K$ C" j: ?' W A 如果英国大文豪萧伯纳不是严守这个纪律,他终其一生也不过是位银行出纳员,绝不能完成他的写作大业。他的计划是一天要写5页。在极度穷困时,他还是每天坚持写完5页,时间长达9年。
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第三项:遇到问题当时当地解决,切勿拖延。8 h# j* P0 Y9 M9 ? z, {3 w! i
' l. u# ]6 B4 \. ]3 B; z8 L 我以前有位叫豪厄尔的学员,他告诉我,当他身为美国钢铁公司董事长时,每次开董事会讨论的都是些老问题。讨论的问题很多,最终的决定很少,总是议而不决。结果是每位董事都得抱一堆资料回家研究。
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后来,豪厄尔终于说服他们——一次只谈一个问题并且要形成决议,不再拖延不决。有的决议可能需要收集更多的数据,有的可能需要采取某些行动,或静观其变。反正每个问题都有了某种决定,才谈下一个问题。豪厄尔说结果好极了,行事历不再写满备忘事项,大家也不用再把公事带回家,更不再会因为想到未解决的问题而心烦。
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S) y3 B2 @4 ~8 c5 X 第四项:学会组织、授权与督导。: V x4 f4 a& E' m) k3 B/ z
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有很多人从不把职权分给他人,事必躬亲,最后操劳过度,把自己早早逼入坟墓。事必躬亲的结果是成天只为琐事忙得团团转,一种忧愁、焦虑及紧张的感觉挥之不去。我知道授权并不是一件容易的事,对我来说就很困难,实在非常困难。授权给一个错误的对象更是一场可怕的灾难。可是虽然困难重重,主管们想要免除烦躁、倦怠与紧张,还是只有授权一途。0 h [5 j& o" c; \2 F. m/ `
5 r" S0 o/ M- V# p 白手创业的老板们如果不会组织、授权与督导,多半到了五六十岁就免不了心脏出毛病——而这种心脏问题多半是由紧张烦恼引起的。. |