做秘书前前后后加起来也就8个月吧,还不是专职的。: R. w9 b2 f5 @4 O; A, {/ i6 p% v
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对秘书这个职位,有些体会,难得得到大家的垂青,说说吧。
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! C, A1 k2 l' J; o 一般来说,秘书广义上我的理解可以分为2类。$ `' R9 S8 G) ~9 d
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一种是专门为某个领导服务的秘书,比如xxx大领导的机要秘书,生活秘书等等。, ]% ~# h: `: Z
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我曾经做过一段时间的机要秘书,主要工作就是为领导起草一些文字性材料,此外还要负责整理文件,哪些是需要领导批示的,哪些是需要领导圈阅的。(所谓圈阅,不知道谁发明的这个东西,比如部里的文件需要书记过目,部长会在文件上一个专门的位置(呵呵,仕途就是如此,哪一个领导在一份文件上签字的位置都是固定的,不是你想签在哪个空白处都可以的,不成文的规定吧)上写:“呈x书记阅”,x书记阅后就会在部长写的“呈x书记阅”处画一个圈表示阅过了),神奇吧。
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另一种是一个集体的秘书,比如党委秘书。$ a1 D0 y" B$ J
+ v+ \& K1 q1 Q& V. m' g9 Q 作为秘书人员,文字材料自然是必要的功力,但是更关键的,是处理事务的能力。% f% k9 [0 n8 d0 ^. n- v
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秘书嘛,接触的领导多,掌握的信息多,还可以狐假虎威,打电话总是说,xx领导说要这样,至于是不是真的,谁也不会去追究。5 e# s5 ]0 o) E
$ W2 S7 ]1 @- H9 T6 z) Q 说来说去,就是协调二字。
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$ s4 U; @' T! C; W u, y4 m$ J 噢,协调,这可能是我2年仕途生涯学到的最精辟的词语。
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5 @; v4 s' ^: {3 ~3 C" r+ ? 常常领导就交待,你把这件事情协调一下,这是要直接对上的;往往实际工作的开展也需要自己去协调,这是对下;最可怕的是完成一项工作,还要和同级的其他人协调,这个很疯狂,前面我已经说过,这个集体基本上没有合作意识。
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$ j' z0 }, T, w4 `" { 在很多个睡不着的时候,在等待的时候,在被批评的时候,我认真思考了一下,究竟传说中的“协调”有什么博大精深的内涵,想来想去,越发觉得诚惶诚恐,如履薄冰。
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& T: ?4 T5 E0 x$ l: m$ t$ K% K 这里,我从客观上说说秘书这个岗位吧,不牵扯我离职的原因和某些潜gz,那些总结不出来。
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首先,我觉得,协调工作是有规律和方法的,虽然打交道的人各个层次都有,内部外部都有,操蛋的有,闷蛋也有,好说话的有,习惯性不配合的人也有,但是协调本身是有规律可循的。4 K9 \# v7 [7 J- Z
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1、全局意识一定要强。这里说的是心中要有全局观、大局观,而且要自觉的去维护这个全局。比如,半夜的时候接到一个通知,这个时候要不要吵醒领导去请示?下面报上来的一大堆工作,那些是需要立即处理的,哪些的优先级不那么高?这些问题都不那么容易把握,原因就是对全局状态的了解不够。是否了解和把握全局,对能否搞好协调至关重要,把握了全局,就能掂量出每一件事情的轻重缓急,协调能力的提高与大局观的确立是同步的。把自己的工作,需要协调的事项都放到大局中去考虑,去审视,这样立足点就高了,想问题就更加全面、深刻。大局观另外一个层面的意思是领导之间的团结问题,领导之间不可能在每件事情上的意见都很一致,这很正常,作为一名秘书人员,更多的去发掘领导之间的共同点,缩小分歧点,多穿针引线,促进领导团结,是必备的素质;特别是嘴上要有一个把门的,不能来回传话。要知道,领导的团结,实在是秘书人员之福。
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) `1 Q5 q( X- v; d 2、去商量办事,尽量落实领导的意图。作为秘书人员,处在权力中心但是自己没权力,身在中心位置但自己并不是中心。一定要把握好这一点,协调工作本身就是一种非权力型的“软”的工作,是一种说服、商量式的协调。要摆正位置、谦虚谨慎、掂身量言。要学会商量、学会处事,慎用指令性、命令性的语言,即使是在传递上级领导的指示的时候,也要注意态度,口气宜软不宜硬。好办的事情要商量,不好办的事情更要商量,应该办的事情要商量,可办可不办的事情更要商量。特别在协调某些难以开展的工作的时候,尽管领导有交待,也不能强行压下去,要学会变通、迂回,拿出新的可行的方案,这样即维护了领导的权威,也把事情办好了。
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3 a$ N) h4 O( H7 E8 Y" A0 n 3、以我为主还是主动配合?。
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+ U Z0 z# N+ c. Q 秘书工作千头万绪,幕后英雄,默默无闻,但是要学会用导演的态度去看待一切,大家记住的是演员,但是演员心里面明白导演的素质和能力。演员的戏演的好,导演的能力才能被承认。领导的政绩上去了,其实就是秘书的工作干漂亮了。文/Zemanta |