办公室人员开展决策督办工作,不是为了显示其角色或地位,而是在其工作职责或领导授权范围内,通过协调,化解决策实施过程中的不和谐因素,统一思想、理顺关系、化解冲突,合力推进决策目标实现。同时,做好决策督办协调,及时消除“中梗阻”,还有助于领导从具体事务中解脱出来,集中精力谋全局、抓大事。那么,如何才能把握火候,使决策督办协调卓有成效呢?
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3 t5 U7 _9 }5 }# i$ g 一、找准问题原因是做好决策督办协调工作的基本前提 % I; J1 F( o( ^* w. r* C
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就整体而言,一个系统各单位、部门在执行领导决策问题上,工作大方向是一致的,行动总步调是合拍的,但是,由于各单位、部门职责分工和局部利益不同,当出现职责交叉或难以准确界定时,往往因强调各自职责和利益得失而产生分歧,当这种分歧不能得到很好地协调统一时,“中梗阻”便产生了。所以,要做好决策督办协调工作,弄清造成决策实施“中梗阻”的原因至关重要,它是我们认识问题、分析问题,做好督办协调工作的基本前提。导致决策执行力疲软和偏差的主要原因如下: ! @% M+ A0 u; h& ~8 C. v& u5 M
1.思想认识。在决策实施过程中,由于执行者(个人或团体)思想认识不到位,不能完整、准确地理解和把握决策本质,从而导致执行偏差或工作不力。
$ v5 ~) T# V3 ~3 c& z6 B X 2.客观行为。虽能完整、准确地理解和把握决策本质,但执行者能力有限,难以正确实现决策者所期望达到的目标和要求。 ' ^ q% T8 ?& H" w
3.协调配合。决策任务涉及多方配合,而实施中发生不协调甚至相互推诿现象,分散和削弱了决策执行力。
( J" V1 r$ h7 x2 G" v" w: z# i 4.实际困难。决策实施过程中,困难和问题超出执行者想象,为摆脱困境,执行者不得不花费一定时间和精力,不得已而影响了决策执行效率。 8 I/ U; c, [0 ^' O2 @: N) H2 Y# Y
5.情况变化。决策尚在执行中,实际情况已发生变化,执行者需要对原工作方案进行调整,客观上延缓和影响了决策执行力。
( x4 F6 B4 H4 I# W) E 仅找准以上问题,仍不足以做好督办协调工作,还必须充分考虑以下几个方面。一是要认真分析。即面对决策执行过程中的问题,冷静思考,全面分析,找出其主客观原因、相互间的内在联系以及可能带来的连锁反应等。只有抓住问题实质,积极认真制定应对措施,督办协调工作才具有针对性、说服力和实效性。二是要实事求是。既要贯彻领导意图,又要尊重部门意见,坚持具体问题具体分析,力争通过统筹兼顾,平衡、调整和改善各方关系,提出较为正确合理的协调方案,引导各方达成共识,使执行系统发挥最优整体功能。三是要选择时机。开展督办协调工作不能单凭协调者个人主观愿望,要顾及协调对象情绪,学会换位思考,选择恰当时机。如尽可能放在协调对象时间空闲或心情较好时进行,以便营造良好和谐氛围,使督办协调工作进入最佳状态。 0 C! t" l6 G2 l, ?7 @, R* e L: d: g
, E( g" x& _. {2 T 二、掌握协调艺术是提高决策督办协调工作效率的必要手段 8 s$ E8 U; ^& n4 F* b' r S
4 `0 X; C: K1 i- B. A6 _/ `$ C 通过上述准备,办公室人员便可进入协调阶段。在这一阶段最关键处,也必须掌握的是协调艺术。这是关系督办协调工作能否达到预期效果的重要环节。所谓协调艺术,就是从社会学、管理学、心理学和公共关系学等角度,分析、研究人的心理、思想和行为,并以化解矛盾、消除分歧、理顺关系为目的,采取的调解方法与技能。科学掌握和灵活运用协调艺术,有助于提高决策督办协调效率,发挥事半功倍效果。在实际工作中,通常运用的协调艺术有以下几种。
* h( r5 p7 V% O/ E1 ? 1.沟通艺术。就是督办协调必须建立在尊重、理解和信任的基础上,只有感情真挚、情理交融,并得到协调对象的充分信任,才可能引起共鸣,产生互动,朝着协调者所预期的方向运行。
" g8 |4 Y- o% J, ]2 m& C 2.语言艺术。任何协调都必须通过交流来完成,而语言是人与人交流最基本的工具。真诚的语言、恰当的用语和严密的逻辑条理,更易于让人接受,和谐氛围,促进交流。反之,无视协调对象感受,态度生硬,语言表达欠缺说服力,其结果必然事与愿违。
9 q' A2 ^: W5 j/ l3 c: b- P8 w 3.应变艺术。就是在协调中讲究辩证、系统思维,善于换位和多角度思考问题,并根据谈话进程和实际情况,随时调整协调方式,以避免一意孤行,使督办协调陷入僵局。
; C- V6 ~6 M7 S0 v. T 4.适度艺术。就是在协调过程中把握分寸,张驰有度。切忌言过其实,夸夸其谈,人为造成逆反心理,给督办协调交流带来障碍。
: ]% ?& F |" f 5.调和艺术。就是在不失原则的前提下,通过劝解、避实就虚等方式,促成某种折中或变通,进而为最终解决问题创造条件。
s, K0 `2 F. M 6.借助艺术。就是通过借助某些德高望重人士的影响力,推动协调进展,以帮助解决协调者自身努力无法解决的问题。
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三、遵守行为准则是保证决策督办协调工作成功的关键所在
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, M. i' }4 G* z" G 四、做到“三个熟悉”是提高协调水平的重要途径
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办公室要做好督办协调工作,还必须做到“三个熟悉”。一是熟悉决策。办公室人员勤于学习,善于思考,具有较强的政策理论水平,就能完整、准确地理解和掌握决策的本质,在督办协调中彰显智慧和才能。二是熟悉业务。简单地说就是“懂行”。办公室人员如果“懂行”,具有较强的综合分析能力、组织实施能力、语言表达能力和临场应变能力,就能把握决策督办协调主动权,有的放矢、有条不紊地开展工作。三是熟悉基层工作和协调对象。办公室人员应当明确,决策督办协调既是解决工作问题,又是与人打交道。因此,平时应熟悉基层工作和人员,并与之建立互信良好关系,这样,关键时刻才能做到心中有数,找到解决问题的突破点和平衡点,“一把钥匙开一把锁”,使决策督办协调恰到好处地发挥作用。 7 a- V# ^8 R1 E4 c
随着形势发展和改革的深化,办公室工作服务方向、服务领域和服务方式也发生了根本的变化,从被动服务转变为主动服务,从单纯的办文、办会、办事转变为既办文、办会、办事,又当好参谋。这无疑给办公室人员提出了新的更高的要求。在“执政为民、服务发展”的当下,办公室决策督办协调工作是大量的,且涉及面广、政策性强。办公室人员要做好决策督办协调工作,确保决策顺利执行,就必须以科学发展观为指导,加强学习,不断提高自身政策理论水平和综合协调能力,并在实践中“勤于思,敏于行”,其决策督办协调工作才可能得心应手,卓有成效地工作更加适应现代管理和科学发展要求,从而使办公室人员真正成为决策层可以完全信任和依靠的参谋助手。 |