素养,孕育人才的土壤,素养愈厚,德才智能愈高。素养方面包括秘书人员的综合素养、法律素养、智能素养、语言素养、人际素养、心理素养等,它们虽然不是最直接的工作能力,却是一切工作能力有效发挥的根本保证,可以说是秘书人员的软实力。0 D9 S9 z$ e( w9 }+ }1 _0 _8 S
(一)综合素养
: P4 c6 k, H: i6 H8 {秘书工作具有多元性、复合性的特点,作为领导身边的辅助管理人员,秘书常常是既要提供智力服务,又要亲自出面操持;既要运筹帷幄,又要捉刀代笔;对内是领导的左膀右臂,对外是单位的脸面喉舌。一个合格的秘书得是“出得厅堂,下得灶房”的角色,应是“通才”、“杂家”,也就是说要具有适应多方面工作要求的“综合素养”。9 C- v* X2 t& a7 ]+ l! X
1、准、细、实、探——秘书的基本素质
, i1 H3 d5 G( G7 [ p3 L+ I秘书具有什么样的素质,对其工作质量有着至关重要的影响。在实践中我们体会到,要真正适应新形势,适应领导的高标准、严要求,广大秘书人员必须做到准、细、实、深。准就是反映情况、报告信息一定要准确无误,实就是观察问题、分析问题一定要细致周到,实就是工作态度、学习态度一定要“实”字当头,深就是参谋、服务一定要“深”人一等。
& L5 \+ n! o, e9 q# s3 M2、优秀秘书必备的四种素养( K$ u4 S: H8 O* w" a, l, P
如何做一个优秀的秘书,怎样才能在秘书岗位上成才,这是很多青年秘书都在关心的问题。一个秘书人员要想在平凡的岗位上脱颖而出,需要具备以下四种素养:珍惜参与机会、善于张扬个性、从不轻言拒绝、勇敢接受挑战。: D5 }1 O. ]: L% r! U3 v+ Q8 j; Y
3、秘书道德“德仁义礼智信勇严”( {. Y8 Y2 Q8 g% o6 Q+ c8 R; U5 N/ j# }
中国古代大军事家孙武,在其著名的《孙子兵法》中,曾用“将者,智、信、仁、勇、严也”的警句,道出了作为将领应具备的素质,时下用“德仁义礼智信勇严”要求秘书工作人员,道也十分恰当中肯。
. }6 D) `" r' L$ q4、在领导身边工作“十要”
, N, v8 ]8 i4 \- d& b2 v) d0 @( A在日常工作中,每个人都要同领导打交道。特别是在领导身边工作的同志,更需要懂得一点与领导相处的艺术。重点把握以下十个方面:要谨言慎行严律己、要取长补短勤交流、要接受批评不猜疑、要是非面前不搬弄、要维护形象负责任、要正常交流等距离、要勇于实践挑重担、要勤于思考善总结、要思前想后找准位、要对上对下一个样。7 f+ P4 u6 k- s; Z
5、秘书“十忌”1 x0 r n4 Y# U! v
称职的秘书人员,在工作中必须注意“十忌”:忌说话简单粗暴、忌讲假话、大话、空话、忌架空领导办私事、忌作风漂浮、忌泄露机密、忌误传信息、忌打断他人讲话、忌报喜不报忧、忌无原则的承诺、忌办事虎头蛇尾。) Q* Q) t" q6 Q9 y$ Z0 w
(二)法律素养- ]& Z: s4 G& k/ y, i, S
随着我国法制社会和市场经济的日益成熟和完善,任何团体和个人的社会行为都要受到法律的约束。秘书的主要服务机构是党政机关和企事业单位,他们为领导出谋划策、替单位拟写文书、参与各类公务活动。这些工作或者关系国计民生,或者关系合法经营,无不与法律法规息息相关。因此,秘书的法律素养是依法行政和守法经营的重要保证,也是秘书素养的重点。+ s0 k/ U$ N% F: W9 J& w
1、正确认识几个法律关系. a: R! U" m# i. d
法律意识是指依法办事、依法行政、依法律己、依法行使权利和履行义务的意识。秘书人员要当好领导的助手,必须依法办事、依法行政、依法律己,提高法律意识。秘书人员要提高法律意识,必须正确认识以下几个关系:必须正确认识“人治”与“法治”的关系、政策与法律的关系、权利和法律的关系。- J" O0 M+ A* a) z/ d8 C q/ y
2、秘书要严把保密关
7 N* W3 }; F+ p1 w7 J y由于工作岗位的重要性和工作环境的特殊性,领导秘书接触秘密多,知道秘密早,了解秘密深,因而保密的责任也就特别重大。在平常的工作生活中一定得收好自己的口,关好自己的门,把好报道的度。" C) T" F" \5 @' j. [
(三)智能素养8 R: V( Y& D8 S8 k- r# S1 G& ~( c
总体而言,秘书对领导主要是提供智力上的服务,如沟通情况、协调关系、拟写公文、处理信息、出谋划策、辅助管理等等。这些工作要求秘书具有较高的知识与能力素养。知识是对客观事物及其本质规律的认识,能力是运用知识来解决实际问题的本领。前者偏于理论,后者偏于实践。秘书工作恰恰是在理论和实践两方面都具有较高的要求。离开智能素养,秘书将寸步难行。; Z) N; W9 Z1 s- R+ ~
1、秘书知识结构的合理化& [- z/ a2 ]; j
知识结构是指一个人知识体系的构成情况与组合方式。文秘人员知识结构的合理化既是有效从事本职工作之必须,也是进一步发展与成才的基础。( L" D9 ~- ?3 ^* U
知识结构合理化是在遵循目标整体原则、层次原则、动态原则、个性原则、外贮原则的条件下得以完善的。文秘人才的知识结构是多样的,成才的途径是广阔的。但在建造合理、高效的知识结构时,应注意以下几个问题,即循序渐进、系统完善、主辅结合、不断更新。
& J0 b# q' }* U5 r( f8 p! i+ v3 S2、现代企业秘书的几种能力
1 o) H/ h- p# H; u# G; W; m, i3 H$ N! i(1)经济工作能力:具有较高的政策水平、思想要敏锐、要通晓本企业情况、善于收集经济信息、搞好公关工作。1 ?5 w. m4 D$ d v% {
(2)善于协调的能力:上下关系的协调、秘书与领导的关系协调、领导成员之间的关系协调、职能部门之间的协调。# D6 M- Z- Z/ d. I4 _) w
(3)敢于创新的能力:要有自强不息的进取心、梳理敢为人先的竞争观念、具有改革意识、具有获取信息的超前意识,即强烈的信息意识、具有换位思维意识、要有一种坚韧不拔的毅力。
' n( T J: }9 ~一个优秀的秘书工作者,除了应具备观察能、协调能力、分析综合能力、写作能力、独立工作和管理事务的能力外,还应具备驾驭时间的能力。在现代社会中,随着管理职能的不断扩大,组织机构的日臻复杂,信息量的增加和社会的加速发展,作为管理者有力助手的秘书,能得心应手地驾驭管理时间,乃是提高工作效率的一项必不可少的能力。主要是能够分析自己的时间耗费、有效地计划和组织、保持自己的工作重点及消除时间浪费的方法。
& K0 x: r* r7 T; Z5 I3 o& {, A4 P(四)人际素养
! f, V; o$ C3 e$ r+ L" ^# L( F$ d人际素养其实是智能素养的一个方面。由于秘书的特殊地位,这方面的智能素养显得尤为重要。在单位内部,秘书岗位是当然的枢纽位置,起着沟通上下、协调左右的作用;在单位外部,秘书又被视为单位的形象代表和代言人,起着沟通内外的作用。要充分发挥这两方面的作用,秘书必须具备协调、合作、公关、礼仪等素养,有建立和维持良好人际关系的高超智能。9 P) x- _* G$ V6 [" h. R, R
1、重视人际关系能力的培养! y1 |0 r: k. ?. f3 ~/ y
人们常说,最复杂的是人际关系,最难学的是关系学,而秘书人员恰恰最需要增强人际交往能力,处理好人际关系,而这时因为增强人际关系能力不仅是秘书职业上的需要,同时处理人际关系也是一种管理智能。
/ m; I) x2 i4 h2 Y% J2、亲密有度,情感有节1 z" B* }6 W$ ~4 A6 O5 V4 f
秘书与领导在工作中接触的机会比较多,除了完成领导大脚板的事项之外,常常还需要照顾好领导的私人生活,如出访时生活物品的竹内,外出时个人生活的照顾等,这样,秘书与领导之间的感情也随之加深。但对于这种情感,秘书要处理恰当,应该做到与领导亲密有度,情感有节。近些年,秘书职业呈现女性化趋向,女性秘书在与领导相处时更要正确把握好这种关系,掌握好分寸。1 g: p' x9 v- H" r% Z
(1)关系处理不当造成的危害:一是从工作上看,易对决策产生私情干扰;二是领导与秘书的关系容易产生错位;三是有损领导的尊严;四是秘书自身易导致感情的发展;五是容易引起周围同事的误解。
9 \8 x! G; }4 o( y(2)解决办法:一是工作上尽职尽责;二是关系上服从领导;三是感情上尊重领导;四是空间上保持距离;五是利益上公私分明;六是心态上积极健康;七是人品上明白做人。
+ {0 N3 Z! ^: b8 B1 T3 b4 `3、秘书与领导的有限合作
4 Y: N* x" M: N, U- G秘书与领导的关系,实质上是一种合作关系。有些同志有意无意地主张这是一种无限合作,但这应该是“有限合作”的模式。顾名思义,有限的合作是指在某一领域、某一方面、某种程度上的合作,而非广泛的无所不包的全面合作。5 F: E0 O& \" i2 ~' _% D( T; h8 N4 z
4、秘书的角色意识7 [% W2 @# U7 z' u' K" D" R( a
以上,便是我关于秘书素养做的浅要论述。 |