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九段秘书区别

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天下一秘 发表于 2013-8-7 09:15:49 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
一段:发通知
9 Y5 }9 a0 _# W用电子邮件或在黑板上发个通知,然后准备相关会议用品,并参加会议+ ]" z# e' V/ ~1 z- F3 h
! x1 M1 t' K* I- N5 J" H
二段:抓落实+ |) T: I2 }5 }2 ^5 |: y4 x/ d
发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到; Q- @# A+ \! u; J3 y1 H. \8 b

  k' W2 |; U( }  E$ c三段:重检查
- G; [7 T" G( E$ h发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间7 a0 f# F7 N0 Z" f& [6 y

9 l+ r1 s0 ]- i! C3 k四段:勤准备' ~$ q' x  y, q3 ?
发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议
$ P/ p+ _. U- I/ q. F) Y5 I. i6 [# w: h, b& O/ w0 j# {, {% R
五段:细准备
9 k- U7 t) T4 e! s发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)
, v6 ?- K8 k8 M2 v, I
' c# \1 v) _. b' N! t9 m六段:做记录. z; D7 M' j5 k1 H; r& ]6 U( l+ U
发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)' x) I- y. x* W( I5 r0 `

6 p+ R1 j3 u' `% C! n: W七段:发记录& p$ H. R" f" f" @+ z
会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员; v' g$ Q6 x) T; H
- Z4 i$ B6 ^. k0 e, N
八段:定责任) l- C8 m7 B6 g) T
将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理7 _- F9 s* N  v7 Q2 s' @
* [1 O  O- G9 `( ~8 N  S2 t
九段:做流程
, ~" e4 C% G& U& _$ o  X把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系- B9 k2 p$ C0 ^& T
 
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