一段：发通知
9 Y5 }9 a0 _# W用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议+ ]" z# e' V/ ~1 z- F3 h
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二段：抓落实+ |) T: I2 }5 }2 ^5 |: y4 x/ d
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到; Q- @# A+ \! u; J3 y1 H. \8 b
k' W2 |; U( } E$ c三段：重检查
- G; [7 T" G( E$ h发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间7 a0 f# F7 N0 Z" f& [6 y
9 l+ r1 s0 ]- i! C3 k四段：勤准备' ~$ q' x y, q3 ?
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备
9 k- U7 t) T4 e! s发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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' c# \1 v) _. b' N! t9 m六段：做记录. z; D7 M' j5 k1 H; r& ]6 U( l+ U
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）' x) I- y. x* W( I5 r0 `
6 p+ R1 j3 u' `% C! n: W七段：发记录& p$ H. R" f" f" @+ z
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员; v' g$ Q6 x) T; H
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八段：定责任) l- C8 m7 B6 g) T
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理7 _- F9 s* N v7 Q2 s' @
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九段：做流程
, ~" e4 C% G& U& _$ o X把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系- B9 k2 p$ C0 ^& T
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