一段:发通知$ o: [+ R% j. `
用电子邮件或在黑板上发个通知,然后准备相关会议用品,并参加会议4 Y1 Z# m6 e5 L L1 _
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二段:抓落实5 A+ D# X% V8 v1 g4 c4 A: i3 s
发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到
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三段:重检查1 L6 ]' I2 I& `, n1 v$ e, m
发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段:勤准备+ j8 ^8 _/ h' Y0 ~2 P& P( S
发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议
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五段:细准备) P! S" d% k- Q
发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)% W7 h. k+ B) }; k S. `3 a
; P- P& R6 F3 _; a, k3 i( a* A3 j六段:做记录 u- ~" y3 h. g. W) o, M7 t
发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)
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. h+ `0 w! F4 A七段:发记录1 A6 E n9 e; C6 v: ^+ J0 H
会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员' K4 O( m' J$ L8 S
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八段:定责任0 n. H- S1 o* ~
将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理
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九段:做流程5 \# z& J0 G8 F% k" M
把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系
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