信息简报编写是办公室行政管理岗位人员掌握的一项必要技能,它是做好办公室工作的入门之作,也是提高文秘人员语言文字表达等综合能力的有效途径。近年来,随着信息公开工作的逐步推进,越来越多的单位选择利用简报这种内部通用公文形式反映单位动态,为领导决策和管理提供参考,为部门间交流提供平台,并成为掌握职工思想动态和舆论走向的重要工具。
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一、信息简报的特点
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/ Z1 M4 z- @) B! d7 L/ S& f 信息简报类公文是内部通用公文的一种,是为了向上级机关、平行机关、不相隶属机关单位或个人送阅、通报有关情况、信息形成的文字材料。一般来讲,单位内部成员获取信息最有效、最简便、最集中的渠道就是单位自身编辑的信息简报。
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: x* ]/ W' h2 Q. X* L# ] 信息简报作为一种内部通用公文,与通知、通报等正式通用公文以及外交文书、处理意见等专用公文不同,有其内部性和灵活性的特点。* }; [0 S" H: ^7 W
内部性主要体现在一般不能用于对外行文,从制发主体来看,除了合法主体,机关内设机构也可编发简报类公文;从格式看,简报类公文没有约定俗成的固定格式,以版面美观大方为主。从效力来看,多在机关内部和特定的工作阶段及非正式场合使用,多在部门之间、会议期间、通报信息时使用。如学习实践科学发展观活动简报、县级气象机构综合改革简报,是在特定的工作阶段用于工作交流和通报信息使用的。* j ?5 l8 p b' H1 Q1 y2 p/ T* ?
灵活性主要体现在未被正式纳入有关公文处理的硬性规范。这一特点使得内部文种使用范围宽泛,使用程序和手续便捷,可使用公务活动复杂多样的需求。如气象部门通常使用的农气周报、墒情简报、呈阅件等。 m& @8 A) V- S( C2 S9 z6 G
3 _- W A4 }& N$ g+ R 二、信息简报的编写要求7 B/ T# t& ^+ {6 y8 X( K! T
) u& ~, @; P# b' l 信息简报的编写要求可归纳为四个方面,观点要亮,信息要准,内容要新,层次要深。
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" v" Y/ I) B8 D) R% \3 H: Z' v 观点亮,是指内容新颖,所陈述的观点、角度和精神具有参考价值。对于语言平淡、层次不高的稿件,要通过仔细阅读、分析和判断,找出其中的亮点,施以“去粗存精”式的内容调整,文字加工和润色,使其合乎规范。3 x( X( S: x4 H6 r- f8 O$ H
信息准,就是准确无误地收集、整理信息。要确保信息的来源权威,人名、地名、时间、数据和事例必须有出处,对于网上搜集的舆情信息要做到客观、准确,不发表倾向性、一边倒的言论。9 T+ M1 J1 }" O: h6 L
, c' E. W& U) {& z% |' s4 l 内容新,就是反映新情况,新动态,新问题。这与新闻传播的时效性是一致的,时效性是新闻的生命,报道的时间距离事件发生的时间越近这条新闻就越具有新闻价值。要养成闻风而动、积极主动、快速果断、敏捷行事的习惯,否则,就无法把握稍纵即逝的“战机”,难以胜任本职工作。
8 g$ }& S- q) d: R/ \层次深,是指反馈的信息在内容层次上要有一定深度。对于多视点、内容宽、含量重的信息,可通过顺藤摸瓜的方法做进一步调查,由表及里、由点及面地进行拓展、延伸,改写为问题类、调研类信息,也可以上升为调研报告,以推动和指导工作。, I$ Q# h* v4 d
( Z5 E: L9 a. [ 三、信息简报编写中的几点体会1 S! p9 D6 A$ e- w
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一是要勤学苦练,提升自身素质。文字撰写工作是一件苦差事,要保持一种平静的心态,以苦为荣、勤勤恳恳,谋事而不谋利,耐得住寂寞,守得住清贫,将身心投入到工作中去。此外,写作“功夫在笔外”,写作者的素质至关重要。要用理论和实践丰富头脑,扩充知识面,认真学习专业知识,做到懂业务,懂管理,提高调查研究能力和文字表达能力,做到有所悟,有所思,从而写出具有理论和实践深度的基层信息。
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* o: D4 H( S* l. t 二是要建立可靠的通讯员队伍,畅通信息渠道。所谓“巧妇难为无米之炊”,没有一支可靠的通讯员队伍和稳定的稿源,信息简报就容易走入“闭门造车”的死胡同。通讯员可以随时掌握某一业务领域的信息,编辑人员将通讯员上报的看似内容单一、零碎的信息进行融合,化零为整,可拓展基层信息的内涵和外延,实现信息质的飞跃。- l/ K" s5 k9 U( `- _
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三是要增强创新意识,提高信息质量。创新是信息简报编写工作的灵魂,也是做好办公室工作的动力之源。作为一名信息工作人员,要善于以新的思维和新的视角去观察和认识问题,紧跟时代发展的步伐和业务发展方向,多挖掘具有本单位工作特色的信息资源,在取材、标题、形式方面大胆创新,做到信息反馈独到鲜活,具有可读性和可借鉴性。
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4 u, [9 @ I4 q! F' W+ L: T 四是要培养全局性的视角,提高政策敏锐性和新闻洞察力。信息简报的编辑是通过信息的创造,使信息起到参考和借鉴作用。信息简报编辑人员在面对众多的信息时,其视角必须具有全局性,要抓住政策性信息,紧跟单位工作动态和热点,反映和宣传单位的重要思路、重大决策和重大部署及贯彻落实情况,才能发挥信息简报消息树、发令枪的作用。作者:李会群 赵永军 崔亮 # ~% f2 `6 s q7 M
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