一、“时间管理”的重要性3 f) z3 ?+ n7 S, H% K& A
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大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家,格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理,该公司是美国最成功的超级市场之一,他获得了许多值得引证的荣誉。第一,他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕,这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二,他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则,显示了他专业管理的精神。第三,他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来,正确的管理的基础是良好的时间管理。
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5 T+ }9 e2 l/ d" p1 |二、时间管理的误区
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7 Y, e2 x, |2 @我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区。
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误区之一:工作缺乏计划& K7 A+ X8 I$ g
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查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事,我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他,并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作,先从最重要的那一项工作做起,并持续地做下去,直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心。只要手中的工作是最重要的,则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,那么即使运用任何其它方法,你也同样无法完成它们,而且倘若不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时,把它提供给你的部属采用”。数星期后,史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲,并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是由于李爱菲的那数句真言。
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尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们有的同事从来不做或是不重视做计划,原因不外乎如下几条:
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0 H+ u6 F( ]5 X/ M1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考;
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2、不做计划也能获得实效;
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3、不了解做计划的好处;9 I& x. C: ^4 I! b' v
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4、计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心;
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0 F( @& G. C; J5 X1 a- \' b5、不知如何做计划。
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我们作为一个高新科技企业的员工,要步上职业化的道路,成为一个强调实效性的职业人士,不应该把以上原因当做工作中的借口,为什么呢?剖析如下:
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q2 j2 Z8 ]1 \: a7 l2 e1、固然有些事情是易行而难料的,但若过分地强调这一点,则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直”的侥幸心理。试问:房子燃烧的紧要关头,消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救,还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然后再进行抢救?* Z/ q2 T( l6 g5 W# c5 m. F! Z
/ j2 M$ H) S& i7 t2、不做计划的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位;做计划的则是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提高工作效率。' Y3 M5 G0 ^ i& r) I4 ]' j8 y+ O
& H7 m. L5 `/ `9 A! h3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动,计划与事实常常难以趋于一致,所以我们必须定期审察我们的目标与计划,做出必要的修正,寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导,则一切行动将杂乱无章,最终走进死胡同。$ L) Q+ H2 n2 K( T) l4 A* [
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综上所述,由于我们的工作缺乏计划,将导致如下恶果:
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2 F p# t7 m5 K, U$ S4 x1、目标不明确;
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+ S' l% \! |, p9 N" Y/ X7 r0 S6 C+ ~2、没有进行工作归类的习惯;
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7 s: j3 Z7 O4 c. N3、缺乏做事轻重缓急的顺序;0 a, z2 k; ?8 n' |) N
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4、没有时间分配的原则。; t. s/ Y1 B. c1 ~' \
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误区之二:组织工作不当
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组织工作不当的主要体现在以下几个方面:( D0 ^1 p) c1 q! n6 K' r
( v. e$ ^- ^7 ^5 m1 p+ I1 o*职责权限不清,工作内容重复;8 _& ~7 S6 r: T+ b; t
) Q. B' I# B8 i1 {+ S3 M. \# {*“事必躬亲,亲力而为”;8 n. ` H0 g; A& G* p3 Q, p( |
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*沟通不良;
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! q( R) h/ I& D+ E8 K*工作时断时续;
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' R& Y$ P! O) P7 Q" G0 e首先,学会如何接受请托:对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者或是组织以外的人士。在很多请托中,有一类是职务所系而责无旁贷的;另一类虽然也是职务所系,但请托本身却是不合时宜或是不合情理的;尚有一类请托则属无义务给予履行的请托,经常引起我们困扰的是后两类请托。
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- X) [* H5 ?- v/ w% D' j: {倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应,则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项,则不仅他所企求的爱戴将化为乌有,而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于:第一:“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当,你不妨对请托者提出适时的建议。第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐,是不合理的、不明智的。' Y1 `) Q2 p- j8 E7 K
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所以在我们接受请托之前不妨先问问自己:这种请托是属于我的职责范围内吗?对实现我的目标有帮助吗?如果接受它,将付出什么代价?如果不接受它,则需承担什么后果?经过这一番“成本——效益分析”之后,你就可以决定取舍了。5 v, Z( i7 b0 V; a" p
- x" I; s0 h V# Y其次,学会利用资源。对于基层人员而言,要善于利用资源,学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息,不妨去问问部门秘书;想了解公司的考勤信息,不妨去问问公司的考勤管理员等等。( U4 h5 N( A* T( Z6 ~0 |8 K( b. G
; d$ n, t8 o, l6 c对于管理者而言,他们经常容易犯下面的错误:
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! N1 g+ C* U. S: q+ w# _& ?1、担心部属做错事;6 |& t% _% ~0 E/ y2 a7 D' q1 A
3 V% q3 O3 e1 |. l. W- E8 [1 i2、担心下属表现太好;. a9 L& J( G3 Q; Q6 @) c
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3、担心丧失对下属的控制;
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4、不愿意放弃得心应手的工作;) G" I2 m* q3 ^
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5、找不到合适的下属授权。) x* G0 E0 r4 G, }
2 Q- z2 P$ N- N+ j9 }& R其实每个人的精力都是有限的,尤其是管理者应当学会授权,将主要的精力和时间放在更重要的事情上。% j6 s e/ _0 O, @/ h
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误区三:时间控制不够3 [+ n/ _3 ~6 B" f! N* L/ `
7 j$ J# s7 I4 `0 ~我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱:
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, Q6 T" q- h# }/ W8 H. T3 w1、习惯拖延时间;4 ^% J* F/ B- y
: v5 N7 ]) T* t5 |, T, P% V9 W2、不擅处理不速之客的打扰;
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9 c# D; M2 ?& A5 Y3、不擅处理无端电话的打扰;* p7 E/ S7 ?# s: P4 e
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4、泛滥的“会议病”困扰。3 @. B" q k) i$ S$ y5 Z- f+ p
! v& e4 A/ j. F& Z不少中、上层管理者曾经指出,会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一,甚至三分之一!然而更令他们感慨莫名的是,在这么多的会议时间之中,几乎有一半是徒劳无功的浪费!6 e" b% w( I. A' S
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误区四:整理整顿不足1 Y# {6 k# y, I) H H, G
3 _7 A: a: ]9 ~* X1 l) [办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关,因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不具条理的人使用一个小型的办公桌,这个办公桌会变得杂乱无章,即使给他换一个大型的办公桌,不出几日,这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”:“工作将被扩展,以便填满可供完成工作的时间”,我们也可以导出“文件堆积定律”:“文件的堆积将被扩展,以便填满可供堆积的空间。”/ f% @. t! \4 l- G
; [' E" M0 F9 B' T3 {+ X3 c. F当你的上司向你索取一份技术资料,你是否能在第一时间从容不迫地递给他?当你需要一份信息时,是否满文件夹地翻个底朝天?
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6 _8 a4 y% [3 `6 E. s误区五:进取意识不强0 v2 `! B" n9 d6 Q; P& ~
0 X% ?0 v8 {5 [: e% ^我们经常说到:“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意,缺乏进取意识,缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面:: C( Y! g4 ?3 Z0 i( h! W5 ?
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*个人的消极态度;7 N: [+ G# |& M2 O3 U
1 A4 G# r" O) L3 U6 j/ m*做事拖拉,找借口不干工作;
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*唏嘘不已,做白日梦;6 m3 F O8 k5 i" o
) c6 |" D: u1 M" n. d% _*工作中闲聊。
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6 X7 R) Q% n$ h, y( I如果我们一直处于迟钝的时间感觉中,换句话说,当你觉得时间可有可无,不愿面对工作中的具体事务,沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦,那就需要好好反省自己了,因为你随时在丧失宝贵的机会,随时可能被社会所淘汰!8 \) m% }% |0 B$ I& ~' M2 s/ t+ B
5 c2 y! ]" b1 u) @; [9 a好了,前面我们谈到了五个时间管理的误区,不管以前我们做得怎样,要记住:世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此,我们要记住“过去”,把握“现在”,放眼“未来”。送给大家一句话:
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昨天是一张已被注销的支票,
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+ e- T! e; d: `3 _; y5 e明天是一张尚未到期的本票,- i+ `& o/ |5 a4 m h# R! G
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今天则是随时可运用的现金。请善用它! |