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如何提高工作效率——加强时间管理

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香草天空 发表于 2014-4-9 15:01:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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一、“时间管理”的重要性
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! k, L% t( D0 u5 B( V+ F3 p, I" |5 s大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家,格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理,该公司是美国最成功的超级市场之一,他获得了许多值得引证的荣誉。第一,他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕,这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二,他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则,显示了他专业管理的精神。第三,他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来,正确的管理的基础是良好的时间管理。' R" r! p, F1 W
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二、时间管理的误区: h0 y% k% j2 Q1 Q
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我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区。
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9 k) ]1 ]; G, `% c5 }9 j4 I误区之一:工作缺乏计划5 T4 |# K. E# U$ E8 z
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查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事,我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他,并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作,先从最重要的那一项工作做起,并持续地做下去,直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心。只要手中的工作是最重要的,则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,那么即使运用任何其它方法,你也同样无法完成它们,而且倘若不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时,把它提供给你的部属采用”。数星期后,史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲,并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是由于李爱菲的那数句真言。
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尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们有的同事从来不做或是不重视做计划,原因不外乎如下几条:
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4 \" C% T5 A5 ^& g8 s1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考;
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2、不做计划也能获得实效;
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3、不了解做计划的好处;" d, j( E( c. s7 o$ U
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4、计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心;% k# ~; i2 x. h
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5、不知如何做计划。2 p, A& T7 L; h0 F% I: O7 w

6 Z! i, x5 k- N2 ]# Y/ K/ Z我们作为一个高新科技企业的员工,要步上职业化的道路,成为一个强调实效性的职业人士,不应该把以上原因当做工作中的借口,为什么呢?剖析如下:
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1、固然有些事情是易行而难料的,但若过分地强调这一点,则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直”的侥幸心理。试问:房子燃烧的紧要关头,消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救,还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然后再进行抢救?
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2、不做计划的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位;做计划的则是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提高工作效率。
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9 E; [! y/ D" U$ j5 M3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动,计划与事实常常难以趋于一致,所以我们必须定期审察我们的目标与计划,做出必要的修正,寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导,则一切行动将杂乱无章,最终走进死胡同。' b. I) p& a' ^  q

+ g6 E  B' a/ L, f, d4 }' n: M6 p综上所述,由于我们的工作缺乏计划,将导致如下恶果:  |- k5 w$ \! w+ Y$ K

% C( ~! u, h: g, C7 H: r3 h! l! h1、目标不明确;1 @1 I+ T9 j' }4 e' R/ A

* J2 ~# X3 e" z: a2、没有进行工作归类的习惯;
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3、缺乏做事轻重缓急的顺序;
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4、没有时间分配的原则。
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误区之二:组织工作不当( x, |" p- T$ |# i

3 F: `* G# _/ k# C4 N组织工作不当的主要体现在以下几个方面:
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2 }8 {# l; u6 D$ k. I+ R*职责权限不清,工作内容重复;' ?5 W3 D# m' \) r+ U* f" e' g

" o/ I# D7 d& L  x*“事必躬亲,亲力而为”;" }6 G: r* Z  q- l9 ^
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*沟通不良;' F* m/ x/ N7 s" {8 m. \

  I: h: d: ]* \- N  \*工作时断时续;7 f9 y6 B' F  d

7 N, T6 x: [! N, o- x首先,学会如何接受请托:对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者或是组织以外的人士。在很多请托中,有一类是职务所系而责无旁贷的;另一类虽然也是职务所系,但请托本身却是不合时宜或是不合情理的;尚有一类请托则属无义务给予履行的请托,经常引起我们困扰的是后两类请托。
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: V# z9 g  n$ W2 p倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应,则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项,则不仅他所企求的爱戴将化为乌有,而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于:第一:“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当,你不妨对请托者提出适时的建议。第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐,是不合理的、不明智的。* ]7 u2 |) l- o9 I' }/ @

4 E0 x7 F- D- J5 E, C5 F所以在我们接受请托之前不妨先问问自己:这种请托是属于我的职责范围内吗?对实现我的目标有帮助吗?如果接受它,将付出什么代价?如果不接受它,则需承担什么后果?经过这一番“成本——效益分析”之后,你就可以决定取舍了。
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& ~1 J7 Z" C" l  j) T% M  L其次,学会利用资源。对于基层人员而言,要善于利用资源,学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息,不妨去问问部门秘书;想了解公司的考勤信息,不妨去问问公司的考勤管理员等等。- R3 f% H! p: q/ m
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对于管理者而言,他们经常容易犯下面的错误:5 _- c) }' q3 K  r6 R, w# b+ e2 b! f
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1、担心部属做错事;9 X0 ~/ c3 m8 o- d& I
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2、担心下属表现太好;9 ^: w( a9 V: i

( G0 f# \) q' M. V7 ]3、担心丧失对下属的控制;
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% A: }/ R: P/ O  Q/ e: d, X4、不愿意放弃得心应手的工作;  A) a8 [1 A  ~$ K( Y( e

# e0 {8 [- }0 {$ v% P5 ^  O5、找不到合适的下属授权。' P9 B- ^3 C1 V' ^3 a: e! E

- P' n$ l/ R- n1 H7 f其实每个人的精力都是有限的,尤其是管理者应当学会授权,将主要的精力和时间放在更重要的事情上。* I# I8 L( _  ~8 u, t3 j1 h& [

0 D5 Z3 X+ G3 _" R0 c/ H- M2 r误区三:时间控制不够2 s) }) Q3 O3 [# S5 \: s* r5 D
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我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱:
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1、习惯拖延时间;
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0 S+ `" d! A5 D, f6 v& [- }3 L4 Q- g2、不擅处理不速之客的打扰;
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3、不擅处理无端电话的打扰;
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# W2 B" Q6 y, W: o4、泛滥的“会议病”困扰。
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4 S4 R; {& {7 d, s不少中、上层管理者曾经指出,会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一,甚至三分之一!然而更令他们感慨莫名的是,在这么多的会议时间之中,几乎有一半是徒劳无功的浪费!
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4 ?. ]& Y/ n/ ~, M/ m误区四:整理整顿不足
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办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关,因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不具条理的人使用一个小型的办公桌,这个办公桌会变得杂乱无章,即使给他换一个大型的办公桌,不出几日,这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”:“工作将被扩展,以便填满可供完成工作的时间”,我们也可以导出“文件堆积定律”:“文件的堆积将被扩展,以便填满可供堆积的空间。”
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当你的上司向你索取一份技术资料,你是否能在第一时间从容不迫地递给他?当你需要一份信息时,是否满文件夹地翻个底朝天?
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误区五:进取意识不强
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9 _, J7 z0 W  I2 G7 x: `# [我们经常说到:“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意,缺乏进取意识,缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面:
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*个人的消极态度;# e2 S$ h! L. R# G- ~- W

) I* F& q6 n& V3 S) I" G*做事拖拉,找借口不干工作;' \$ {6 L  {( {
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*唏嘘不已,做白日梦;  Z9 k/ n* G& K# z$ p/ |+ N
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*工作中闲聊。
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如果我们一直处于迟钝的时间感觉中,换句话说,当你觉得时间可有可无,不愿面对工作中的具体事务,沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦,那就需要好好反省自己了,因为你随时在丧失宝贵的机会,随时可能被社会所淘汰!5 _1 q5 D0 K! m
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好了,前面我们谈到了五个时间管理的误区,不管以前我们做得怎样,要记住:世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此,我们要记住“过去”,把握“现在”,放眼“未来”。送给大家一句话:
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昨天是一张已被注销的支票,
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7 t) [1 A" u$ R1 Q- {% l明天是一张尚未到期的本票,) m  a. J: [3 y3 S" @& Z  G
/ e- ?6 [3 {' M5 h& s7 f% \$ X
今天则是随时可运用的现金。请善用它!
标签:如何
 
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