一、“时间管理”的重要性) y( |) H) l, {9 }
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大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家,格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理,该公司是美国最成功的超级市场之一,他获得了许多值得引证的荣誉。第一,他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕,这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二,他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则,显示了他专业管理的精神。第三,他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来,正确的管理的基础是良好的时间管理。7 @% _# u$ N6 B' Y0 V0 l H8 T% b2 A
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二、时间管理的误区1 d2 K4 Z d# K9 r `0 w/ e) O
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我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区。
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- a) ]0 ~* g- ^. f; \! ?误区之一:工作缺乏计划
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查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事,我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他,并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作,先从最重要的那一项工作做起,并持续地做下去,直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心。只要手中的工作是最重要的,则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,那么即使运用任何其它方法,你也同样无法完成它们,而且倘若不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时,把它提供给你的部属采用”。数星期后,史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲,并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是由于李爱菲的那数句真言。
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尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们有的同事从来不做或是不重视做计划,原因不外乎如下几条:# L( O) ^, ?. g& n
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1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考;
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7 G9 m4 O6 P+ [+ s1 j0 k( s2、不做计划也能获得实效;
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& R/ U" J5 R; ?* s3、不了解做计划的好处;# `+ {5 V3 W& O" v- Z; C8 p6 M
6 F0 h# H0 S1 o A2 Y' L3 m4、计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心;
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6 m# ~& L ?; o1 ~ M5、不知如何做计划。
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6 o: ^. d6 F: i, r6 D8 c+ e" \我们作为一个高新科技企业的员工,要步上职业化的道路,成为一个强调实效性的职业人士,不应该把以上原因当做工作中的借口,为什么呢?剖析如下:9 ?" f; {0 v! p% r9 d& ^
) l7 Z% ~" c( s+ p B4 l" U, D1、固然有些事情是易行而难料的,但若过分地强调这一点,则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直”的侥幸心理。试问:房子燃烧的紧要关头,消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救,还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然后再进行抢救?
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2、不做计划的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位;做计划的则是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提高工作效率。( D0 J d3 ~ b6 R
# g& _# ~6 h) @3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动,计划与事实常常难以趋于一致,所以我们必须定期审察我们的目标与计划,做出必要的修正,寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导,则一切行动将杂乱无章,最终走进死胡同。; f0 A9 ~& R) N' G- i/ D
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综上所述,由于我们的工作缺乏计划,将导致如下恶果:
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3 }3 h' ]* P" O) ~, }* E1、目标不明确;4 U& ^ t/ B& J/ ~$ q
, D8 o/ X0 V& b1 J2 N/ g0 e2、没有进行工作归类的习惯;
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% C) r, k2 ^. t" X" b3、缺乏做事轻重缓急的顺序;
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' n4 t/ A2 G" s' c5 t3 @; G. l4、没有时间分配的原则。
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% w( K7 { y* o误区之二:组织工作不当
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组织工作不当的主要体现在以下几个方面:' z9 |6 J/ {( F, A* U) R, T2 q
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*职责权限不清,工作内容重复;
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3 N, d( n6 `( {*“事必躬亲,亲力而为”;
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*沟通不良;
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*工作时断时续;
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' ]4 h/ g7 e7 J首先,学会如何接受请托:对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者或是组织以外的人士。在很多请托中,有一类是职务所系而责无旁贷的;另一类虽然也是职务所系,但请托本身却是不合时宜或是不合情理的;尚有一类请托则属无义务给予履行的请托,经常引起我们困扰的是后两类请托。& o3 ]9 W5 ~% e& C, H* J
. W ^7 l1 T8 ]! ]% g倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应,则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项,则不仅他所企求的爱戴将化为乌有,而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于:第一:“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当,你不妨对请托者提出适时的建议。第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐,是不合理的、不明智的。0 P' v& [# X! M4 H X7 W
& _( R/ E. X, u. U/ j+ G2 y* T. B$ V) h所以在我们接受请托之前不妨先问问自己:这种请托是属于我的职责范围内吗?对实现我的目标有帮助吗?如果接受它,将付出什么代价?如果不接受它,则需承担什么后果?经过这一番“成本——效益分析”之后,你就可以决定取舍了。. w# U+ _( B7 O. [ r% r- D: Q
8 h$ m5 R9 f0 d6 [3 _$ J, `4 n其次,学会利用资源。对于基层人员而言,要善于利用资源,学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息,不妨去问问部门秘书;想了解公司的考勤信息,不妨去问问公司的考勤管理员等等。* [/ _4 o' [* ]% b
% U- h; A. r* U3 A- G2 v& |对于管理者而言,他们经常容易犯下面的错误:, ^& Y7 Y$ a% s# Q' h7 J- e
; C1 ?) R# L9 V! e5 S+ m1、担心部属做错事;) K1 |: O' N7 F0 w7 D! N* `
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2、担心下属表现太好;* y5 u, a) v# {* P( p, r
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3、担心丧失对下属的控制;
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4、不愿意放弃得心应手的工作;: M1 u7 z$ {# `/ }) t/ X" Z% I* k, y
' d; o4 o0 R; i2 m; U5、找不到合适的下属授权。
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0 C# l1 X+ { N2 x$ `其实每个人的精力都是有限的,尤其是管理者应当学会授权,将主要的精力和时间放在更重要的事情上。
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. V3 ]0 x' q6 q# R8 e误区三:时间控制不够% G3 r+ g/ ^$ Z% t# r G
/ U) e r( ^# y* U我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱:
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( z1 @' Y* l7 y1、习惯拖延时间; A. e5 I+ E) `, u1 s. B
. v* T7 t0 [3 q4 V k& i2、不擅处理不速之客的打扰;
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3、不擅处理无端电话的打扰; T, d* M N# N+ V' O, j
) _2 _+ Y- ~$ p' L _2 h4、泛滥的“会议病”困扰。
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不少中、上层管理者曾经指出,会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一,甚至三分之一!然而更令他们感慨莫名的是,在这么多的会议时间之中,几乎有一半是徒劳无功的浪费!$ V$ U& `( k, J- k' ~. x2 L* w' t
% w" \& b" S0 z8 U误区四:整理整顿不足( V) V1 j8 f' _) |& Z
! e; u: k( B$ Z7 g6 d办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关,因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不具条理的人使用一个小型的办公桌,这个办公桌会变得杂乱无章,即使给他换一个大型的办公桌,不出几日,这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”:“工作将被扩展,以便填满可供完成工作的时间”,我们也可以导出“文件堆积定律”:“文件的堆积将被扩展,以便填满可供堆积的空间。”
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+ z1 d/ N+ k) X9 |6 x3 z. O8 H当你的上司向你索取一份技术资料,你是否能在第一时间从容不迫地递给他?当你需要一份信息时,是否满文件夹地翻个底朝天?
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误区五:进取意识不强
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1 z* I3 {; ~7 [* t, ~5 P我们经常说到:“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意,缺乏进取意识,缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面:
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*个人的消极态度;1 a0 I/ t2 N! t* y* @3 U6 e) L+ \
" C4 u$ ~* n! L7 @*做事拖拉,找借口不干工作;+ g7 m/ E+ v5 A4 A. ~, v
! i; k: ^7 T3 M*唏嘘不已,做白日梦;
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, `+ R K0 u y3 M, ] }*工作中闲聊。
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如果我们一直处于迟钝的时间感觉中,换句话说,当你觉得时间可有可无,不愿面对工作中的具体事务,沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦,那就需要好好反省自己了,因为你随时在丧失宝贵的机会,随时可能被社会所淘汰!
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2 _% z8 Y, G( |0 w$ C好了,前面我们谈到了五个时间管理的误区,不管以前我们做得怎样,要记住:世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此,我们要记住“过去”,把握“现在”,放眼“未来”。送给大家一句话:1 T8 j8 U; t9 _ Q
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昨天是一张已被注销的支票,
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! I2 P7 s9 y2 I) R8 `- d明天是一张尚未到期的本票,4 h# s2 e) O) }) q! l, X
0 m+ c/ R2 J2 f1 E- X }今天则是随时可运用的现金。请善用它! |