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浅谈现代企业秘书的信息收集工作

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办公室业务 发表于 2014-11-3 13:18:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
     企业管理的本质就是获得并处理信息,企业办公室是信息的获取、处理和传递的中心,秘书无疑肩负着重要的收集信息的任务。在企业快速发展,逐渐形成制度的前提下,秘书应当提高信息意识,做好信息收集工作,提高企业的工作效率。
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一、现代企业对于企业秘书信息收集工作的新要求- N+ n7 j+ a  B* u0 ~

" K" q8 R1 e) x, x- e+ Q$ [(一)企业秘书应当稳操制信息权。在信息时代的背景下,生活和工作中充斥着各种各样的信息,为做好信息收集的工作,秘书人员应当稳操制信息权。制信息权就是收集、处理和运用信息的权利。
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# q* Q: H5 U9 X3 L( f5 s如,在信息浪潮的冲击下,联想公司及时向国外的企业学习,和国内的企业进行交流,总结别人成功或者失败的经验,吸取教训,并指导企业的工作。为了达到这一目的,联想公司通过各种方式采集信息,甚至在企业的内部设立了专门收集信息的部门,并以自身的发展为目的进行信息的收集。因此,秘书人员在进行信息收集工作时,应当以企业的发展为基础,把握企业发展的方向,将信息收集工作的重点放在企业未来发展上,收集高质量和深层次的信息,并应用到企业的工作中。+ w0 P2 S  h+ w6 Q; ]2 N* u2 u
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(二)企业秘书应当深入信息收集工作。与传统秘书的信息收集工作不同,现代企业要求秘书人员的信息收集工作更加的深入。秘书人员的工作具有不可避免的被动性,因为秘书人员的工作受制于领导的活动。传统的秘书只是遵从领导的指示,并不能自主开展工作,这种工作方式比较消极、低效。在网络时代的背景下,为了提高工作的效率,促进企业的快速发展,秘书人员应当提高工作的信息化程度。
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从本质上来说,秘书的工作是离不开信息的,信息收集越丰富、越完备,秘书的工作就能开展得更顺利、更主动。现代企业秘书不仅要履行处理信息和管理事务的工作,还应当为企业的管理和决策作出贡献。秘书人员应当主动为领导提供有用的信息,并进行广泛的研究,收集各种必要的资料。信息的收集、处理和运用是领导决策的重要依据,秘书人员承担着信息接受和运用的枢纽作用。因为秘书人员了解企业的全局情况,所以应当为企业的领导做好提供信息的工作,并主动、适时发表自己的意见,为领导的决策提供依据。9 b) P" J# V  _3 w* {
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(三)企业秘书应当利用先进的工作平台。现代企业秘书的信息收集工作处在信息的前沿,秘书人员应当学会运用先进的信息工作平台,树立正确的信息价值观,使用先进的工作平台。为此,要做到:一方面,要掌握好网络技术,秘书人员应当树立网络意识,并利用好网络,善于实时动态信息,利用庞大的网络信息资源,提高工作效率,并在利用网络的过程中提高信息素养。另一方面,要学会使用各种信息处理软件,这些软件一般分为3 种,第一种是数据库软件,此类软件主要用于处理工作的各类信息资源。第二种是办公软件,包括文字处理软件、多媒体工具和网页制作工具,这是秘书工作最常用的软件。第三类是通讯软件,主要用于传递各种信息,上传和下载各种资源。作为一名合格的秘书人员,应当学会此类软件的使用,推动工作的开展。
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( s- d4 I% f' v; @: w7 h# b; `9 ?二、现代企业秘书信息收集工作的策略9 a" p$ X* I6 C* S- `
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在新时代的背景下,由于秘书人员工作的特性,决定了信息收集工作的繁杂多变,要想做好信息收集工作,秘书人员应当做好以下几方面工作:& s7 A1 S2 C- P& Y# q
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(一)提升获取平台。信息具有时效性,因此信息的获取应当是及时的、准确的,在网络时代的科技背景下,信息的收集突破了时空的界限,利用网络攻击,秘书可以有效提升工作的平台,将世界的距离变为零,更好、更迅速地做好信息收集工作。互联网的产生为企业提供了双向交流的平台,改变了信息收集的被动。秘书人员可以通过网络平台获得需要的知识,并与相关人员进行网上对话,提高信息收集的效率。4 B5 B  r, ~1 J
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(二)增加收集通道。企业信息包括内部信息和外部信息两部分,在生产社会化的条件下,企业的外部信息关系着企业的生存和发展,企业内部可以通过会议、电话和口头传达等传递内部信息,通过文件、邮件传达上下级之间的命令;企业可以通过调查研究、网络媒体、电视新闻等等获取其他企业的信息。企业可以设立初步筛选信息的部门,将筛选后的信息呈递秘书部门,这样可以减少秘书人员工作的冗杂,加快信息收集工作的运行,塔里木油田公司办公室的《每日要情》信息报送制度就是效果不错的通道之一。
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(三)缩小查询范围。网络虽然给信息收集工作带来了方便,但是网络充斥着大量的虚假无用的信息,这就增加了工作的难度。秘书人员应当具备筛选和分辨信息的能力,不能将所有的信息都呈递给领导,应当围绕着企业发展,进行有目的的搜集和整理资料,去伪存真、去其糟粕,将具体、完备、有用的资料提供给领导,帮助领导进行决策。
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(四)及时进行反馈。信息反馈是重要的工作部分,及时的信息反馈可以减少工作的失误,现代企业的秘书人员应当及时做好信息反馈工作,在领导采用秘书人员提供的信息资源之后,秘书人员应当及时了解各个部门的执行情况,采取了怎样的措施,建立信息反馈系统,形成信息利用的循环,增加信息的利用率。' d' L) |# |9 g) I3 h; ]4 f0 s

( G+ }% c: i# i/ E在企业的竞争中,信息是企业的核心,企业的信息收集工作是企业工作的重点,因此,优秀的秘书人员不可或缺。现代企业的秘书人员应当根据市场经济的特点,利用网络技术做好信息收集工作,为领导者的决策出谋划策,推动企业更好地发展。9 u1 t6 E3 C# b
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(作者:中石油塔里木油田分公司杨鸿飞)
标签:秘书信息
 
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