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mso-font-kerning:0pt">2012 ! z% V# i6 q8 Dfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 + @1 ]+ w9 D9 C3 {% r
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容/ d+ A- h N! f* e% Jcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 E- Y0 c0 g. n+ ]3 D1 `
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3 o7 r9 ~/ m' Cmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。2 E9 U: N( K& mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
0 h( t8 I* A' g# q! E: S5 v0 { S5 ~' ?
* C) N1 [" S- r1 _+ zmso-font-kerning:0pt">1. & K" k D; f* J8 P宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 9 A; }2 D- T0 A0 z5 `* M4 P
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mso-font-kerning:0pt">2. 3 {0 _: X0 t6 Z7 a" L. j
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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3 O+ j9 A$ O& q* j0 m% A: P1 M2 H2 E# I) E# kmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。# ~/ |+ U9 R) e% w. B; ^5 d# E
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % }4 ]5 u' v/ O# k9 r; f; s) d9 E
8 ], R" N/ U7 f, j. Z o' E m) n0 V# y% w# E1 J7 h0 `
mso-font-kerning:0pt">1. 7 [. s& D9 X/ P* z/ B. ?. V7 m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 , v2 Z, E3 o0 d9 {! O4 e+ C
( k" \% Y5 f* W+ W) ^, X. E1 T3 m1 x9 hmso-font-kerning:0pt">2. % ?9 @( v9 P# I9 o) p, N
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. 8 l5 X5 j1 S" t+ o
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
) Z; ^! v: m8 S' `# lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。& e4 a) q- L1 u0 v2 U. _% V, w4 r1 v
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mso-font-kerning:0pt">1. . e3 r$ h9 L/ R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 % b8 M- I4 E. W1 t; l+ B8 ~
. _& K8 p0 ~" p" w; M" T) @! W* G; t' ?' N0 R2 o& Y5 g2 \mso-font-kerning:0pt">2. 0 Y+ U( E6 `, Q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 4 W! N+ v# n) E" I
4 W( I6 E* `, I: y. H6 W( a0 u" W7 _' d* H1 Z8 L* Q. }8 m, Lmso-font-kerning:0pt">3. & c4 @3 V$ y+ g, G8 M( u
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。$ \+ k8 L% e4 i9 F p1 z
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0 ~, E+ I, z: u. S% Z" c) ^. e4 i8 _1 q: U4 }/ I( E" m8 s9 m" H; L+ gmso-font-kerning:0pt">1. 7 O9 |8 }$ l' } l, `7 q' X C
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. 5 a0 S- x+ O8 Z$ M. D0 n! V
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 % }' o# M+ I9 a( g% A
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2 t V3 X7 ?4 v8 H. ~mso-font-kerning:0pt">3. 9 n, ]+ z- @! G宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 # s( G* i6 [3 ~$ z7 L
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* D: C" [' V/ cmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。, E+ Y4 _" N- O) X4 V5 Pcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 1 X# V# M2 J' N# ^2 Q: Y6 ]
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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- _- r7 J+ \+ I6 k* c+ d' A6 M0 i, r4 v, M3 b) Sfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考8 l1 r! M' J9 W8 _/ g: a
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:6 i+ K# g4 o a1 o8 G. L, E! A
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 : g# J4 U5 s; f7 C5 U3 p
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:: V- e$ ~: Z' a& Z. K& V
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