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办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

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办公室业务 发表于 2014-11-3 13:28:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

1 ^7 o }8 ]: J& x0 H mso-font-kerning:0pt">2012 ! z% V# i6 q8 Dfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年29日,为提高党政机关公文的规范化和标准化水平,又发布了《党政机关公文格式(GB/T97042012)》。所颁发的《条例》和《格式》,其目的就是要求统一公文格式,突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中,各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索,形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面,作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例,展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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0 O' w$ \. Z, O) Z+ C- A font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容/ d+ A- h N! f* e% Jcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

8 E- Y0 c0 g. n+ ]3 D1 ` 2 k4 X9 p% W, o4 ~# ~- A9 U

3 o7 r9 ~/ m' Cmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(一)页面设置。2 E9 U: N( K& mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

0 h( t8 I* A' g# q! E: S5 v0 { S5 ~' ?

* C) N1 [" S- r1 _+ zmso-font-kerning:0pt">1. & K" k D; f* J8 P宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4

9 A; }2 D- T0 A0 z5 `* M4 P 9 b4 t9 x4 A' O9 O; f& t

' Y9 j9 J1 @# C3 j mso-font-kerning:0pt">2. 3 {0 _: X0 t6 Z7 a" L. j 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡,首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm,下3.5cm 2.8cm 2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4 纸张297mm×210mm 版心高度297mm37mm-35mm=225mm 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下,布局满足三大条件:一是从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉重感觉,符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间,便于公文处理。三是从水平方向看,订口略大于切口,便于装订阅读。

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1 M2 H2 E# I) E# kmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(二)制作发文机关标识。# ~/ |+ U9 R) e% w. B; ^5 d# E color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

% }4 ]5 u' v/ O# k9 r; f; s) d9 E 8 ], R" N/ U7 f, j. Z o' E m

) n0 V# y% w# E1 J7 h0 ` mso-font-kerning:0pt">1. 7 [. s& D9 X/ P* z/ B. ?. V7 m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符,并把这个回车符的大小和行距(固定值) 都设置为99.5 磅,即35mm。或点击插入文本框,设置文本框高度(行)3.5cm,选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范,取消以往上行文与下行文差异距离设置,统一规定为35mm35mm亦是三行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

, v2 Z, E3 o0 d9 {! O4 e+ C ( k" \% Y5 f* W

+ W) ^, X. E1 T3 m1 x9 hmso-font-kerning:0pt">2. % ?9 @( v9 P# I9 o) p, N 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”,并使之居中排列。选择这行字,对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体”选择框中,选择“小标宋”(或用宋体代替),在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62,即单个字的宽和高都是62 磅,也就是22mm,在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项,在“缩放”选择框中选择“68% ,使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”,完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm,主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准,而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值,但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要适当拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例),总体上要小于版心,做到醒目、美观、庄重。

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) { W3 a! w4 T/ I4 s: X mso-font-kerning:0pt">3. 8 l5 X5 j1 S" t+ o 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62”,单击确定。

6 w9 G( m' s% y) Z' u9 v& G8 L, | # q/ S, Q! k+ x6 V) }" h; V

( g! a/ i0 t- e5 C7 \/ G' i* O u font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; ) Z; ^! v: m8 S' `# lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">   (三)确定并标识发文字号。& e4 a) q- L1 u0 v2 U. _% V, w4 r1 v mso-font-kerning:0pt">

R5 a9 t1 L' U r ; x( ^. X1 Q0 D' O* @

: B( Y( h- p# n, ?8 ` mso-font-kerning:0pt">1. . e3 r$ h9 L/ R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为号仿宋字的回车符,并把这两行的行距都设置成“固定值”“16”,即号字的高度值,这样根据《格式》要求,发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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" T) @! W* G; t' ?' N0 R2 o& Y5 g2 \mso-font-kerning:0pt">2. 0 Y+ U( E6 `, Q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号,比如“XX 司〔2014号”或“XX厂〔2014号”, 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

4 W! N+ v# n) E" I 4 W( I6 E* `, I: y. H6 W( a0 u" W7 _

' d* H1 Z8 L* Q. }8 m, Lmso-font-kerning:0pt">3. & c4 @3 V$ y+ g, G8 M( u 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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4 a, o+ I; l% n* d7 q- h# @ mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(四)红色分隔线。$ \+ k8 L% e4 i9 F p1 z color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

0 M: X. i$ U+ E7 f3 \5 `* s8 d' }( ^ 0 ~, E+ I, z: u. S% Z" c) ^. e4 i

8 _1 q: U4 }/ I( E" m8 s9 m" H; L+ gmso-font-kerning:0pt">1. 7 O9 |8 }$ l' } l, `7 q' X C 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行,输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

$ H% P! V5 U# t, ^) c0 V3 r: ]* Z! x# \

A% G7 `" C6 r; J" K9 s6 h mso-font-kerning:0pt">2. 5 a0 S- x+ O8 Z$ M. D0 n! V 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

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2 t V3 X7 ?4 v8 H. ~mso-font-kerning:0pt">3. 9 n, ]+ z- @! G宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”,线条粗细为“1.0-1.5 磅”,即0.35mm-0.5mm。单击“确定”,完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整,最大应不超过1mm,即“2.8”。

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* D: C" [' V/ cmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(五)设置标题。, E+ Y4 _" N- O) X4 V5 Pcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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' B2 \% |% q5 A! r) y/ ?, s mso-font-kerning:0pt">

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3 s" ]& j0 g" u* d5 ^+ c+ B& c 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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0 i, r4 v, M3 b) Sfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考8 l1 r! M' J9 W8 _/ g: a color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

I8 ?0 y/ \, _' x: J, N5 z4 M1 r0 B , l' o1 x& N/ G# c3 M7 f+ [

' w9 J- K- F+ S' q& ?5 j) j' }$ ~ 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:6 i+ K# g4 o a1 o8 G. L, E! A 0pt">笔者通过外出学习和参观交流,以及阅读上级及相关企事业单位公文,发现不同单位不同部门,甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同,千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方,更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解,也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

; {) w+ w; I2 G' L6 s& r% C+ N0 i' q6 p1 @ 0 _% p% P0 E d7 u c1 M color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:( }6 F8 F4 n2 F* Q AR-SA">(作者:中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 : g# J4 U5 s; f7 C5 U3 p color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:: V- e$ ~: Z' a& Z. K& V AR-SA">)

 

精彩评论4

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tshli 发表于 2014-11-3 14:15:27 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。! H2 q% \' ^: f* q9 T
 
yqczqcz 发表于 2015-1-22 22:39:26 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
谢谢楼主,学习中,这是好东西!
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:30:33 | 显示全部楼层
 
专业写文章
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:32:58 | 显示全部楼层
 
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
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