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办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

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办公室业务 发表于 2014-11-3 13:28:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

0 p! q3 t; G) D# L1 X, o' M mso-font-kerning:0pt">2012 * Z4 ~2 B" [' \0 }! R# H0 ~ font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年29日,为提高党政机关公文的规范化和标准化水平,又发布了《党政机关公文格式(GB/T97042012)》。所颁发的《条例》和《格式》,其目的就是要求统一公文格式,突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中,各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索,形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面,作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例,展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

7 r; O" O$ A+ L( q3 b- u ! s# Z# A( I, X! n. {3 H9 m

/ Y- v3 W- a$ S font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容' V7 B1 r7 p; P# z; Dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

# F0 \* u' T# a6 a7 r 8 Y* i- y' D5 H

" ]6 z" Z, g8 K3 O) P u2 H mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(一)页面设置。: R+ R+ w0 x. U1 _0 gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

" W# t1 k. D8 Y8 B' h 9 f# c% Y, V" I. ~) S% V

; \0 A0 x/ p; P6 K% n3 F+ L mso-font-kerning:0pt">1. . s+ f2 V+ Y4 b' Z* U! m; l. }# i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4

* g5 d9 Z& q) i! d8 l 5 g/ U, T3 z2 g" O j- L1 k: s$ P

. m! r) r- z+ lmso-font-kerning:0pt">2. : J. O- k( F6 z9 J: P! R: f 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡,首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm,下3.5cm 2.8cm 2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4 纸张297mm×210mm 版心高度297mm37mm-35mm=225mm 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下,布局满足三大条件:一是从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉重感觉,符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间,便于公文处理。三是从水平方向看,订口略大于切口,便于装订阅读。

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) D+ _$ h" O g7 Y3 H) O' O- B: M4 bmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(二)制作发文机关标识。) ]2 u# {7 ]2 x$ V& H color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

0 @4 t) g2 I) J4 ^) ]6 M- Z: k, m: d& G3 |$ i9 Y2 }) i" f: W

* G/ }8 C% h4 I% t# Bmso-font-kerning:0pt">1. * J7 f4 d0 T4 n! g* }2 J 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符,并把这个回车符的大小和行距(固定值) 都设置为99.5 磅,即35mm。或点击插入文本框,设置文本框高度(行)3.5cm,选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范,取消以往上行文与下行文差异距离设置,统一规定为35mm35mm亦是三行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

+ S3 X0 ~) {' @/ H+ |: ` 3 [+ H* Q' I; u- ~3 |: A7 y

# I2 m+ Y9 h" R mso-font-kerning:0pt">2. ' S. g0 x0 D$ U( x. l. P6 j宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”,并使之居中排列。选择这行字,对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体”选择框中,选择“小标宋”(或用宋体代替),在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62,即单个字的宽和高都是62 磅,也就是22mm,在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项,在“缩放”选择框中选择“68% ,使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”,完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm,主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准,而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值,但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要适当拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例),总体上要小于版心,做到醒目、美观、庄重。

3 ^0 x8 N4 ]! x+ Q ; S& D+ l- c8 E+ ?/ ~, j

" z0 [* n$ I! X4 G8 H: P# q# umso-font-kerning:0pt">3. : ?- k6 Z% B5 {' |% t 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62”,单击确定。

1 ?' s- V3 \1 t: N5 z; X: F0 c4 C5 J

3 n* G, U+ t! f* l0 i. R% c: z* C font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;" t G6 Y3 _ }" q) ` color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   (三)确定并标识发文字号。, W: I9 W2 A2 e# X mso-font-kerning:0pt">

4 H2 u; n3 f! L3 y9 L$ |8 K1 Z4 v 8 T1 R- [& P. P: X P( p6 G

1 `& v- M2 E5 tmso-font-kerning:0pt">1. * ] t/ e' ~' a2 ?- ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为号仿宋字的回车符,并把这两行的行距都设置成“固定值”“16”,即号字的高度值,这样根据《格式》要求,发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

3 m' [& }6 |: o2 g- p5 u8 W( k / j- D: s% D' r7 p, X' W( i2 S

( ` D% h: Q, y5 ^9 E4 E" N4 Jmso-font-kerning:0pt">2. # k2 ]+ ~! O3 [4 Y0 a' s& F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号,比如“XX 司〔2014号”或“XX厂〔2014号”, 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

) p" T9 U3 K `# A0 Y0 E3 } . y4 H# ]/ o1 z4 D- W

. v& h; Y; z+ s3 u' h% ~. Bmso-font-kerning:0pt">3. 1 W/ q3 i8 r& j4 I0 }: ^宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

- B0 h. u! j7 L3 k( y5 C; w $ F. n3 {$ D x4 r8 J% L, W

2 f, z: W& s0 @; ymso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(四)红色分隔线。, f1 u6 B8 B1 e" A0 O& X$ h" s8 e8 Rcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

; j% n. i+ e7 A" j ) Q5 l7 f/ _8 N) S) S; Y! `& x

- q0 a& t# U4 V% c; ^, b# Y8 H( O mso-font-kerning:0pt">1. 0 ^* `- u0 H1 o; Y 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行,输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

6 O# Y4 U, X' W. R I: B- M; W# e3 {7 [4 y8 |0 v* [4 w$ I) @

! D6 E3 k% Y) p8 b8 V mso-font-kerning:0pt">2. 9 o2 N0 |; ~, g; {: b& Q# p% m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

; X/ U d, Z: q$ r; T, T ( \8 |# F9 r/ n; ]/ w

: I4 J& L* @: h0 T+ Jmso-font-kerning:0pt">3. 7 X- z M: e2 h* ` 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”,线条粗细为“1.0-1.5 磅”,即0.35mm-0.5mm。单击“确定”,完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整,最大应不超过1mm,即“2.8”。

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o" l/ _' G! | Ymso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(五)设置标题。6 @9 F' x+ l r" _color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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( G6 f- `: t" P5 z" O mso-font-kerning:0pt">

游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

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, n& W3 g9 n6 Q+ `# s8 } font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考: T! Y$ p3 r k9 u& W color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

$ y6 g5 B; z( q- k q5 B- Z1 ^ 0 m% G4 p5 K, l5 ?4 }

* Z1 ]) D3 Y+ ~ 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:; ?( w% H/ B$ g% M 0pt">笔者通过外出学习和参观交流,以及阅读上级及相关企事业单位公文,发现不同单位不同部门,甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同,千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方,更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解,也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

. e% e( c* P0 p' g, O2 y* u r) M: m, }7 K, S1 T6 B - g$ q6 {2 c7 d- f( [. Mcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: J9 c* L0 P- W: t( z( t, nAR-SA">(作者:中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 / ]( V; O( \* \8 q0 | color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:& m7 b' ?5 t) ^2 G1 [( w8 {& k2 \ P AR-SA">)

 

精彩评论4

正序浏览
tshli 发表于 2014-11-3 14:15:27 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。+ S; U7 p1 @8 V/ n0 j% @" S' b
 
yqczqcz 发表于 2015-1-22 22:39:26 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
谢谢楼主,学习中,这是好东西!
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:30:33 | 显示全部楼层
 
专业写文章
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:32:58 | 显示全部楼层
 
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
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