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mso-font-kerning:0pt">2012 * Z4 ~2 B" [' \0 }! R# H0 ~
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 7 r; O" O$ A+ L( q3 b- u
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容' V7 B1 r7 p; P# z; Dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> # F0 \* u' T# a6 a7 r
8 Y* i- y' D5 H" ]6 z" Z, g8 K3 O) P u2 H
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。: R+ R+ w0 x. U1 _0 gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " W# t1 k. D8 Y8 B' h
9 f# c% Y, V" I. ~) S% V; \0 A0 x/ p; P6 K% n3 F+ L
mso-font-kerning:0pt">1. . s+ f2 V+ Y4 b' Z* U! m; l. }# i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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5 g/ U, T3 z2 g" O j- L1 k: s$ P. m! r) r- z+ lmso-font-kerning:0pt">2. : J. O- k( F6 z9 J: P! R: f
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 + M4 O* ^2 b* @- }; S# L2 P
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) D+ _$ h" O g7 Y3 H) O' O- B: M4 bmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。) ]2 u# {7 ]2 x$ V& H
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
0 @4 t) g2 I) J4 ^) ]6 M- Z: k, m: d& G3 |$ i9 Y2 }) i" f: W
* G/ }8 C% h4 I% t# Bmso-font-kerning:0pt">1. * J7 f4 d0 T4 n! g* }2 J
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 + S3 X0 ~) {' @/ H+ |: `
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mso-font-kerning:0pt">2. ' S. g0 x0 D$ U( x. l. P6 j宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 3 ^0 x8 N4 ]! x+ Q
; S& D+ l- c8 E+ ?/ ~, j" z0 [* n$ I! X4 G8 H: P# q# umso-font-kerning:0pt">3. : ?- k6 Z% B5 {' |% t
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;" t G6 Y3 _ }" q) `
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。, W: I9 W2 A2 e# X
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1 `& v- M2 E5 tmso-font-kerning:0pt">1. * ] t/ e' ~' a2 ?- ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 3 m' [& }6 |: o2 g- p5 u8 W( k
/ j- D: s% D' r7 p, X' W( i2 S( ` D% h: Q, y5 ^9 E4 E" N4 Jmso-font-kerning:0pt">2. # k2 ]+ ~! O3 [4 Y0 a' s& F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 ) p" T9 U3 K `# A0 Y0 E3 }
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. v& h; Y; z+ s3 u' h% ~. Bmso-font-kerning:0pt">3. 1 W/ q3 i8 r& j4 I0 }: ^宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 - B0 h. u! j7 L3 k( y5 C; w
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2 f, z: W& s0 @; ymso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。, f1 u6 B8 B1 e" A0 O& X$ h" s8 e8 Rcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 0 ^* `- u0 H1 o; Y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. 9 o2 N0 |; ~, g; {: b& Q# p% m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 ; X/ U d, Z: q$ r; T, T
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: I4 J& L* @: h0 T+ Jmso-font-kerning:0pt">3. 7 X- z M: e2 h* `
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 % H1 } `9 Z7 a
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o" l/ _' G! | Ymso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。6 @9 F' x+ l r" _color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt"> # e5 f* k/ M' L) O宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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, n& W3 g9 n6 Q+ `# s8 }
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考: T! Y$ p3 r k9 u& W
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ y6 g5 B; z( q- k q5 B- Z1 ^
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:; ?( w% H/ B$ g% M
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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- g$ q6 {2 c7 d- f( [. Mcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
J9 c* L0 P- W: t( z( t, nAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 / ]( V; O( \* \8 q0 |
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:& m7 b' ?5 t) ^2 G1 [( w8 {& k2 \ P
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