概括说就是抓住“四大要素”、做好“四大步骤”。“四大要素”,即公文的主旨、材料、结构、语言;“四大步骤”,即设计提纲-拟制标题-添加内容-精心修改。: f2 e/ @2 v. g& U y
主 旨& c3 E! q! `" z! w
主旨即明确行文目的和要求、确立公文主题、选定公文文种,这里只说起草公文怎样体现领导意图:2 B) m4 V: G8 ~3 E! O
一是要完整地把握领导意图。平时要注意学习领会上级机关的有关指示精神,熟悉有关工作部署和要求,善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。* M& n# m$ p: T: \- X
二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的,加之领导在考虑成熟某个问题前,其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰,因此,起草公文时要善于把握领导意图的精神实质,进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新,做到融会贯通。
. e, i5 T! Q/ M三是要善于拾遗补缺。“拾遗补缺”是指在起草公文和整理领导讲话时,要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话,有的没有明确的标题,有的只是要点,这类讲话往往有的是“半截子话”。这就需要整理者提炼标题,调整结构,补充内容,修正语句,规范口语,做到既不偏离领导讲话的主旨,又要“高于”领导即席讲话的“水平”,这才是写作者的高招。9 ^8 r j2 j4 ]3 n) N
材 料
* {/ B- g( X7 `2 g# c丰富的素材是写好公文的第一要素,怎样掌握丰富的素材,概括起来就是“三多一注意”:
% S# n* w; c$ [7 h一是多积累资料。积累资料有两种途径:一种是从工作和生活中收集“第一手资料”;另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。另外多读伟人传。从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术,从中得到启迪,提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。$ q6 A: T1 g, q; O& m( v
二是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习公文写作知识,熟悉公文写作规范,提高思维层次。
- I2 L" ]0 E% t2 x4 p: T三是多学本职业务知识。通过持之以恒的学习,不断丰富业务知识,熟练掌握有关标准制度。 u v2 S9 y2 B3 `! J/ A
四是注意留心身边素材。参加集中学习、开会,日常工作交流,参与有关活动等,注意领导的讲话、同志的发言,注意电视、电台每天主要领导人讲话(提出什么、强调什么、要求什么)、党政机关颁布的一些政策、大型会议等提出的关键词,并进行对比分析和思考归纳。0 u+ h9 l+ q: b, C8 K# h8 _$ S7 f
结 构4 e" g+ M6 m6 H9 K. `7 P0 ^
公文的结构形式比较常用的有四种:
1 [4 q* j/ q" T9 d, y( J4 |# E8 j3 P一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函,结构形式往往是一段式。
& D0 M6 W6 c; d4 G3 x分段式。大多数公文采用分段式结构。 u9 j R, @$ u. `, Q( a+ x
分条式。一些规定、条例、章程等,往往采用分条式结构。
: w# S1 ^! {: C% _0 b4 g* c章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文,往往采用章节式结构。
& [4 ]/ o* d0 d& c4 g7 a具体文种结构不一,在这里不一一讲述。8 h$ t/ J5 e8 h0 Q2 X8 |0 T" m
语 言5 L @4 N5 L+ s7 ]* @1 q9 U
公文语言的特点:准确、简练、严谨、庄重、生动。3 h" v6 |" ]: B9 S3 Q, j) M
准确。所谓准确,是说公文在语言表达上完全符合客观实际,明确无误。7 j8 X6 u% K9 U
简炼。严格意义上的公文,其语言应简练到多一字不可,少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫,而把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。
7 ~" }( k6 X t; N1 [+ l. Y例文:
, D( v* N# G$ IA:“寒冷的冬天就要到了,我们分公司还没有取暖电器,希望你们资产部尽量调拨给我们,好用来满足紧急需要。是不是可以,等待你们迅速答复。”, o- Y. E- P& o8 Y* j" f m" l4 C
B:“严冬在即,我分公司尚无取暖电器。请速调拨配给,以应急需。可否,盼复。”8 X, G) o m2 k
A和B两篇例文,谁更简练,一目了然。
F$ `" }2 P1 u- y严谨。所谓严谨,指的是态度严肃,交代清楚,行文自然,结构严密。在写作时只有做到叙事周全,说理透彻,要求精当,用词选句贴切无误,才能使公文符合实际,合乎逻辑。
& e! u* X: Q# k1 F$ \4 G6 a1 A庄重。所谓庄重,是指公文的语言端庄、持重、严肃。在公文中要使用严谨、庄重、简洁而又典雅的书面语体,摒弃口头语体。例如:《中共中央关于接收宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》中写道:“宋庆龄同志是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士,是保卫世界和平事业的久经考验的先驱,是全体中国少年儿童慈爱的祖母……”,大家想想如果用口头语体表达,将书面语词“祖母”换成口语词“奶奶”,就会破坏公文的庄重色彩,大大削弱这一决定的严肃性。
# Y9 q; N& @4 d7 q公文语言庄重的特点,还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有:
: \1 _9 N' }0 v1 w5 Y' M6 x常用的开头词:根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前;
) s, R6 [# O% ]& V6 i, c常用的引叙词:前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特(现)通知(通报、批示、批复、报告)如下;* ]3 I2 C. p# \9 J) x4 Y1 u* @- y( N) c
常用的称谓词:+ i! h+ `3 I; }2 A% [8 l
第一人称:我(本)办(、部、所、院、校、委、站...)& W: F3 n3 m3 ^+ e8 j
第二人称:你(贵)处(馆、委、处、办...)
9 ~' X e. W( ~第三人称:该单位(部门、系、院、所、局...)、他、他们;
& g7 U/ m- H1 m( P$ X' Z; ]0 \3 z$ k特指人称:收文单位直书其名,使用全称(与公章一致);发文单位在公文标题中出现时,使用全称。同一公文中,对同一单位的称谓应保持上下文一致。一般情况下,第三人称第一次出现时使用全称,以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。8 D2 k: U% Y" x; B' x
常用的表态词:应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布;
. n& W8 f( }, G) w9 Z0 c$ K常用的询问词:妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥;
- a, R2 t2 d; d1 P' O7 o1 B# Z常用的综合词:为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之;- d. q/ c$ D$ r* j3 ~) i
常用的表达目的词:批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行;& Y) P. s" M) s$ @/ {! P
常用的结尾词:特此报告、现予公布、贯彻执行、将...报告给你们。$ `2 O, i3 F" W* O* c9 U5 C
生动。从某种程度上说,写公文比写文艺作品更需要生动。但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。
5 w6 y$ F6 ~' X8 Q& m例如:周恩来《在文艺工作座谈会和故事片创作会议上的讲话》指出:“我是主张先把本民族的东西搞通,吸收外国的东西要加以溶化,是化学的化合,不是物理的混和,不是把中国的东西和外国的东西'焊接’在一起。”
z F% {2 X: B$ t$ T$ F$ M* h该例通过对“溶化”、“化合”、“混合”、“焊接”等意义上有联系但又有区别的词语的辨正,形象地说明了“溶化”是这样的而不是那样的,使读者一目了然。* ]# G; ~ V& H; n
设计提纲
# V# b& C$ _( E$ r& E1 o' W写提纲,就是搭建公文构成中的“骨骼框架”,是公文作者思路要点的文字体现形式,写提纲好比“修房子”,只要把框架搭好,再砌砖和装饰就不难了。根据不同的时限和文种要求,公文写作提纲可分为三类:
# ?9 C6 T8 V* L/ Z$ M+ l(1)粗纲,只简略标出公文的层次段落和各部分之间的大致关系。7 \1 D( H, s8 L% c, \2 n
(2)细纲,除粗纲所标内容外,还要标出开头结尾、过渡照应、层次段落的安排与处理。
f5 |( X' d- M$ j8 ~4 U* W1 e& S6 g(3)粗细纲,就是两者的结合,将某些部分详细列明,有些部分只用简略语句加以概括。
) M6 C5 `5 I; q公文提纲写作步骤:
) b* O! k. I, M2 V一是确定主旨,即要反映的主要问题。这一步实际就是写主标题,是写好提纲的关键。: f# o Z" I6 o2 r- A5 j9 Q
二是全面罗列素材,从素材中精心归纳提炼各层次的标题。精心提炼标题,既可大题小做,也可小题大做。无论采取哪种方式,都要注意标题必须涵盖所要表达的内容。对标题的提炼,尽量采取“对称”和“排比”等写作手法,尽量使用短语,使其便于记忆。
& i3 O" n6 ?. J7 f, ~三是细分写作层次。公文提纲越细,往往写作质量就越高。写作公文提纲时,尽置具体到一、二、三级标题以下各层次的内容,并对每一级标题下所要表述的内容都作相应的注明。; c- E' O! L" v0 m! a5 t6 g% K6 K
拟制标题
# p/ I u# \# O拟制标题常用的方法有以下几种:
% c) o" G3 ?, x+ c" o1.紧扣工作,分块拟题。
. C" u5 g: T4 g$ o" c如今年的职代会报告的标题为:6 B. L2 Z* O, {
“狠抓制度落实,强化安全环保工作”
3 N% K, J% c$ ]本帖隐藏的内容
; d {' ?1 f1 @2 ?3 ?' A2 `0 W5 S- E& B3 k% l
“深挖装置潜能,强化装置安全生产和检修双受控”% v7 P, Y6 j7 I$ x9 q X! y9 G+ t, K. u
“强化经营管理,进一步降本增效”' r3 C1 l% o9 Y' q; A* I9 i' i
“创新营销策略,搞好目标市场开发”5 z x8 F: R" `9 q
“抓好党建和干部作风建设,为生产经营提供有力保证”0 Z; P( k7 W0 ]
2.巧用数字,条理清楚。
- v# t* d2 s! C' ~; J6 h# A“转变三个观念,把贫困劳动力转移培训作为提高扶贫开发成效的治本之策。”
( v; K$ r$ i2 n“严把四个关口,扎实推进贫困劳动力转移培训工作”
0 c' i3 W* y. p" s: |“强化五个保障,为搞好贫困劳动力转移培训营造良好氛围”) i$ }3 l: R% E/ D
3.虚实相生,相互印证。这比较适用于“寓经验于做法之中”的总结。0 Z# `8 v2 V2 C& n
“领导科学决策,工作思路正确,是妥善处置群体性事件的前提”, Q6 K' f4 {# A
“把握社情民意,有效控制局面,是妥善处置群体性事件的基础”/ j. a3 C4 r: j4 ^* f6 I, j0 G
“讲究工作策略,注意工作方法,是妥善处置群体性事件的关键”
F5 s# O- P) C1 b. z“敢于直面群众,真心帮助群众,是妥善处置群体性事件的核心”$ p0 p( j9 }( I( o
“落实优惠政策,实施就业援助,是妥善处置群体性事件的根本”
B6 C7 N I2 E) o/ G“发挥政治优势,充分依靠群众,是妥善处置群体性事件的保证”4 `& n* q: t5 t! A$ S* G: z# @* E
4.妙用修辞,生动活泼。巧用比喻、比拟、仿词、反诘等修辞手法拟制小标题。2 D) U0 N3 X2 Y9 H+ [
如总结的题目为:“浴火忘我,展羽而翔”,正文中三个小标题分别为:5 b/ S+ s; Z& }7 ]
“凤凰涅槃:改革脱困现生机”
2 Y$ P! T8 H: i9 L“浴火忘我:克难攻坚大协奏”
# b6 @* g7 k% L/ P" t. S“展翅高翔:任重道远再加力”" p# i' q5 n. f/ }2 ^+ c2 Q7 B
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内容即抓住“一个中心”和“三个基本点”。每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。: ` r& I, U0 l" j' |7 |
在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。
- W# P) @% W+ t2 [# e5 f1 K精心修改
$ G( }" P1 L, J8 E% P最后一点,就是写完文章之后要反复修改。毛泽东同志说:“好文章是改出来的,自己要勤于修改,同时要虚心请别人修改,文章写好后多推敲、多琢磨是必要的,千锤百炼做不到,但至少要看它三遍”。
* J4 g$ O1 g3 r% ?. X6 `有的同志草拟文件,粗心大意,急脾气,草稿一旦写出,就匆匆交给领导,自己不愿意再多看几遍,检查有无重要的遗漏和错误,这是一种写作的浮躁心理。
K; _% u [2 W$ G+ o ^修改过程中要有否定自己的勇气,有的稿子明显不合要求,就应立即去改,即使是全盘否定、作颠覆性改动也在所不惜。改稿不能怕麻烦,也不能护短。有的文稿问题出在内容上,而有的则出在体例不规范、错别字多、乱用标点符号等毛病上。人名、地名、数字要准确。文学大师郭沫若曾多次强调过:“标点一定要恰当,标点好象一个人的五冠,不能因为它不是字就显得无足轻重,标点错了,意义也就变了。”这类问题不能忽视。
% b1 u6 Q( ?$ ^7 v9 R/ n给大家讲个因标点导致的笑话,某人外出做生意,给父母写了一封信但没写标点:“儿的生活好痛苦一点儿也没有食多病少挣了很多钱。”父母读信后,一个笑一个哭,这是为什么?
" L* S7 C' e- }一个理解为:儿的生活好,痛苦一点儿也没有,食多病少,挣了很多钱。. a& X+ z/ g& t4 R7 O0 r3 d; e
另一个理解为:儿的生活好痛苦,一点儿也没有食,多病,少挣了很多钱。 G$ c2 \) J9 K! B' W. M" j
怎样才算修改的工夫够了呢?改的遍数多还不等于改得够。衡量够不够的标准主要有两个:一个是内容正确,一个是读者容易接受。马克思写《资本论》,从构思到写出草稿经过了多年和无数次的修改。不同语种的文本出版时他还要再作修改,为的是让那些有不同语言习惯的人都能看懂。" \3 @( F! a F) V& ]; V2 j$ y$ \* [
6 _! Z$ K# O8 f: I& T. P }学无止境,写作也是如此。最后把王总推荐的一篇文章分享给大家。
$ u5 B1 x6 M3 R8 O依稀多少孤灯寒夜,搜肠刮肚爬格子,酸甜苦辣寸心知。作为办公室核心工作之一,撰写材料虽然最清苦,但也是最锻炼人,一旦适应角色、找到感觉,便会在寂寞的苦趣中体会到成长的乐趣。
G5 \! y" b5 m. ^0 R8 [材料若要言之有物,必须在上下求索中疏浚源头活水。“文章合为时而著,诗歌合为事而作”。为文作诗必先有引发创作冲动的原始素材,支撑立论基础的事实骨架,否则就是无病呻吟。材料最终的目的是要阐述事实、表达观点、澄清思想、指导实践,尤其要注重有的放矢、力戒空谈。任何材料都不可能放之四海而皆准,必须因时、因地、因事、因人制宜,突显固有的时效性、本土性、针对性和原创性。这就需要不断积累感性认知,强化理性思考,切实掌握工作涉及的方方面面,了解情势演变的前前后后,清楚领导关注的点点滴滴,一旦领受任务,便能迅速调动知识储备,删繁就简、理出头绪、道明原委,避免临时抱佛脚,徒做“洋洋洒洒千万言,空话套话不着边”的无用功。厚积薄发做起来委实不易,需要忍耐“板凳须坐十年冷”的孤独,坚守“咬定青山不放松”的信念,保持“衣带渐宽终不悔”的执着,做一个研读历史、关心时事、博览百科、体认万物、勤于调研、精于思考的“杂家”,这是材料秘书入室登堂、修无止境的基本功。! R7 u1 [$ D; K. [! `$ x
材料若要言之有理,必须在相互碰撞中迸发智慧火花。经典材料固然要有翔实面丰富的素材作论据,但更要靠深邃而缜密的思想来统领。一个人的思想即便再深刻,也难免存在这样那样的局限,只有凝结集体的智慧,才能厘定颠扑不破的思想脉络。在撰写材料过程中,既要确立关键时刻善于定调、敢于拍板的主心骨,也要破除一言九鼎、不容争辩的伪权威。材料质量与作者职位高低、资历深浅、年龄长幼本无必然联系,况且“智者千虑,必有一失;愚者千虑,必有一得”,只要言之有理的意见,都应得到足够的重视。对于一篇成型材料而言,真正有助于精益求精的,绝不是恭维溢美之永嘉,而是诘难质证之语,只有在激烈辩驳中仍然树得起、立得牢的观点,才算得上无懈可击的真知灼见。海纳百川,有容乃大。唯有气度宽宏、襟怀坦荡,能够听取不同意见。善于兼容异已思想的人才能在求同存异、取长补短中萌生新奇的创作灵感。% y& x8 a* `7 t1 q
材料若要言之有味,必须在反复推敲提炼精粹辞章。千锤万凿,百炼成金。如果把一篇材料比作一座雄伟壮观的高楼大厦,那么素材就是构建墙体的砖石的泥浆,而语言则是装点墙体的饰物。没有泥浆,高楼便会轰然倒塌;而没有饰物,高楼定然丑陋不堪。一篇好的材料应该是一件清约典雅、朗朗上口的文学力作。靠干瘪词汇、拖沓语句堆砌而成的材料,非但令读者味同嚼蜡,即便作者本人,也会兴趣索然。古人云:“吟安一个安,拈断数茎须”,炼字锻句的功夫可见一斑。一篇材料在事例丰满、思想贯通后,还要不厌其烦地对语言进行字斟句酌、精雕细刻,力求“平字见奇,常字见险,陈字见新,朴字见色”,呈现出鲜活灵动的自然美、起承转合的跌宕美、行云流水的和谐美、抑扬顿挫的韵律美。
# M& ~% u) {1 F8 x1 T诚然,如何撰写出好的材料是一个“仁者见仁,智者见智”的命题,但素材丰富确凿——言之有物,思想深刻厚重——言之有理,语句凝练隽永——言之有味,永远是上乘材料必备的关键要素,而这只能在上下求索、相互碰撞、反复推敲中萃取提纯。 |