概括说就是抓住“四大要素”、做好“四大步骤”。“四大要素”,即公文的主旨、材料、结构、语言;“四大步骤”,即设计提纲-拟制标题-添加内容-精心修改。5 h9 ~1 C$ h7 S6 J; s2 h
主 旨
0 @- i$ x, t' T7 x7 f$ o主旨即明确行文目的和要求、确立公文主题、选定公文文种,这里只说起草公文怎样体现领导意图:
( |: \6 t* e8 G- p- \% Z# t v一是要完整地把握领导意图。平时要注意学习领会上级机关的有关指示精神,熟悉有关工作部署和要求,善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。, n! G$ d4 ]2 p, T
二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的,加之领导在考虑成熟某个问题前,其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰,因此,起草公文时要善于把握领导意图的精神实质,进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新,做到融会贯通。+ Z1 `; e9 h! i
三是要善于拾遗补缺。“拾遗补缺”是指在起草公文和整理领导讲话时,要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话,有的没有明确的标题,有的只是要点,这类讲话往往有的是“半截子话”。这就需要整理者提炼标题,调整结构,补充内容,修正语句,规范口语,做到既不偏离领导讲话的主旨,又要“高于”领导即席讲话的“水平”,这才是写作者的高招。
1 r H; C8 o0 @: h材 料5 j. b9 ~) g! {( I9 Y H/ R
丰富的素材是写好公文的第一要素,怎样掌握丰富的素材,概括起来就是“三多一注意”:. y4 L6 X- Z1 s3 }2 P9 S. \
一是多积累资料。积累资料有两种途径:一种是从工作和生活中收集“第一手资料”;另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。另外多读伟人传。从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术,从中得到启迪,提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。; i3 o5 w: S6 }+ F. a
二是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习公文写作知识,熟悉公文写作规范,提高思维层次。
5 j/ E, Y, @. B* ^% ^+ W三是多学本职业务知识。通过持之以恒的学习,不断丰富业务知识,熟练掌握有关标准制度。2 {& m, w/ p( F; h1 o. d( o; U
四是注意留心身边素材。参加集中学习、开会,日常工作交流,参与有关活动等,注意领导的讲话、同志的发言,注意电视、电台每天主要领导人讲话(提出什么、强调什么、要求什么)、党政机关颁布的一些政策、大型会议等提出的关键词,并进行对比分析和思考归纳。
' X9 K' f4 d5 F结 构4 M1 \ d$ e) P3 F" t
公文的结构形式比较常用的有四种:
0 o+ F4 ]* g& R& m/ ~一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函,结构形式往往是一段式。9 Z' o q( C7 C1 W' C
分段式。大多数公文采用分段式结构。, P m3 E0 P& X
分条式。一些规定、条例、章程等,往往采用分条式结构。
: y) n* X* Y# g0 O章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文,往往采用章节式结构。" X# ^0 r0 z% l1 ?% p5 j0 q
具体文种结构不一,在这里不一一讲述。
: S; i' Q8 Z" W. M3 y语 言
* ]/ l1 s, N4 C8 g% c7 i& t公文语言的特点:准确、简练、严谨、庄重、生动。% w" @6 y9 J) B( k2 M
准确。所谓准确,是说公文在语言表达上完全符合客观实际,明确无误。
! k4 U( m1 A# V f简炼。严格意义上的公文,其语言应简练到多一字不可,少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫,而把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。
' A B/ z$ {% u& t* c例文: @8 ~* R( f% d" i7 q
A:“寒冷的冬天就要到了,我们分公司还没有取暖电器,希望你们资产部尽量调拨给我们,好用来满足紧急需要。是不是可以,等待你们迅速答复。”2 l3 e$ ^9 B3 b! G( ]6 p
B:“严冬在即,我分公司尚无取暖电器。请速调拨配给,以应急需。可否,盼复。”
7 R s* s. `, f. Y0 e C. EA和B两篇例文,谁更简练,一目了然。
( ]' e& O" s! `严谨。所谓严谨,指的是态度严肃,交代清楚,行文自然,结构严密。在写作时只有做到叙事周全,说理透彻,要求精当,用词选句贴切无误,才能使公文符合实际,合乎逻辑。
; X- f) @6 E6 q$ B庄重。所谓庄重,是指公文的语言端庄、持重、严肃。在公文中要使用严谨、庄重、简洁而又典雅的书面语体,摒弃口头语体。例如:《中共中央关于接收宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》中写道:“宋庆龄同志是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士,是保卫世界和平事业的久经考验的先驱,是全体中国少年儿童慈爱的祖母……”,大家想想如果用口头语体表达,将书面语词“祖母”换成口语词“奶奶”,就会破坏公文的庄重色彩,大大削弱这一决定的严肃性。0 `, T3 E% h+ C$ V
公文语言庄重的特点,还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有:7 }" |/ t# P7 i
常用的开头词:根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前;8 y, |4 ^: [$ Z3 [
常用的引叙词:前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特(现)通知(通报、批示、批复、报告)如下;- A. g9 B8 t" h1 T1 y4 C
常用的称谓词:
5 ~; s. P. U. H- X% V- |. i+ U第一人称:我(本)办(、部、所、院、校、委、站...)+ g, h6 p* R4 L N' Y7 o
第二人称:你(贵)处(馆、委、处、办...)" ?- R+ i( j9 H
第三人称:该单位(部门、系、院、所、局...)、他、他们;
. U O9 ]' m" l2 |! m2 Q. l特指人称:收文单位直书其名,使用全称(与公章一致);发文单位在公文标题中出现时,使用全称。同一公文中,对同一单位的称谓应保持上下文一致。一般情况下,第三人称第一次出现时使用全称,以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。% I+ a! I) j: Z2 B" x
常用的表态词:应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布;" ?( M/ _8 @% M z& E [! u
常用的询问词:妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥;
/ {/ v/ [0 y" u) r$ ]常用的综合词:为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之;# @5 S( b5 O7 q5 s/ a! R
常用的表达目的词:批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行;
+ J8 ]" N& U- H常用的结尾词:特此报告、现予公布、贯彻执行、将...报告给你们。2 {; x" _) N# p' [; g
生动。从某种程度上说,写公文比写文艺作品更需要生动。但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。 v1 @: f! \/ G4 ], g, S4 a
例如:周恩来《在文艺工作座谈会和故事片创作会议上的讲话》指出:“我是主张先把本民族的东西搞通,吸收外国的东西要加以溶化,是化学的化合,不是物理的混和,不是把中国的东西和外国的东西'焊接’在一起。”- u3 L$ ?/ x: m; b# |6 S) I& U( L
该例通过对“溶化”、“化合”、“混合”、“焊接”等意义上有联系但又有区别的词语的辨正,形象地说明了“溶化”是这样的而不是那样的,使读者一目了然。! l+ Z3 ?6 N: F% V$ e/ K+ g. l
设计提纲
. m; C3 T5 N7 M写提纲,就是搭建公文构成中的“骨骼框架”,是公文作者思路要点的文字体现形式,写提纲好比“修房子”,只要把框架搭好,再砌砖和装饰就不难了。根据不同的时限和文种要求,公文写作提纲可分为三类:% L! k8 l) z2 r1 s- @- j- a
(1)粗纲,只简略标出公文的层次段落和各部分之间的大致关系。
0 s" M$ ?- `3 ], S E z& a% [+ O(2)细纲,除粗纲所标内容外,还要标出开头结尾、过渡照应、层次段落的安排与处理。
1 c" e: @3 _/ H1 N(3)粗细纲,就是两者的结合,将某些部分详细列明,有些部分只用简略语句加以概括。
6 ]0 ?: k, Y3 O: k公文提纲写作步骤:
- V5 X% n- s" I1 K( I一是确定主旨,即要反映的主要问题。这一步实际就是写主标题,是写好提纲的关键。
5 w1 l; c; f& r- m' L' [二是全面罗列素材,从素材中精心归纳提炼各层次的标题。精心提炼标题,既可大题小做,也可小题大做。无论采取哪种方式,都要注意标题必须涵盖所要表达的内容。对标题的提炼,尽量采取“对称”和“排比”等写作手法,尽量使用短语,使其便于记忆。$ g/ e, d( m) Z) A% w. J! {
三是细分写作层次。公文提纲越细,往往写作质量就越高。写作公文提纲时,尽置具体到一、二、三级标题以下各层次的内容,并对每一级标题下所要表述的内容都作相应的注明。- i( A( M8 }# j: ~
拟制标题* L+ k1 v( C" ^$ P5 Q0 i2 H9 I0 Q
拟制标题常用的方法有以下几种:
/ S2 `* P& a- K& \1.紧扣工作,分块拟题。
; @; ^' u6 a5 D如今年的职代会报告的标题为:
) \5 W k o) U9 j2 X$ Z“狠抓制度落实,强化安全环保工作”
+ V9 h9 }& _6 q' {2 z本帖隐藏的内容
( V( o8 b6 d- Q" ~2 P( y3 m M; ]* I4 z" d. D9 E- O
“深挖装置潜能,强化装置安全生产和检修双受控”: U/ a% y) m6 |0 C7 x% \
“强化经营管理,进一步降本增效”
; r- _4 ^( w& j8 }“创新营销策略,搞好目标市场开发”+ X3 g$ _1 X1 h- W) x& C
“抓好党建和干部作风建设,为生产经营提供有力保证”
! i3 |+ H8 G8 H H- H$ J8 R7 y; G2.巧用数字,条理清楚。
6 _$ s! M+ u# C' I- N+ }4 w& O0 Q9 [8 H“转变三个观念,把贫困劳动力转移培训作为提高扶贫开发成效的治本之策。”) O# H/ y+ y4 g& v( l
“严把四个关口,扎实推进贫困劳动力转移培训工作”
7 J9 K% i& t3 s' m$ L“强化五个保障,为搞好贫困劳动力转移培训营造良好氛围”0 \+ e4 P& p* e
3.虚实相生,相互印证。这比较适用于“寓经验于做法之中”的总结。' B+ o& U7 e4 _
“领导科学决策,工作思路正确,是妥善处置群体性事件的前提”
8 s8 h o9 i. s' @“把握社情民意,有效控制局面,是妥善处置群体性事件的基础”! I4 T) ^' U X" B/ C& ^: W
“讲究工作策略,注意工作方法,是妥善处置群体性事件的关键”
\4 d) J2 `, m9 q! w0 o# y# Y“敢于直面群众,真心帮助群众,是妥善处置群体性事件的核心”! j1 p9 L: h# J1 h1 I5 u1 n1 {
“落实优惠政策,实施就业援助,是妥善处置群体性事件的根本”2 h w: ]: w- `8 j, K; j/ j
“发挥政治优势,充分依靠群众,是妥善处置群体性事件的保证”; J/ y9 I; H- h; _- B) |! h
4.妙用修辞,生动活泼。巧用比喻、比拟、仿词、反诘等修辞手法拟制小标题。
$ \- u3 y: T8 l: e! P3 X" S如总结的题目为:“浴火忘我,展羽而翔”,正文中三个小标题分别为:
% ]7 k/ C9 U* e$ f; ?“凤凰涅槃:改革脱困现生机”
! w# f8 F! u. W( q( l$ ]“浴火忘我:克难攻坚大协奏”% o: ?4 a: \3 _8 I- d$ Q
“展翅高翔:任重道远再加力”8 \3 Q4 `8 j2 a% h6 P" u
' C d# S7 `1 P9 l4 h内容即抓住“一个中心”和“三个基本点”。每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。
- ?' f; M5 [( K( b! A: F4 g在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。8 H) e/ w" Y0 @! C
精心修改) i, q: G" J$ I* L% A
最后一点,就是写完文章之后要反复修改。毛泽东同志说:“好文章是改出来的,自己要勤于修改,同时要虚心请别人修改,文章写好后多推敲、多琢磨是必要的,千锤百炼做不到,但至少要看它三遍”。, ^- U' Z( f! R8 |+ G
有的同志草拟文件,粗心大意,急脾气,草稿一旦写出,就匆匆交给领导,自己不愿意再多看几遍,检查有无重要的遗漏和错误,这是一种写作的浮躁心理。
+ T# @% W+ Z3 _7 `. O) i修改过程中要有否定自己的勇气,有的稿子明显不合要求,就应立即去改,即使是全盘否定、作颠覆性改动也在所不惜。改稿不能怕麻烦,也不能护短。有的文稿问题出在内容上,而有的则出在体例不规范、错别字多、乱用标点符号等毛病上。人名、地名、数字要准确。文学大师郭沫若曾多次强调过:“标点一定要恰当,标点好象一个人的五冠,不能因为它不是字就显得无足轻重,标点错了,意义也就变了。”这类问题不能忽视。7 P/ I& n2 o- p/ ]0 Z
给大家讲个因标点导致的笑话,某人外出做生意,给父母写了一封信但没写标点:“儿的生活好痛苦一点儿也没有食多病少挣了很多钱。”父母读信后,一个笑一个哭,这是为什么?
( \9 `4 h& T5 Q一个理解为:儿的生活好,痛苦一点儿也没有,食多病少,挣了很多钱。* j* \; f1 z7 L3 P6 `4 o: L. Q
另一个理解为:儿的生活好痛苦,一点儿也没有食,多病,少挣了很多钱。, W6 q5 a0 e- @+ L/ E
怎样才算修改的工夫够了呢?改的遍数多还不等于改得够。衡量够不够的标准主要有两个:一个是内容正确,一个是读者容易接受。马克思写《资本论》,从构思到写出草稿经过了多年和无数次的修改。不同语种的文本出版时他还要再作修改,为的是让那些有不同语言习惯的人都能看懂。# M- ]" V4 f6 Z+ F1 {& F% L1 [& V
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学无止境,写作也是如此。最后把王总推荐的一篇文章分享给大家。: m5 e+ x" ~9 @5 c( s
依稀多少孤灯寒夜,搜肠刮肚爬格子,酸甜苦辣寸心知。作为办公室核心工作之一,撰写材料虽然最清苦,但也是最锻炼人,一旦适应角色、找到感觉,便会在寂寞的苦趣中体会到成长的乐趣。. ]2 z1 g% b9 g) g
材料若要言之有物,必须在上下求索中疏浚源头活水。“文章合为时而著,诗歌合为事而作”。为文作诗必先有引发创作冲动的原始素材,支撑立论基础的事实骨架,否则就是无病呻吟。材料最终的目的是要阐述事实、表达观点、澄清思想、指导实践,尤其要注重有的放矢、力戒空谈。任何材料都不可能放之四海而皆准,必须因时、因地、因事、因人制宜,突显固有的时效性、本土性、针对性和原创性。这就需要不断积累感性认知,强化理性思考,切实掌握工作涉及的方方面面,了解情势演变的前前后后,清楚领导关注的点点滴滴,一旦领受任务,便能迅速调动知识储备,删繁就简、理出头绪、道明原委,避免临时抱佛脚,徒做“洋洋洒洒千万言,空话套话不着边”的无用功。厚积薄发做起来委实不易,需要忍耐“板凳须坐十年冷”的孤独,坚守“咬定青山不放松”的信念,保持“衣带渐宽终不悔”的执着,做一个研读历史、关心时事、博览百科、体认万物、勤于调研、精于思考的“杂家”,这是材料秘书入室登堂、修无止境的基本功。
2 D1 E6 b& A* y材料若要言之有理,必须在相互碰撞中迸发智慧火花。经典材料固然要有翔实面丰富的素材作论据,但更要靠深邃而缜密的思想来统领。一个人的思想即便再深刻,也难免存在这样那样的局限,只有凝结集体的智慧,才能厘定颠扑不破的思想脉络。在撰写材料过程中,既要确立关键时刻善于定调、敢于拍板的主心骨,也要破除一言九鼎、不容争辩的伪权威。材料质量与作者职位高低、资历深浅、年龄长幼本无必然联系,况且“智者千虑,必有一失;愚者千虑,必有一得”,只要言之有理的意见,都应得到足够的重视。对于一篇成型材料而言,真正有助于精益求精的,绝不是恭维溢美之永嘉,而是诘难质证之语,只有在激烈辩驳中仍然树得起、立得牢的观点,才算得上无懈可击的真知灼见。海纳百川,有容乃大。唯有气度宽宏、襟怀坦荡,能够听取不同意见。善于兼容异已思想的人才能在求同存异、取长补短中萌生新奇的创作灵感。
% `7 @/ f5 l% F3 J0 K. E" x材料若要言之有味,必须在反复推敲提炼精粹辞章。千锤万凿,百炼成金。如果把一篇材料比作一座雄伟壮观的高楼大厦,那么素材就是构建墙体的砖石的泥浆,而语言则是装点墙体的饰物。没有泥浆,高楼便会轰然倒塌;而没有饰物,高楼定然丑陋不堪。一篇好的材料应该是一件清约典雅、朗朗上口的文学力作。靠干瘪词汇、拖沓语句堆砌而成的材料,非但令读者味同嚼蜡,即便作者本人,也会兴趣索然。古人云:“吟安一个安,拈断数茎须”,炼字锻句的功夫可见一斑。一篇材料在事例丰满、思想贯通后,还要不厌其烦地对语言进行字斟句酌、精雕细刻,力求“平字见奇,常字见险,陈字见新,朴字见色”,呈现出鲜活灵动的自然美、起承转合的跌宕美、行云流水的和谐美、抑扬顿挫的韵律美。7 `. `" e* N3 J w, S) W
诚然,如何撰写出好的材料是一个“仁者见仁,智者见智”的命题,但素材丰富确凿——言之有物,思想深刻厚重——言之有理,语句凝练隽永——言之有味,永远是上乘材料必备的关键要素,而这只能在上下求索、相互碰撞、反复推敲中萃取提纯。 |