晒图征文14号:我是这样设置文件名称及文件夹

      我在一家城投公司综合管理部工作，接触融资、担保、工程等文件材料比较多。领导经常在我耳边说的一句话就是其他部门有的材料，综合部也必须要存一份。故分类保管好文件材料成了我每天必须花费相当精力去做好的事。在这里我想说一下管理文件夹的认识和做法，抛砖引玉，不对的地方，请大家批评指正。

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       为了以后方便查找所需的材料，需要对文件夹目录进行合理的设置，使每一级的文件夹既能覆盖工作的内容，又能符合自己习惯的逻辑想法，而且设置的层级还不能太多。具体说来就是领导想找一个材料，自己应该马上想到在哪个文件夹—子文件夹，而且还是路径还不能太远了，点太多的文件夹，可能自己都心烦。万一实在想不起来，还可以通过everything等搜索能快速找到。

我是采取以下的做法：

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     一、文件的命名

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     1、在对文件进行命名的时候，采取“日期+文件名称”的做法。必要的时候，在名称后面加上报送对像。如“20150828严以律已，做政治上的明白人（X主任）”。

     2、另外遇到在写文的时候，改稿的时候给文件取名的时候，领导是取”XXX(初稿)、XXX（审定稿），我比较常用XXX（一稿）， XXX(二稿)这种方式。

     二、文件夹的分类

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      文件夹的纵向设置，可以按年度—工作—子工作这样的分层，但这是理想，有很多工作如果细分的话，可以分5—6层目录，但是我们在设置尽量只设3层比较好，主要是比较好找，没有太远的路径。比如说我所负责的工作既有综合管理，也有资产管理，也有融资工作。当然你可以分3个文件夹，但是也可以把子文件夹提升放在一级目录，比如说资产管理文件夹分为土地、标准厂房、综合楼房产、办公设备子文件夹。如果嫌麻烦，不想点太多的双击，可以把上述子文件夹放到与综合管理同列的目录里。

     

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     2、对于很重要的文件，领导一般会要求扫描，将扫描件做成PDF格式保存起来。这样做的好处就是领导要材料的时候，可以你直接打印，能省不少复印的时间，当然这需花费一些扫描时间，但是总的来说，是可以节省一些时间。

      以上是我的一些文件保存的具体做法，觉得主要是需要用心及坚持每天整理、分类保存，这样才可以做到理想的效果。

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基础工作做得很细致。图片略小，看不太清楚，感谢参与征文活动。

老猫 发表于 2015-8-30 11:42
基础工作做得很细致。图片略小，看不太清楚，感谢参与征文活动。

谢谢，一直在边小心工作边努力整理。

分门别类，逐步细化，最好是建立结构图，文件找起来就一目了然了

只要有心，就能做好，只有细致，就能周全

基础性工作要做好，多学习。

我是按日期排列文件夹，整个平铺，不再分子文件夹。

文件归档分类，分的好，提高工作效率。              

看看全文，博采众长。

当然你可以分3个文件夹，但是也可以把子文件夹提升放在一级目录，比如说资产管理文件夹分为土地、标准厂房、综合楼房产、办公设备子文件夹。如果嫌麻烦，不想点太多的双击，可以把上述子文件夹放到与综合管理同列的目录里。