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公务接待手册

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糖水泡茶 发表于 2015-12-7 10:25:17 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
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% W& C' B- q* U2 t来文通知或领导安排
" o! g. @) y6 s! Y& J: i6 I  一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。
9 Q# ?) o  k- X7 A  ) z4 e, ]/ }+ }$ b' R; s1 J* W
2! F' h3 a  V; x; U
与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜
3 Y, v: D/ {8 b- {! R8 k  ]  确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。 & W8 T! A* L! F% s
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3
3 U4 |# F& a* ]& Q( A; b5 r- t制定接待初步方案
! S7 [( n2 j0 C. d; P  向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容:
- P  q2 A/ Y# y- j  一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等);
: B8 K! X8 E7 ~! ~( Q  二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等);
4 o. [; B. c4 w) ^  三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等);
& u8 l; o/ n4 ~" n" k# \# e8 C  四是对方人员名单; $ O: ?: G/ R0 i0 N7 S) b
  五是我方陪同人员名单; - M$ w/ l3 x# c
  六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。 " J7 f, d- k4 s2 V0 V: {
  若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。
7 ^2 e5 J! t  d+ y: ?  
- U6 w0 k/ ^' [5 ~8 k4) j- n# L1 g7 j5 m2 C1 R
与对方进行沟通,修改、确定接待方案4 C+ [# _* c; q; U
  按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。 % l& m% |0 s- u6 U$ N
  
9 O# E, x2 L0 I( O3 v0 ?  e- m56 p! Z5 S+ _: S( r  w
迎接、引导(或接机接站)
7 B7 @, W3 b* n2 A  向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。
% v; _8 Z  f- ~, K  
5 n' ^, [) m  E! n* C6; ^2 J( u( w8 B* Q# j3 Q
按路线参观" \: p& t( n  r- [+ m/ t" n0 {
  要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。
2 [; W: E( u6 {  
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; L6 ?4 c6 m6 _; V$ ]召开会议: |! j+ U- Y6 G& F* P) P
  如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。
( _% c* u0 b1 i/ k  , r/ d' Y- T% u2 L, R) \+ D
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1 p, ^5 ^7 K" S% C& Y& U! A0 N% B* L' J用餐
) c! Y4 b# o" k/ L: R  要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。 - y5 {' x9 `- c+ H$ ]
  一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆;   l1 a$ d6 y% ?  }$ i) j' L& Z
  二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用; ; R& o- h+ S1 S4 C( x4 k
  三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色;
* t% Y' }% T/ q; a) v& J  四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待);
  J# w' y% K* n0 j4 v  五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。
8 B( O3 \+ x7 R; V# S: o4 y# W  
+ I& x$ x' D% _8 G: i9
+ [2 @9 i# n  h3 W" T% \住宿
* p* }5 A% S9 d3 \, y, Z  若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。
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" l8 W2 R% ]" n4 _7 j送机送站. e8 k% m, U2 x; @( s( F& ?9 e
  若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。 * _4 g" j0 Q% x7 M& B
  , ~9 B  K" q+ q4 R  {
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与对方联系人联系,听取意见建议
6 A) r7 b. C( ?# G/ W( X* z  及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。 3 ~- f/ J! ^: A* h6 [
  # b2 z5 \/ t, z" `- o, d# y
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召开总结会,分析、改进
2 l% C2 w" B% r: Y/ e/ C  组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。
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精彩评论1

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文字游戏 发表于 2015-12-11 16:21:46 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
感谢楼主,有借鉴作用。
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