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% W& C' B- q* U2 t来文通知或领导安排
" o! g. @) y6 s! Y& J: i6 I 一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。
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与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜
3 Y, v: D/ {8 b- {! R8 k ] 确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。 & W8 T! A* L! F% s
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3 U4 |# F& a* ]& Q( A; b5 r- t制定接待初步方案
! S7 [( n2 j0 C. d; P 向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容:
- P q2 A/ Y# y- j 一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等);
: B8 K! X8 E7 ~! ~( Q 二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等);
4 o. [; B. c4 w) ^ 三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等);
& u8 l; o/ n4 ~" n" k# \# e8 C 四是对方人员名单; $ O: ?: G/ R0 i0 N7 S) b
五是我方陪同人员名单; - M$ w/ l3 x# c
六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。 " J7 f, d- k4 s2 V0 V: {
若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。
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与对方进行沟通,修改、确定接待方案4 C+ [# _* c; q; U
按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。 % l& m% |0 s- u6 U$ N
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迎接、引导(或接机接站)
7 B7 @, W3 b* n2 A 向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。
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按路线参观" \: p& t( n r- [+ m/ t" n0 {
要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。
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; L6 ?4 c6 m6 _; V$ ]召开会议: |! j+ U- Y6 G& F* P) P
如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。
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1 p, ^5 ^7 K" S% C& Y& U! A0 N% B* L' J用餐
) c! Y4 b# o" k/ L: R 要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。 - y5 {' x9 `- c+ H$ ]
一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆; l1 a$ d6 y% ? }$ i) j' L& Z
二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用; ; R& o- h+ S1 S4 C( x4 k
三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色;
* t% Y' }% T/ q; a) v& J 四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待);
J# w' y% K* n0 j4 v 五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。
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+ [2 @9 i# n h3 W" T% \住宿
* p* }5 A% S9 d3 \, y, Z 若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。
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" l8 W2 R% ]" n4 _7 j送机送站. e8 k% m, U2 x; @( s( F& ?9 e
若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。 * _4 g" j0 Q% x7 M& B
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与对方联系人联系,听取意见建议
6 A) r7 b. C( ?# G/ W( X* z 及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。 3 ~- f/ J! ^: A* h6 [
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召开总结会,分析、改进
2 l% C2 w" B% r: Y/ e/ C 组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。
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