《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号,以下简称“新《条例》”)和《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012,以下简称“新《格式》”),均从2012年7月1日开始实施,至今已有一段时间了,实践中却仍存在不少从格式到内容的不规范之处,造成公文写作的混乱状况。本文试对公文写作中的常见错误进行分析。 : R% ]* b) u5 C9 N3 Q
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一、版头部分 & B. C) O# z) d
& C6 e& @' v& E$ y$ L1 w' t版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。版头部分常会出现发文字号编写方面的错误。发文字号是发文机关为其制发的公文所编制的顺序代码,由发文机关代字、年份和发文顺序号三部分组成。
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' F$ f/ A9 e+ r1 U+ J9 A(一)发文机关代字易混淆 , p2 X* l. p, [& L. d/ l) J
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发文机关代字是发文机关名称的简缩语,应选用发文机关名称中最能反映机关属性的字词作为本机关的代字。比如,宁波市人民政府制发的公文,发文机关代字为“甬政”;宁波市教育局制发的公文,发文机关代字为“甬教”。但若简缩不当,就容易造成混淆,起不到应有的作用。比如,“鄞州高级中学”的发文机关代字就不能用“鄞中”而应用“鄞高中”,因为还有“鄞州中学”,用“鄞中”就不能分辨了。再如,“华东师范大学”的发文机关代字就不能用“华师大”而应用“华东师大”,因为还有“华中师范大学”“华南师范大学”。 2 |8 [3 Y% @0 ?1 N- }' H
9 k3 z+ Q" m( }5 \1 v(二)括号使用不当 , T# T1 W1 | a
& ?$ F5 ?3 A0 ^: F8 C. j- W新《格式》明确规定,“年份应标全称,用六角括号‘〔〕’括入”,如“甬教〔2013〕5号”。而像“×教(2013)第12号”中的年份使用圆括号标示,则是错误的,应改为“〔2013〕”。 % a- t+ |0 E) l
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(三)序号编写不当 % y' V2 a6 B# Y# ` M
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新《格式》明确规定,发文顺序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字。则上引“×教〔2013〕第12号”,就应去掉“第”字,改为“×教〔2013〕12号”。 * ?0 i/ ]- J: b/ [7 [+ Q
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二、主体部分 * Q. U: [! R" o4 f: w! H! \
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三、版记部分 ' A% o9 e. [! ]1 } k) F8 @
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版记部分包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。
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& p) d5 [: G4 @$ q5 L' D7 t(一)抄送给个人 4 b z# l) J- g2 X* i. g$ M
2 g1 u6 O# p4 V9 [' L% W* `, @抄送机关是除主送机关外需要知晓公文内容的其他机关。如果把抄送机关写成“××局长”等,就是错误的。正确的做法应该是抄送给××局长所在的单位。 ) M8 ]9 E$ f- w) c
/ M B7 p O. q, a/ B# q(二)印发机关和印发日期不恰当 # l+ x/ f( z* j& N
, l2 W. A( l' t+ ?% ]: G9 o0 n+ y1 I印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。部门制发的公文,其印发机关一般是部门的办公室。比如,宁波市教育局发出的文件,印发机关不应写作“宁波市教育局”,而应该是“宁波市教育局办公室”。印发日期要用阿拉伯数字标注,不能用汉字标注。另外需要特别注意的是,从2012年7月1日起,公文不再标注主题词。
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(本文作者:曾芳芳刊于《秘书》杂志2014年第4期) |