秘书如何安排好公务活动中的先后顺序

公务活动中，孰先孰后，看似小事，实则是一件关乎原则性、政治性的大问题。如果不能妥善安排，有时甚至会引发难以预料的负面影响。因此，如何安排好公务活动中的先后顺序，常常秘书需要在遵守相关规则的前提下，结合实际，认真推敲，反复考量。

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一、会议活动中的“先”与“后”

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公务活动中，遇到最多的就是会议活动。会议中有关孰先孰后的问题非常复杂，几乎贯穿会议的始终。比如，在议程安排上，常常先进行一些具体事项或其他人员的讲话，而把最重要的领导放在最后做总结讲话。在主席台座次上，常以职务高低为标准安排座次。领导人数为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导人数为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。有时，外来领导的职务即使低于本单位最高领导的职务，出于尊重，也会把外来领导居中安排。一些重要的会议还设有主席团，在其位次安排上，前排高于后排，中央高于两侧，左侧高于右侧。会议群众席的排座，可以不进行统一安排，由大家各自择位而坐；也可以安排与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。如果是后者，其座次也有孰先孰后的问题。这时，座次既可以按照与会单位、部门的汉字笔画的多少、汉语拼音字母的前后来安排，也可以按照平时约定俗成的习惯来序列。按单位就座时，若分为前排后排，一般以前排为高，以后排为低；若分为不同楼层，则楼层越高，排序便越低。

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会议召开时，常常是与会者先入座坐好。随后，主席台领导按照职务高低的先后顺序依次由等候区步入，并对照事先放好的桌签，从座位左侧就座。有时，领导步入主席台时，会和现场群众进行鼓掌、致意等互动。这时，其他领导要等最高领导落座后才能就座。

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会议开始时，主持人常常需要介绍与会领导，特别是介绍在主席台就座的领导。介绍顺序一般是和主席台上领导的座次保持一致。

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会议进行时，有时需要根据实际情况提供茶水服务。服务人员在为主席台上就座的领导加水时，一般从最高领导开始，然后根据退场出口方向决定倒水顺序。如果主席台只有一侧可以退场，给最高领导加完水后，就依次为距离出口较远的领导加水，全部加完后再返回身依次为出口一侧的领导加水。如果主席台两侧都可以退场，就要按照先从1、2号领导一侧开始这个顺序来加水，然后再返回身去给另一侧领导加水。

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一些重要的会议结束时，常常是先请主席台上的领导退席，其他与会者才能离场。一些会议，特别是一些涉及外单位人员较多的会议，会议结束后，还要进行合影留念。合影留念时的位次、前后排顺序基本上等同于主席台和主席团的安排。

二、握手、介绍、交换名片时的“先”与“后”

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公务活动中，人们见面时，常常一见面就互相握手。握手往往表示友好，是一种重要的公务社交礼仪，可以沟通情感，加深双方的理解、信任，也可以表示对对方的尊敬、景仰、祝贺、鼓励。握手时，按照尊者优先、女士优先的原则，主人、长辈、上司、女士先伸出手，客人、晚辈、下属、男士再相迎握手。有时，女士优先要服从于尊者优先，职务高者先伸手，女士再伸手。公务活动中，双方握手时稍微用力握一下即可放开，时间一般为2至5秒。有时，握手的结束时间也由主动伸手方决定，当其松手时即意味着握手结束，另一方也应立刻终止握手。

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四、上下车的“先”与“后”

轿车是公务活动中最为常见的交通工具。一般情况下，上下轿车时，应该请位尊者先上车，最后下车；位低者最后上车，最先下车。有时，主人或位低者还要为客人、位高者拉开车门，同时一手固定在车门上方，一手护住车门，请其上下车。如果多人同乘一辆车，由方便程度决定谁先下车。乘坐轿车时，最重要的位次问题。公务活动中，一般的轿车均配有专职司机。如果是双排五座轿车，由尊而卑依次应为：后排右座、后排左座、后排中座、副驾驶座。如果是三排七座轿车，由尊而卑依次应为：后排右座、后排左座、后排中座、中排右座、中排左座、副驾驶座。在公务活动中，副驾驶座，特别是双排五座轿车上的副驾驶座被称为“随员座”，循例专供秘书、翻译、警卫、陪同等随从人员就座。

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此外，还有一些公务活动也需要注意先后问题。比如，接听和拨打电话时，一般要先主动自报家门。按照预约见面时，应先到10分钟左右。参加公务宴请，一般是位尊者先入座，先动筷。参加公务舞会，一般情况下，男士应主动有礼貌地邀请女士；如果是上下级的关系，不论男女，下级都应主动邀请上级跳舞。文/ 李 展

不错，受教了，很有用

时需要根据实际情况提供茶水服务。服务人员在为主席台上就座的领导加水时，一般从最高领导开始，然后根据退场出口方向决定倒水顺序。如果主席台只有一侧可以退场，给最高领导加完水后，就依次为距离出口较远的领导加水，全部加完后再返回身依次为出口一侧的领导加水。如果主席台两侧都可以退场，就要按照先从1、2号领导一侧开始这个顺序来加水，然后再返回身去给另一侧领导加水。

1．活动安排原则

 

　　合理安排领导的公务活动是办公室的一项经常性任务。主要有外事接见、洽谈和宴请，内事有礼仪性庆典、接见、与会、陪客、外出参观以及下去视察等。安排领导的公务活动大多表现为对领导活动布局的协调。

 

　　（1）适当分担，各就其宜。

 

　　（2）需要为准，能少则少。

 

　　（3）社会活动，老人、德高望重者宜多安排。

 

　　（4）业务活动任务重者，年轻领导人、第一线领导人宜多安排。

 

　　（5）自愿为主，商谈为辅，决不强请。办公室要根据这些原则合理安排领导人的公务活动，做到布局恰当，各乐其行。

 

　　2．活动安排方法

 

　　领导活动可分为两大类：一类是外事活动，主要由外事部门负责具体安排、落实，办公室只起配合、协调作用；另一类是内事活动，这类活动是大量的，需要办公室部门进行安排、落实。具体方法如下。

 

　　1）制定详细的活动计划

 

　　计划要包括活动时间、地点、参加人的范围、人数等项。同时要有活动前和活动中的具体安排。

 

　　2）搞好协调

 

　　有些重要活动需要事前把有关单位请来，开好协调会。要向各单位讲清任务，提出要求，明确责任，分头落实。对各单位的工作人员要明确提出到达岗位的时间，尤其是一些有重要任务的单位，如新闻单位，千万不可迟到。

 

　　3）查看现场

 

　　凡重要活动必须查看现场，千万不可只在电话中落实，也不可只根据有关单位报来的材料纸上谈兵。有关工作人员要亲自到现场看一看，到领导要去的路线走一遍，到劳动现场转一转。对行车道路是否畅通，是否会停电等，都要考虑周全，做好充分的准备，做到万无一失。

 

　　3．活动安排的现实性因素

 

　　在日常工作中，各部门、单位开一些会议或搞一些社会活动，总想通过办公室邀请领导同志出席，以此表明对其工作的重视程度，更好地推动工作开展。应当肯定，领导同志参加必要的事务性活动确属工作的需要。但是，如果办公室对领导同志的活动不能恰当地做出安排，不但使精简会议、改进工作的措施得不到落实，领导同志精力受到影响，而且还会在群众中造成“会议、活动成灾，领导成了摆设”的不良影响。事实说明，合理妥善地安排好领导同志的事务性活动，是办公室工作的一项内容，它有利于领导深入基层办实事，集中精力抓大事。因此，在安排领导同志活动方面，既要把关，又要协调。如纯属一般性的总结、表彰、联欢、参观等活动，能不安排领导出席的，尽量做到不安排，事先把道理讲明，取得主办单位的理解。同时，要向领导同志汇报，向领导讲明某单位举办了什么活动。如主办单位所请的不止一两位领导，人们就向所有被请领导同志汇报，使领导心中有数，不能出现办公室把关后，领导尚不知此事的情况。这样既为领导把住了关，又向主办单位讲清了道理，这就是人们在安排领导同志活动中所采取的把关与协调相结合的做法。

 

　　4．活动安排的注意事项

 

　　安排、精简领导同志的活动，是一项比较难做的工作，只讲原则没有一点灵活不行，只灵活无原则更不行，在具体工作中还需细致、周密地做好各方面的协调工作，才能把工作做好。

职场礼仪，要细心学习，仔细观察

公务活动中，人们见面时，常常一见面就互相握手。

看来楼主经常搞会务接待，大概是办公室综合科出身

好东西，很值得办公室人员学习

公务活动中，人们见面时，常常一见面就互相握手。握手往往表示友好，是一种重要的公务社交礼仪，可以沟通情感，加深双方的理解、信任，也可以表示对对方的尊敬、景仰、祝贺、鼓励。握手时，按照尊者优先、女士优先的原则，主人、长辈、上司、女士先伸出手，客人、晚辈、下属、男士再相迎握手。有时，女士优先要服从于尊者优先，职务高者先伸手，女士再伸手。公务活动中，双方握手时稍微用力握一下即可放开，时间一般为2至5秒。有时，握手的结束时间也由主动伸手方决定，当其松手时即意味着握手结束，另一方也应立刻终止握手。

公务活动中，人们见面时，常常一见面就互相握手。握手往往表示友好，是一种重要的公务社交礼仪，可以沟通情感，加深双方的理解、信任，也可以表示对对方的尊敬、景仰、祝贺、鼓励。握手时，按照尊者优先、女士优先的原则，主人、长辈、上司、女士先伸出手，客人、晚辈、下属、男士再相迎握手。