新任秘书注意事项 4 n. W1 D- q4 ~$ K5 o# U. ~" ?
; M, P% ]' e( ]* |* c一、 考勤 * M6 B h. H9 \: l" q& i; Q
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每天上午7:30和下午2:00到位,领导离开办公室后及处理完手上事情、打扫完卫生方可离开。 # c7 I( Z' G" K! Q- O8 u
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二、 第一件事
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烧水泡茶洗杯子。 4 o; [ K% Q8 |$ H/ g* m' Z; ^
b' O: c1 r Z三、 打扫卫生
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每天三次,上午上班前,中午下班前,下午下班后。注意清理:桌子、沙发、书柜、窗户、垃圾桶、卫生间、花草盆景、自己办公桌,注意指纹水渍痕迹。 & s, ]$ l9 t9 m2 X! B2 b/ o
( o5 S5 O5 a- k四、 用餐接待
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! M, e$ [( i: q1 i" B1.食堂用餐。若该日没有接待,11:40及5:40确定在食堂用餐否,视情况12:00后电话联系机关事务管理局局长,让其安排食堂阿姨等候。 4 p8 B8 l7 O4 O% L- R& H1 d! X
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2.外出用餐。若该日有接待,前一天晚上信息告知行程安排,与接待办或接待单位确定接待食宿及是否考察项目,提前5分钟口头告知领导。
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五、随领导外出 / l+ l7 O7 N! S$ R6 |
4 J: w3 p# Y1 K/ Z联系司机热车等候,提前按下电梯,通知相关部门领导已出发,并引导入座。
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六、办公室待人接物
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% g) o( _: v6 L7 j# o* M `1.笑脸相迎每一位领导。 " D% P7 `( I _7 z6 \6 }# v
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2.领导谈事要关门,尤其是涉及组织、人事等。 - v3 a# i) [; c8 F8 e# E
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3.做个有心人,多与等候者交谈,从交谈中听出诉求,并进一步加深自己在等候者心中的印象。
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4.留心观察领导的心情再安排汇报,若领导有事可先请示在汇报。 9 I( c& e6 Z9 j* l' A
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5.与县直单位的关系不用表现得太刻意、太奴性,不一定每个人都要泡茶。 % ]" G8 I, t4 @( t" U- N# T
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七、晚上整理工作日记
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1.回顾今天做的事情和领导布置的任务,安排明天工作,尤其注意领导与副职及单位负责人交谈中布置的事情。 : s: P) y9 v8 n/ F6 V; X
4 J4 K, K" U. k2 b) ~2.仔细思考领导关心、关注的工作,提醒单位负责人安排好时间专题汇报。 + G& w( j9 y) u' |. e% g
1 J& E* a4 K/ [# c! u3.礼拜五总结一周工作,并形成周记。
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, ^/ |2 N! }5 A$ U. _7 O% f( L+ A4.礼拜天晚上规划下周工作,多与政府办主任和秘书科科长汇报,注意完成上级下文的规定动作(什么时候、什么地点、什么人、什么事)。
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5 s5 a( x5 L) N$ ~' h3 \5.每天晚上8:30前上报领导当天工作和第二天工作计划,礼拜天晚上8:30前上报领导周一工作计划至县委办。
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八、办会要点。 0 B: ^1 P" Y4 l4 _
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(一)县长办公室 v, s. H) D7 p1 L
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6人以内可到县长办公室开小会,注意人员到位情况和汇报内容。
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(二)县内政府常务会议室
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" Z4 q( A6 u3 y- n会前:确定会议时间、主题、参会县领导和部门。
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( @. W( k4 z G) R: y1.通知机关事务管理局开会事宜。 G, L3 _9 F/ m3 b0 ?% j9 I9 r
7 a8 R# i7 r C4 E# Q6 X: c8 l2.通知会议室阿姨提前开门,打开空调准备好茶水及座位牌,一般出现多名县领导或者“国地财”“发农工”等重要部门或者10人以上会议宜摆放座位牌。 % W% J0 I: {2 _$ |( @$ R5 n
2 {9 @1 e3 y4 [3.参会人员涉及多名县领导、多个部门或者15人以上的会议时,应及时请示主任是否安排电视台记者跟踪报道。 & n- ^- U& _ _! \9 E( c v7 g
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4.通知部门主要领导参会,联系不上时可通过部门二把手或者办公室主任通知其参会。
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5.提前为领导准备好会议资料,如会议主要议程的基本情况,牵头单位的汇报材料,政府办下发的相关文件和方案,各类相关表册,及领导的笔记本、笔和水杯。
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0 c5 N9 b; k& ]: H) g3 a( d6.等参会人员到齐后通知领导开会。 & r4 b$ Z2 M* G, ]
; n" g: Y6 X& }1 c3 c8 |8 @会中:观察领导
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: K. l; n, ~% X* U1.通知政府办材料组参会。 6 [4 h& |# {0 u3 D
6 {. ~3 A* D7 f/ E2.打开录音笔,做好记录,尤其记录下领导在会上的讲话及安排的事项。 & \& u) d, i$ T- D- D s
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3.每隔几分钟,观察领导水杯及眼神交流,随时准备上前服务。
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会后:拿开汇报
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