张建,高级编辑,原国家人口计生委宣教司司长、党支部书记,国家卫生计生委监察专员,现任中国卫生计生思想政治工作促进会副会长兼秘书长。其“9 P3 b8 c; E7 z( c" C* \
机关行为作风”和“机关支部党建”的专题讲座广受欢迎,撰写的著作《机关行为36“忌”》引发青年热议和思考,今天发布的文章正是该书中的部分内容。灼见经授权发布,任何媒体转载请联系原作者获取授权。
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0 W! \* V$ w: U在我们眼里,现在机关里的青年干部,你们这些主任科员或处长的,都非常优秀,都是百里挑一、千里挑一的“人尖儿”,特别是在智商方面,我们自叹不如。想想我们在你们这个年龄的时候,哪有你们这么能干这么聪明呢。工作了这几十年,20多岁不懂事,30多岁没经验,40多岁没成就,50多岁就没希望了。这期间,不知碰过多少“钉子”,跌跌撞撞一路走来,其间犯过很多错误,而很多错误都是在自己无意识的情况下,都是在不经意之间犯了错,甚至许多是犯了禁忌的,但都不知不觉,不甚了了。回想起来,如果当初有人给提个醒儿,或者事先有所请教或了解,就不至于犯了那么多的“无意识差错”,走了那么多的弯路。 3 u; H" s1 w. {9 m2 E
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8 \5 P$ p! J; Y: y. K' V为什么要事毕回复? + n0 g0 i: G C* `! \. R4 c/ ~
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一次,我亲口交代一位年轻下属给上级部门送一个材料。到了该送到了的时候,还不见回复,我没有催问,怕给他造成我不信任他的感觉。虽然没有联系他,但一上午老惦记着这件事,一直到中午在楼道里我看见了他,也不见他有回复的意思,于是我就问他材料送到了吗,他说送到了,还解释说要送交的那位领导同志不在,他就交给工作人员了。我问他为什么不及时回复我呢,他无语,我也无语。从这以后,我不再专门委托他去办哪怕很小的事。
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: R5 k# M4 b8 c0 Q5 L5 t; F, C8 T可能有人会说,既然你很在乎这份材料要送到位,那为什么不重点强调一下呢?客观地说,这件事还没有重要到要重点强调的程度,但对上级交办的事不及时回复,恐怕不是一个小问题。俗话说得好:大事看能力,小事看品质。小事都靠不住,大事敢依靠吗?
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9 c7 B, G6 M9 x& |: h想想我年轻的时候,肯定经常干这种不负责任的事,因为我的意识里没有很明确的信念,以为只要自己做了,心里无愧就行,很少管别人是什么感受,也没有人因为事毕没回复而教训我,只是后来我委托别人办事的时候,才有这种强烈的感觉,那已经不知得罪了多少人了,也不知错过了多少个机会。年少轻狂,很不懂事,很少在乎他人的感受和需求,事毕回复被认为是芝麻小事,不屑在意,所以很难得到他人重要事情的托付。 - ?1 A5 A, {* W, I
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h3 G/ n$ `; Y: `' z! [4 D在我们周围,总能看到有办事靠得住、事毕就回复的人,在我任职的司里,大家都已经自觉地从小事做起,件件有着落,事事有回音。当然还有最让人放心的同志,遇到重要的事,不论大与小,你一定就会想起他(她)来。你不用担心,你交代的事他(她)一定放在心上,尽心尽力,随时报告,绝不让你焦急等待,同样的,你对这种人的事情,也不会大意,也不敢大意,也会尽心尽力给他(她)有个交代。这种情景,这种感觉,只有当事的双方默契共享,斯世同怀视之,共享信任之美。可贵的是,具备这样品格的人,绝不会只对上级讲信誉,对同事、对外人、对下属都能一样相处,任何小事都能可以依托,即使大事也没问题。你看机关里口碑好的人,都有这种优秀品质,都能够得到大家的赞誉。
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多年前我在事业单位的时候,曾经给青年职工推荐过《致加西亚的信》,说的是一个叫罗文的美国陆军中尉,受美国总统的托付,历经千难万险,把信送到了远在巴西岛上的加西亚将军的手上,赢得了美西战争的关键胜利,他有千条万条理由送不到信,如果转交他人也未尝不可,那么,他就不叫罗文了。他送的是一封信吗?不是,他送的是一个战士的信誉,送的是美国国家的命运。这个送信的传奇故事之所以在全世界广为流传,主要在于它倡导了忠诚、敬业的精神,体现了人性中光辉的一面。这也是100多年来,《致加西亚的信》这本书在全世界广泛流传成为最畅销书之一的原因。
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事毕就回复,说起来简单,要做到不容易,送信送材料只是表面上的,根子上还是怎么做人的事,和承诺和诚信有关。我们身边有不少事毕必回复的人,事毕不回复只是一小部分人,那是这些人还没有明白事毕不回复的害处和事毕就回复的甜头。还有人可能会说,这些事毕不回复的人,可能能力水平还不低,可能只是不拘小节、不屑小事,但可能有能力可以做大事。我相信不屑小事的人可能有所谓的“大本事”,如果既有能力又让人放心那当然好,但如果在有能力和靠得住的两种人当中,只让你选一种人,你会选择哪一种人呢?
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为什么工作不建议群发消息?
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一次,我在干部培训班讲课,学员们希望课后加强沟通交流。我说:“请你们把你们个人的邮箱地址告诉我,我好给你们发送相关材料。”一位干部说:“老师,不用那么费事,你发到公共邮箱就行了,大家都能看到,那不就省事了吗?”我说:“我不群发,我会给不同的同学发不同的邮件,还是分别来吧!” + [6 T+ Z i2 J* P& g# O/ @
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8 l8 M, b. }* A; A, d7 R( M: g/ c; e我不是批评群发。为了工作需要,群发信息或发送到公共邮箱,便于相关人员共享;或者给部门内人员群发通知,将工作信息广而告之,无可厚非。我强调的是,信息发布应该有针对性,必须发的、应该发的、要发的、可以发的、不应发的、要区别对待,不可滥发。
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什么是滥发信息?举个例子。有的干部喜欢转发消息,什么都发,没有恶意,有时还是出于好意,提供信息或表示关心。但是,客观上确实有点“骚扰”人。这种无意识的“好心”,有时也会招致别人的反感。我做过一个实验。同样一篇文章,我群发了50个人,发到公共邮箱,只有几个人给我回复。我挨个一对一发,90%以上都给我回复,而且回复的人都提了很多意见和建议。同样的东西,群发,大都不回复,单个发却大都回复。就如同参加会议,没有座签,很少有人愿意往前坐。但是如果有座签,每个人都按序就座。
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为什么说滥发信息是机关工作一忌?当前被称为信息爆炸的时代,我们每天受到信息的轰炸太多,滥发的信息对象混杂、数多量大、质量不高,可能会给正常的工作生活造成困扰。如果政府机关像这样滥发信息,还像个政府吗?作为机关工作人员,个人的行为要与机关的职责相匹配,同样不能滥发。政府机关发布的信息应当精准、权威,滥发信息造成信息混乱,淹没主题,分散他人的注意力。就像人的话多一样,话太多就减弱了主旨信息的分量,所以不能滥发。发信息是有讲究的,要有针对性,要弄清发的是什么信息,为什么要发这个信息,怎么发这个信息。我认为政府工作人员在信息发布上应坚持“必须发的才发,可发可不发的不发”的原则,否则,就成了垃圾信息。
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4 l9 k7 R1 X( m J这件事你说大吗?不大。但是你得知道为什么不好。因为这种行为与政府机关的文化不符。发多发少有讲究,就像一首歌《群发的短信我不回》里唱的,“滥发的信息我不看”。
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为什么要建立逻辑框架?
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' k% N. \% e8 l/ o# B: N% S一次,小王跟我抱怨,在一个各部门派人参加的讨论会上,轮到他发言时,说了还没有一分钟,主持人就打断了他,不再让他往下说了。听了他的叙述以后,我知道为什么不让他说了。一方面对会议主持人来说,应该尽可能让每个人在一定时间内把话说完,但遇上有的要求苛刻的强势领导,他认为你没说到点子上,又浪费时间,真的就不让你说了。如果再不告诉你为什么,那可真让你郁闷了。另一方面,即使让小王说,小王的问题还是存在,就是他思路不清,没有围绕主题说,所以小王要从他的角度解决逻辑不清的问题。 " [7 M( d: G4 U# Z
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我们机关里说的逻辑,不是形式逻辑、“三段论”修辞学一类的东西。我们一般说的逻辑,就是思维的条理性。一个主题都有必不可少的一些要点。最典型的例子就是我们在考试答题的时候,比如一道简述题,满分是10分,共有四个要点,我写了300字,只回答了一个要点,只能判给我3分,虽然你只写了100个字,但四个要点都说了,就会判给你至少是9分。这个“要点”就是思维规律,简单说,就是“是什么、为什么、怎么办”。
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$ u" K+ h& h, _1 o& V, ]) ?! T( o“谁思想得清楚,谁就表达得清楚。”这是德国哲学家叔本华说的。通常情况下,我们都是不自觉地去思考和表达,所以就缺乏条理性,这就是所谓的逻辑不清。 5 K4 @4 T/ ?8 K! _
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) Q# s8 m7 V$ ?7 C7 R我自己好多年不知道这个规律,说话写文章不明白要说什么,想到哪说到哪,盲目得很,没有逻辑框架,为此苦恼了很长时间。后来经过领导指点,还有项目培训,知道了围绕一个主题,都有一些必须回答的问题。最基本的问题就是“是什么、为什么、怎么办”,当然可以细化和拓展,比如“怎么样”也是逻辑框架里不能少的,就像新闻的“五要素”一样,少了就不完整。这些必不可少的要素,就构成了我们思维和表达的逻辑。无论写文章还是讲话,无论时间还是篇幅长短,都是这个道理。一般我们说话写文章,不会机械地顺序回答“是什么、为什么、怎么办”,而会根据需要变化多种模式,如“提出问题—分析问题—解决问题”,也可以是“论点—论据—论证”,或是“从哪里来—现在何处—向何处去”,不一而足,但逻辑框架都很清楚,都是要回答“是什么—为什么—怎么样—怎么办”。我以前写文章,不是漏了“怎么样”,就是少了“怎么办”,一看就知道是逻辑不清楚。 $ ~# P6 f; e0 y, E# J4 |+ C
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# f# j5 p# n9 o; `知道了这一点,我就有意识地把建立逻辑框架运用到工作的方方面面,这些年我思考琢磨了一个“五要素工作法”,即总结出一般工作都必须回答的五个方面的问题,即“理念—目标—机制—内容—方法”。一项规划、一个项目、一次会议或活动都要回答这几个必不可少的问题,就是回答“是什么—为什么—怎么样—怎么办”的基本问题。
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“五要素工作法”中的第一个“理念”非常重要,却经常会被忽略。思想理念对我们的宏观工作和微观工作都是重要的,是灵魂,是旗帜。由于没有确立正确的思想理念,只为达到一定的目标,可能目标达到了,方向却偏了。“目标”应该是明确的,但如果目标偏离或影响了理念或指导思想,则要有所调整,服从服务于思想理念。还有“机制”,也是各项工作的基本保障。一般有五个方面:组织领导—政策制度—人员网络—经费投入—考核评估,少了这些,不能保证理念和目标的实现。“内容”和“方法”都是在以上方面的确定下不难做到和做好的。这些年我运用“五要素工作法”不断验证,结果还是比较适用的,这是我对建立逻辑框架的体会。
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很短的文章和讲话,同样离不开逻辑框架。从我在一些现场和干部交流的情况看,不少人在站起来即席发言的时候,很少有意识地进行逻辑思维,想一点说一点,没有条理性,这是缺乏逻辑思维的表现。我有一个“一分钟倡导法”的体会,即使在很短的篇幅和时间内,都要回答“是什么—为什么—怎么办”,都要有逻辑框架。有意识地建立逻辑框架,是我们机关干部不能不掌握的一项基本功。 % y9 O9 @& {& @$ k; ^! B5 b/ R
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为什么不要说出格话? ( E6 U% h3 p; Y: R4 c
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