无论哪一级的人力主管,在教育新员工的时候,都会反复叮嘱一定要按程序办事。大部分员工只是把这当成上级要求来落实,却很少反思,为什么要按程序办事?这背后隐藏着可不是那么简单,而是有着极大的经济利害关系。
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1、按程序办事,带来较大的整体利益3 R6 f) L9 ~( m8 U
% t, e. ~* n, S7 c% S按程序办事,实际上指的是,我们在工作中,要遵循流程化的工作步骤,既不能省略,也不用反复。这些流程化的工作程序,以公司规章制度的形式固定下来,又通过人力培训一批一批传下来,尽管有些环节不太合理,但仍然保持着极强的职场生命力。这是因为:; `# R% X8 b2 D# b
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流程化的工作程序,是规避风险的最佳选择。这些工序,是历代员工用错误和损失积累下来的成果,可以说,每一个工作步骤,都是用经济损失甚至生命损失换来的。正因为每次失误和损失,带来的工作程序改进,才使得现有的工作程序是截止当前最为完善的防范风险系统。因此,我们在看待工作程序上,一定要看到这些规范要求的反面,是诸多可能的失误和风险,怀着谨慎之心落实要求。& a$ d9 y6 h* v8 x0 m& b. W
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流程化的工作程序,是形成集体认知的有效途径。每一个组织,都希望培养具有共同信仰和文化的员工,但这种培养靠口头教育是远远不够的。通过规范工作程序,形成一致的工作行动,可以潜意识的帮助员工界定自己和外界的关系,认同与自己遵循同样工序的同事,更加深刻的理解公司的文化内涵。
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流程化的工作程序,便于质量管控和降低成本。因为工作步骤的一致性,在工作原料基本相同的情况下,我们可以得到相对稳定的工作质量,而不会出现忽高忽低的情况。对于公司而言,这种稳定,带来的是成本的降低,因为分布不稳定、不一致的工作质量,会让公司花费极大精力去区分良品和次品。
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4 L: h, ~3 \8 q6 @8 ~8 Y+ k流程化的工作程序,便于解释和执行。因为程序不变,以及缺少灵活性,意味着掌握和执行更加容易。这一点,对于培训新员工而言甚为重要。一个灵活性太大的工作程序,对于缺乏工作背景的新员工而言,简直就是灾难,而相对固定、规范的程序,让新员工能够依葫芦画瓢,尽快提高工作标准,从而也有效的降低培训成本。另外,流程化的工作程序,便于对外和对内解释,一个杂乱无章的工作步骤,无法给外界以稳定感和信赖感,对内反馈了公司组织的混乱,无法培养员工的认同。' E& ~, w1 {" h8 @( l9 J6 Q
& J- j& V* W% G, P! x流程化的工作程序,给公司全体带来安全感。工作程序会影响工作情绪,相对固定的工作步骤,让老板和员工都有一个相对固定的预期,能够对未来各种情况实现有效的掌控,从来带来情绪的稳定性。
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2、程序不是一成不变,但以不变为主
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我们也要注意到,虽然工作步骤的程序化、规范化带来了诸多益处,但工作步骤不是一成不变的,外界环境的变化,会导致现有程序和现有条件冲突,从而产生较差的工作质量。比如政策改变、技术更新,如果公司不更随政策和技术变化,改进工作程序,就会被政策惩罚或竞争对手超越。另外,员工能力、组织架构这些公司内部的变化,也会要求改进工序,通过提升单个工作步骤的效率,或者重新塑造工作步骤,整体提高工序效率。& \2 _ p l& L; [* z& q Y
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但是,工作程序的固定性会远远大于其改变性,这是因为“按程序办”带来的利益,远远要大于“不按程序办”。而且改变程序的成本是极大的,个人力量难以推动,必须内外逼迫才有可能。
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% k% |/ F$ A& T9 |( N. g3、按程序办实质是一个提升效率问题
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8 a6 a5 [1 Q i! Y所以看待“按程序办”,是实质是一个“按最高效率办”下的一个执行经验。程序固然有不合理之处,但小范围牺牲的时间、人力等成本,会在公司大范围内提升整体运作效率。对于个人而言,是规范风险、职务提升的需要(这是因为组织不会提拔一个不认同组织文化和信仰的员工),对公司管理者而言,抓程序的落实,就是抓效率、降成本和培养人才。
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