1、充分准备,拟好方案。会议不论大小,都要充分做好准备。准备工作一般包括:
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(1)拟定开会方案,即秘书部门要根据会议的任务、目的与总的要求,拟定召开会议的方案,如开会的地点、日期、名称、议程、参加人员、经费及组织领导等。 + v9 m' J1 d* Y+ t, ~4 W- T
5 i+ F, S* ]. r2 B# k(2)制发会议通知,起草会议文件。为使与会同志事先有所准备,会前要发出会议通知。通知的内容一般包括什么时间、什么地点召开什么会议,会期几天,中心议题,什么人参加,报到地点及日期,带什么材料及食宿安排等。重要会议,会议通知发出后,还要用电话做好跟踪落实工作。会议审议的文件材料,应在会前数日分送有关人员审阅,会议材料要事先打印好。
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(3)制作会议证件。大中型会议需要专门印入场证,重要会议还要为大会工作人员印发证件。有的会议除印出席证、列席证,还要印请柬等。一切票证的制发都要考虑会场安全与工作方便两个因素。
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(4)会场布置。会场布置与会议内容有直接关系。庆祝会要注意气氛;追悼会要庄严肃穆;工作会议要庄重大方,色调不可过浓。大型会议,要注意划分场地和进场、退场的路线。对音响、照明、通风、饮水、防火、卫生等设施、设备都要细心安排好。
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(5)一般会议不设立主席台。大型、重要会议必须设立主席台时,主席台就座人员名单应在预备会议上确定好,按照职务或姓氏笔划安排好座次,并在桌子上放上名牌。上主席台的人员要精,不应过多,尽量不安排陪会人员。
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J" a) e) }4 \; ~% z7 P( p# c(6)安排食宿。凡是连续几天集中食宿的会议,并且有远途来参加会议的同志,要热情做好接待工作,食宿与医疗要有专人负责。7、组成会务工作班子。一些大型工作会议,单靠秘书部门承担会务工作是很不够的,应抽调各方人员组成精干的大会秘书处或会务组,全面负责会议一切事务。 & i5 `* Q/ y, `, L# }; a, H5 a
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0 u% D, a2 y7 K. J; \9 H2、严密组织,搞好服务。在会议期间,要按照大会议程,协助会议主席团或大会主持人搞好会议的各项活动。会议进行当中的服务工作主要包括: ' y7 n. {) h% {. {" X
) i7 D; f( p: f' R% Y/ n' _) q(1)会议签到或报到工作。一般开会都要实行签到,签到的方法一是簿式签到,二是凭事先发给的会议证签到。连续几天并集中安排食宿的大型会议,提前到指定地点按单位进行报到。
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(2)结合签到或报到工作,向与会人员发放文件材料,发放文件要进行登记,重要文件要统一编号。 . K8 c3 I; x+ h) D
) T" I/ n P. D2 \, b1 h(3)做好会议记录。会议不论规模大小都应做好记录。会议记录是会议情况的真实反映,也是检查会议决定事项执行的依据和凭证。 ' H6 m& Z4 W+ w! a' j( h
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(4)写好会议简报。这是交流、反映会议情况的方法之一。会议简报应当文字简明扼要,内容重点突出,可以反映会议的动态和进程,也可以选辑会上某领导与个人的发言稿,综合大家发言摘要,还可以按问题分类整理会内、会外内容的花絮印发简报。会议简报的写法同新闻报道中的会议消息相近,一般分标题、导语、主体、结尾四个部分,有的结尾也可以省略。 $ F4 Z. l" i( K8 ]
9 z& J7 E5 ?1 `5 I V8 H5 ]. H# d$ G(5)拟好会议总结。有些会议结束时需要做出大会总结,即对会议中讨论、研究的一些问题做出结论性的总结发言。对此,会务秘书部门,在会议进行中就要有专人注意搜集问题、归纳情况,会议边进行边草拟大会总结发言稿,及时提供领导讨论,一般小型会议须总结时,不必先写书面材料,可由会议主持人即席小结即可。
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[ s1 J# O' V1 \(6)做好会议的安全保卫工作。重要或大型会议,一律验证入场,必要时按区域就座,并确定专人担任会场的安全警卫工作,以防意外发生。 - E5 C6 ?; P6 D" L
# M5 G7 w: m/ H; ~* Y2 e: g3、不可松懈,善始善终。会议结束后,大会服务工作人员切不可认为“大功告成,可以松口气了”,要再接再厉,把会后的有关事项认真搞
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