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原创: 落花人独立 办公室主任是永远当不了甩手掌柜的,只能盯着干,带头干。我是从一名专管写材料的副手,转正为办公室主任,兴奋之余,多了很大的压力,转正20多天,感受颇多,心得、体会、吐槽、干货,杂七杂八,愿意与大家分享。
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01 当副手时,就要向正职学习 ' [* d: T( e. X1 N3 N& w6 Y
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谁都想进步,特别是那些因为各种原因不能转正的“千年老二”们。 / J* V3 x" V g* i e* I6 q: q
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一个科室的副主任,往往是某项业务的行家里手,某个领域的业务尖子,而正主任扮演的角色,除了带头干活以外,还有组织协调、人员安排、外联等等,工作范围要更宽,接触的人和事会更多。
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当副主任,除了干好本职工作,还要多留心、多学习,做好“转正”的准备,这样,当“正宫娘娘”的大馅饼掉下来时,才能妥妥地接住。 # R9 U( L) X6 ]& q
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0 p: R; c, n8 ]: z5 ]3 i' k# l6 Z' G0 M9 v真的转正了,要学会嫁接任务、转移压力 , d% o3 v4 h* ~3 Z
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做久了副手的人,大多有一个通病:因为以前总是被“派活”“催办”,所以每项工作都要亲力亲为,生怕有什么差池。
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" J& I1 j4 X1 }可真的当了一个科室的负责人,特别是办公室主任,即使长了三头六臂,事情也是做不过来的。 6 t' g5 N; ? t1 u$ U
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这就要求我们学会因材而异,将任务分派下去,提出明确要求,放手去做,但必须督办到位,对于新人,还要加以指导,稍加时日,就可以完全放手,让自己解脱出来。
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03 纵向打通每一个点位和关节
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+ X+ @, d% |% m; V/ _- Z办公室主任是一个单位的管家,从主要领导到副职,从中层干部到一般同志,哪个级别都能接触到。
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要真心实意为领导、为同志们服务,倾听大家的声音,做到每个层次都能有效沟通,每个关节都能无障碍通行。 1 @: T4 T% V4 N$ p t6 W0 ^2 z
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综合协调,说起来简单,要做好真的不容易,特别是面对副职这一层,从我们自身而言,副职们都是领导,要服从、服务。
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: Q: o- ~% |8 V+ {8 F* g" e; Y$ s从主要领导的“代言人”角色出发,有时又要传达主要领导指示、布置工作任务,到什么时候应该怎么说话、怎么办事,这是个值得思考的问题。 6 q$ V I, I+ G" e9 u4 v
; p1 B7 O; o3 |; g04 横向建立一个自己的圈子 % h6 E3 h5 D. E: q
9 N3 I3 f' t* `) h3 a8 o& v新晋办公室主任,有很多领域、很多工作不知从何下手,这时候,向“老前辈”请教真的很管用,那些老办公室主任久经沙场,纵横“江湖”多年,大小事情都门儿清。 ! g1 R( `$ T# {& k/ ]# V
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要迅速找到一个通道,加入各单位办公室主任的圈子,文字材料可以互通有无,信息可以交流共享,难题、疑惑也能群策群力,微信群就是个不错的选择。 ' [& l! D% Y1 R
2 |* W% m9 R& K" G& ?9 K+ V当然,除了经常请教、索取,必须学会分享、付出,懂得维护关系。 & l4 `7 M: w9 n) S8 F* E
6 s/ e, _4 B0 _3 }; Y05 做好“五加二”“白加黑”的准备 # Q8 j C2 I0 J) F. R3 I. j5 ?
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上任20多天,没有休过一个双休日,有时要开夜车写材料,睡眠严重不足。
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由于办公室都是新人,好多事情要盯办,生怕出现纰漏(由于新同志们对业务还不熟悉,前天就漏掉一个会议通知),精神高度紧张。
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下班不能按时按点,上班倒是经常提前,孩子、家人基本没时间搭理,回到家,手机不离手,生怕漏掉各种通知或领导的最新指示。 # k, K1 z: t n, c; A
& l# u F0 l0 K06 备忘录、备忘录、备忘录 # \8 j+ J' h2 q. h Z& O3 c( g% _
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领导交办的事情,必须马上落实,如果不能马上就办,要迅速记下来,因为过一会,可能又有其他工作要做,
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你可以写在笔记本上、手机备忘录上、微信“文件传输助手”上、便签纸上, 8 W0 {3 B( B0 j ?% M& u7 n5 A
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如果怕忘了,还可以贴在电脑屏幕上,或设个日程提醒,甚至让手底下的同志专门负责到某个时间点提醒你, . p4 E' W H% d
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总之,必须有备忘录,提醒你不要忘掉任何一项工作。
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2 I6 p9 `' F* H/ ^杂七杂八说了这么多,想表达的就是: - k v/ C. }! R1 `! @* A
' g6 `' D4 y8 M1 e! A* d, E办公室主任真的不易,要干好更不易,新晋办公室主任,要迅速进入角色,努力学习,在各方面提高,才能不负领导和同志们的信任。 : h* }+ L/ p. n: g6 _, ~
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